Peter Holmes
0 
3256
108
E-posta ve e-posta üretkenliği hakkında duyduğum en iyi tavsiye, e-postalara sabahları ilk olarak cevap vermeyin. Bu biraz paradoksaldır, ancak e-posta ve üretkenlik birbirleriyle kavga başındadır. Buna fazla takıntılıysak, gelen kutumuz verimlilik otoyolunda büyük bir hız artışı olur. Ancak olmak zorunda değildir. Doğru alışkanlıklar ve yöntemler ile, uyandığımız andan itibaren bizi masumca bekleyen yalancı canavarı evcilleştirebiliriz. Sosyal arkadaş listelerinde ve 140 karakter güncellemesinde bile “yaşlı” e-posta, tercih edilen iletişim aracı olarak kalır; SMS ile sadece boyun ve boyun.
Bu ipuçları sizi Kutsal Kutusundan Gelen Kutusuna Sıfır'a götürmek değildir, ancak umarım daha verimli bir şekilde e-posta göndermenizi sağlayacak ufak e-posta alışkanlığı değişikliklerini tanıtmak içindir. Gelen kutusunu aç.
Şimdi harekete geç!
Gelen kutunuz bir montaj hattıdır. Önünde olanı işle ve yolla. Yani, oturum açtığınız andan itibaren sloganınız okunmalıdır - cevap - sil (veya arşiv). Birçoğumuz e-posta hesaplarımıza giriş yapıyoruz ve e-postaları herhangi bir işlem yapmadan okudum. Er ya da geç geri dönmeliyiz ve bu sadece işi ikiye katlamak ve boşa harcanan zamanı ikiye katlamak demektir. Ardından, ikinci çalıştırmada önemli bir e-postayı kaçırmama riski her zaman vardır. Bu yüzden hemen okumak ve cevap vermek daha verimlidir. Okunan e-postaları arşivle, böylece gelen kutusu en önemlisi ve işlem yapılabilir olanları içerir..
E-postalar dos değildir
E-postalar, Gmail’de olduğu gibi etiketli veya Microsoft Outlook’ta olduğu gibi bayraklarla işlem yapılabilir öğelere dönüştürülebilir. Ancak onları gelen kutunun dağınıklığında kaybetmek kolaydır. Önemli işlem yapılabilir noktaları ayrı bir yerde dosyalamak ve ileride başvurmak üzere e-postayı arşivlemek daha verimlidir. E-postaları işlemden geçirilebilir öğelere iki şekilde dönüştürebilirsiniz:
Gmail'de Görevleri Kullan: Posta'nın yanındaki açılır menüyü tıklatarak Görevler bölmesini açın. Görevler basit bir yapılacaklar listesi ancak çok etkili bir proje yönetimi aracıdır. Yeni görevler eklemek, son tarihler koymak veya notlar eklemek için basitçe tıklayın ve yazın ve işiniz bittiğinde kontrol edin. Kısayol tuşlarıyla üretkenliği artırabilirsiniz. Mesela Shift + t, açık mesaja dayalı bir görev oluşturabilirsiniz..
Bir Google Dokümanı kullanın: Gmail laboratuvarlarında Belge Oluştur özelliğini etkinleştirebilirsiniz. Bir e-posta açın. Tıklamak Diğer - Bir belge oluşturun. E-posta gövdesi otomatik olarak Google Dokümana kopyalanır. Gmail’de klavye kısayollarınız varsa, tuşuna basabilirsiniz. G, ve W e-postadayken boş bir Google Dokümanı açmak için.
İmzanızda kişiliğinizi yaratın
İşte resmi Gmail imzam nasıl görünüyor? Bu, WiseStamp ile oluşturuldu WiseStamp ile E-posta İmzalarınızı Nasıl Boyalım WiseStamp ile E-posta İmzalarınızı Nasıl Boyalım WiseStamp, Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! dahil olmak üzere tüm standart web posta hesapları için birden fazla kişiselleştirilmiş e-posta imzası oluşturmanıza olanak sağlar. Mail ve AOL Mail. Standart kişisel verilere ve sosyal ağ profiline ek olarak…; ücretsiz hesap iki imza oluşturmanıza izin verir, bu yüzden kişisel e-postalar için bir tane de iş için bir tane var. İmzamın Twitter, LinkedIn, Facebook ve Google+ profillerime bağlantıları var. Basit bir imzayla, e-posta kimliğimi yalnızca bir iletişim referansı olarak değil, diğerleriyle de iletişim kurabileceğim bir yerde sunuyorum. Profil tabanlı bir imza, daha profesyonel bir e-posta oluşturmaya yardımcı olur ve sosyal ağlar için köprü görevi görür. Çalışmanızı bile terfi ettirebilirsiniz Bir E-posta İmzası ile En Son Blog Gönderinizi Tanıtmanın 2 Kolay Yolu Bir e-posta İmzası ile En Son Blog Gönderinizi E-posta İmzası ile Geliştirmenin 2 Kolay Yolu.
