Gelen Kutunuzu Sıfır E-posta Çılgınlığı Tedavi Etmek için 5 Eylem Adım

Gelen Kutusu Sıfır, verimlilik topluluğundaki en popüler vızıltı kelimelerden biridir. Gibi uygulamalar, popüler iPhone e-posta istemcisi, Posta Kutusu, Gelen Kutusu Kutunuzu iPhone İçin Sıfırlamak İçin Gelen Kutusu Kutunuzu Almak İçin Gelen Kutusu Kutunuzu iPhone İçin Sıfırlayacak Kutu İçin iPhone için varsayılan Posta istemcisi, benim görüşüme göre modaya uygun hale geldi veya kesinlikle değil içinde bulunduğu donanım kadar gelişmiş. Posta gezinmek için eğlenceli değil ve en son özellikleri… gelen kutunuzdaki tüm e-postalarla hızlı bir şekilde ilgilenmenizi kolaylaştırıyor. Gerçekten aşırı yüklüyseniz, Mailstrom Buried In Emails gibi bir hizmet bile kullanabilirsiniz. E-postalara Gömülü Mailstrom'la Sıfırdan Masif Gelen Kutunuzu Küçültmek? Massive Gelen Kutunuzu Mailstrom İle Sıfırlayacak Şekilde Daraltın Gmail hesabınızı yönetmek ve karmaşık bir gelen kutusunu temizlemek için yıllar boyunca bir dizi çözüm önerdik. Hiçbir şey Mailstrom gibi merkezi bir çevrimiçi çözümden daha uygun değildir. e-postaları toplu olarak silmek için İlan fikri e-posta iflası - basitçe her şeyi silmek ve baştan başlamak - bazı çevrelerde ciddi bir şekilde göz önüne alınmaktadır.

Tüm bunlar, gelen kutunuzu temizlemeye, zor olan Inbox Zero'ya ulaşmaya odaklanırken, e-posta yüklemesiyle ilgili temel sorunların ikisini özlüyor. E-posta sorunlarınızı gerçekten çözmek için, Gelen Kutusu Sıfırının ötesine geçmeniz ve altta yatan sorunları çözmeniz gerekir:

• Neden gelen kutunuz ilk sırada taşıyor?.
• E-posta ile ilişkiniz nasıl.

E-posta Aşırı Yüklemesi Sorunu

E-posta aşırı yüklemesi etrafındaki konuşmanın çoğu, istenen ve istenmeyen e-postalar arasında bir ayrım yapamıyor. Gelen kutunuzdaki her öğenin temizlenecek bir hedef olarak ele alınması, durumun gerçekliğini göz ardı eder. Patronunuzdan size bir sunum hakkında geri bildirim veren bir e-posta, geçen yıl bıraktığınız şehirde Cityon'da sunulan fırsatlar sunan bir e-posta ile aynı değildir. Aynı şekilde, eski bir arkadaştan gelen bir e-posta da memnuniyetle karşılanırken, Facebook’tan gelen bir e-posta size aynı arkadaşın bir fotoğrafta etiketlendiğini söylüyor.

Gelen kutunuzda oturan yüzlerce e-postanız varsa, tümünü almak istediğiniz ancak henüz ilgilenmediyseniz, hiçbir e-posta uygulamasının çözemediği bir zaman yönetimi sorununuz vardır. İçeride on tane istenmeyen e-posta varsa, bir e-posta sorunun var, ama yine, hiçbir e-posta uygulaması senin için çözemez..

E-posta aşırı yüklemesi etrafındaki konuşmanın çoğu, istenen ve istenmeyen e-postalar arasında bir ayrım yapamıyor

Çoğu insan için, istenmeyen e-postaların en sık görülen iki nedeni sosyal medya bildirimleri, e-posta bültenleri ve gereksiz iş e-postalarıdır. Halka açık bir kişiyseniz, önemli miktarda istenmeyen fan postasına veya tavsiye taleplerine de maruz kalabilirsiniz..

Spam bir zamanlar artık sorun değil, Gmail gibi modern bir e-posta servisi kullanıyorsanız, gelen kutunuzda spam'i çok nadir göreceksiniz.