Şablonları duydunuz mu?
Çıkarılan epostalar kazan plakası yanıtlarıyla ele alınabilir. Gmail Labs, adından da anlaşılacağı gibi, ortak e-postalara anında ve standart yanıtlar vermek için kullanılabilecek Canned Responses adlı bir özelliğe sahiptir..
Hazır Yanıtları şu konumdan etkinleştir: Ayarlar - Laboratuvarlar - Hazır Cevaplar. Tıklamak Değişiklikleri Kaydet. Yeni bir e-posta veya cevap oluşturun, konu satırının hemen altındaki Konserve yanıtları düğmesini tıklayın. İlk hazır yanıtınız ayarlandı. Ortak e-postalar için şablon olarak kullanılabilecek birden fazla hazır yanıt ayarlayabilirsiniz. Mark, birkaç yıl önce bugün geçerli olan iki makalede verilen yanıtların kullanımına girdi:
- Kullanarak Gmail E-posta Şablonlarıyla Zaman Kazanın “Hazır Cevaplar” "Hazır Yanıtlar" ı kullanarak Gmail E-posta Şablonları ile Zaman Kazanın "Hazır Yanıtlar" ı kullanarak Gmail E-posta Şablonları ile Zaman Kazanın
- Gmail'in Yeni Filtresiyle Otomatik E-posta Yanıtı Oluşturun Gmail'in Yeni Filtresiyle Otomatik E-posta Yanıtı Oluşturun Gmail'in Yeni Filtresiyle Otomatik Bir E-posta Yanıtı Oluşturun
Rahatsız etmeyin - bildirimleri kapatın
E-posta verimliliği, ne gönderdiğiniz ve ayrıca ne davet ettiğinizle ilgilidir. Bir e-postayla oturum açtığınız her site, varsayılan olarak etkin bildirimlere sahiptir. Facebook, Twitter, Google+, Pinterest ve benzerlerinden gelen sürekli bildirim akışı kadar verimlilik katili olan hiçbir şey yok. Kapat onları. Siteleri ziyaret ederken bildirime ihtiyacınız var mı? Odaklanmanın kolay olduğunu ve onu geri kazanmanın çok zor olduğunun farkına varın.
Bir gün oturun… ve abonelikten çıkın
E-posta karmaşasının en büyük suçlularından biri haber bültenleri, profesyonel abonelikler ve haber kaynaklarıdır. Abone olduğunuz her şeyi denetlerseniz, çoğunun gereksiz olduğunu görebilirsiniz. Fakat onlar ağaçları özlediğiniz orman haline geldi. Gmail’in Öncelikli Gelen Kutusu Gmail’in Öncelikli Gelen Kutusu Bacn Problemini Çözüyor Gmail’in Öncelikli Gelen Kutusu Bacn Problemini bir dereceye kadar çözüyor. Ancak, daha iyi yol onları manuel olarak abonelikten çıkarmaktır. Zaman alıcı ancak daha temiz bir gelen kutusu alıyorsunuz. Aboneliklerinizi aşağıdaki gibi servisleri kullanarak da yönetebilirsiniz - Unroll.me ve Swizzle
Konuları hendek
Dişli konuşmalar harika. E-postayı okumayı kolaylaştırırlar, ancak uzun zamandan beri hantal bir zincire dönüşme alışkanlığı da vardır. Çoğu e-postanın, gönderilen / alınan son e-postadaki konuşma alanının tamamının genellikle genel olarak bulunduğunu fark etmiş olabilirsiniz. Böylece, yalnızca bu son e-postayı saklayabilir ve ondan önce gelenleri silebilirsiniz.
Kısa tut
Evcil hayvanlarımdan biri, bir şeyden başka bir şey söylemeyen tek kelimeli cevaplar. “tamam”, veya bir “Teşekkür ederim”. Bunları açmak ve okumak bir dakikadan biraz daha fazla zaman alır ve yoğun bir gün içinde ekleyebilir. Evet, ama e-postalarınızı kısa tutun. Gönderenin yanı sıra alıcıya da yardımcı olur. E-postanızı, gerekli olanları giderecek şekilde kesin. Ayrıca, postanızı daha iyi okunabilmesi için yapılandırın. Madde imli noktaların veya iyi tanımlanmış paragrafların kullanılması bir e-postanın daha hızlı taranmasına yardımcı olur. Guy Kawasaki'nin beş cümle kuralını hatırlamak güzel -
“Yapmanız gereken tek şey kim olduğunuzu, ne istediğinizi, neden almanız gerektiğini ve ne zaman ihtiyacınız olduğunu açıklamak..”
Ve sonra, bir sonraki ipucu her zaman sakrosanç olur..
Konu… konu… konu
Tecrübelerime göre önemli e-postaları kaçırdım. Ayrıca hangi e-postaları açtım ki gibiydi önemli. Her ikisinin de ortak bir yanı vardı - kötü yapılandırılmış bir konu satırı. Mesajı yansıtan akıllı bir konu satırı düşünmek birkaç saniye sürer. Yine, e-postayı daha sonra bir arama veya hatta manuel olarak almak kolaylaştığından, gönderen ve alıcıya yardımcı olur. Hatırla - “LOL” konu değil!
Bak anne, elsiz!
E-posta verimliliği ne yazık ki tam tersini gerektirir. Fare tıklatmasına güvenmek yerine klavye kısayollarını öğrenirseniz verimliliğiniz önemli ölçüde artacaktır. Outlook ve Thunderbird gibi masaüstü istemcileri klavye kısayollarını destekler ve onlarla konuşma dizileri arasında gezinmek kolaydır. Peki ya Gmail? Bu ipuçları hepsini ve bazılarını kapsamalıdır:
- İNDİR Yararlı Gmail Kısayolları
- Gmail Kısayolları: Sizi Gmail Hesabınız İçin Klavye Kısayolları Hakkında Yönlendiren Yararlı Bir Uzantı [Chrome]
- Gmail'in KeyRocket'lı Gmail'in Klavye Kısayollarını Gmail'de Hızlı Olarak Öğrenin Gmail için KeyRocket'lı Gmail'in Klavye Kısayollarını Gmail'in Keyfote İle Gmail'in Klavye Kısayollarını Gmail'den Gmail için KeyRocket'la Hızlı Öğrenin Tüm klavye kısayollarını öğrenerek Gmail'den en iyi şekilde yararlanın. Gmail için Keyrocket ile, klavye kısayolu yerine fareyi her kullandığınızda size bir bildirim gösterilir;
E-postalar belki de birlikte yaşamak istemediğiniz ortaklar gibidir, ancak onsuz da yaşayamazsınız. Fakat tıpkı herhangi bir ortak gibi, sizin de verimliliğiniz için bir olabilir. Doğru oynamamız gerek. E-posta yönetimi 6 E-posta Stresini Azaltmak İçin Basit Püf Noktaları 6 E-posta Stresini Azaltmak İçin Basit Tüfekler E-posta ile başa çıkmak günümün en iyi parçası. Hiç kimse demedi. E-posta gelen kutunuzu yönetmek için alabileceğiniz tüm ipuçlarına ihtiyacınız var mı? Size yardımcı olabiliriz! MakeUseOf.com adresinde en sevdiğimiz konu oldu. Tavsiyeniz yetersiz kalmayacak, ancak bundan fazlasını bekliyoruz. Burada iki uyarı - bu yazının çoğunu Gmail’de popüler bir seçim olarak kullandım ve ayrıca klasörlerin, etiketlerin, filtrelerin ve diğer daha belirgin iş akışı ipuçlarının kullanılmasından bahsetmekten de kaçındım..
Peki, sahip olduğumuz en iyi ipucu nedir, hepimize daha verimli bir şekilde e-posta göndermemize yardımcı olabilir?
Image Credit: Shutterstock ile karikatürler | Bana Shutterstock ile e-posta gönderebilirsen