Pavlovian E-postası

Gelen Kutusu Sıfır, bir kavram olarak, çoğu insanın e-posta ile ilişkisini ele alamıyor. Boş bir gelen kutusu olması, her 20 dakikada bir kontrol ettiğinizden veya her bildirim aldığınızda ve hemen her şeye yanıt verdiğinizde hemen hemen iyi bir şey değildir. Benzer şekilde, e-posta alışverişlerinde günde 4 saat harcıyorsanız, gün sonunda gelen kutusu sıfıra ulaşsanız bile üretken olmazsınız.

Ivan Pavlov, klasik şartlandırma konusundaki çalışmaları ile ünlü Rus Nobel Ödülü sahibi bir bilim insanıydı. Bir köpeği her beslediğinde bir zil çalarak, köpeği orada yemek yemeden bile salgılayabiliyordu. Psikoloji mezunu olarak, şimdi Pavlov hakkında her konuşmamda salya kuruyorum!

Klasik koşullanmanın temeli, bir uyarıcıyı ne kadar çok bir yanıt takip ederse, onları ayırmanın zorlaşmasıdır. E-postalarınızı her sabah ilk kontrol ettiğinizde veya yeni bir bildirim geldiğinde, aynı şeyi yapmaya devam etmek için kendinizi hazırlıyorsunuz.

Gerçekten gelen kutusu sıfırı ötesine geçmek için, e-posta alma ve yanıtlama şeklinizi kontrol etmelisiniz-Pavlovian döngüsünü kırmanız gerekir. Boş bir gelen kutusu yalnızca bunu başarma yolunda atılabilecek bir adımdır.

Beş İlke

Neyse ki, istenmeyen e-posta aşırı yükünü ve Pavlovian ilişkilerini kolayca çözebiliyoruz. Eğer uygulamaya geçirirseniz, hemen hemen tüm e-postayı almak istediğinizden ve ne zaman ve nerede kontrol edeceğiniz üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlayacak birkaç basit ilke vardır..

Birinci İlke: Örtüşmeyen Silolar

Sosyal medya bildirim sorununu çözmek için örtüşmeyen silolar fikrini kullanıyorum. Tüm Facebook bildirimleri, hikayenin Facebook sonunda kalmalıdır. E-posta kutumda, telefonumun bildirim menüsünde veya Facebook dışında hiçbir yerde görünmemelidirler. Hiçbir Facebook bildirimi editörümden bir e-posta kadar önemli olmayacağından, aynı muamele görmemeleri gerekir.

Eylem adımları

Tüm sosyal medya hesaplarınıza giriş yapmak ve her bildirim e-postasından çıkmak için 30 dakika harcayın. Kaç onay kutusunun işaretini kaldırmanız gerektiğine şaşırmış olabilirsiniz. Arkadaşım MakeUseOf yazarı Justin, NotifyMeNot ile sinir bozucu sosyal medya e-postalarını nasıl durduracağınızla ilgili harika bir makale yazdı. NotifyMeNot, tüm büyük sosyal ağ sitelerinin e-posta bildirimleri listesinden çıkmak.

İkinci İlke: Anlaşma veya Silme

Bülten problemi ile uğraşmak biraz zor. Sorun, çoğu durumda, almak istediğiniz bilgileri içerdiği için bir bültene aktif olarak kaydolmuş olmanızdır. Benim gibi bir dijital istifçiyseniz, kendinizi o günlük Groupon anlaşmalarını almak istediğinizi hala ikna etmeye çalışabilirsiniz. Anlaşma veya silme ilkesi, istifleme içgüdülerinin üstesinden gelmenize yardımcı olur.

Eylem adımları

Gelen kutunuzdaki tüm e-posta bültenlerine bakmak için her gün 15 dakika ayırın. Her biri için tam olarak okumak veya abonelikten çıkmak zorundasınız. Sadece bunu yapmak için ayrılan süre boyunca okumazsanız, asla okumazsınız..

İki hafta boyunca abone olduğum bültenlerin neredeyse dörtte üçünden aboneliğinizi iptal ettim. Şimdi her okunmamış bültenleri gelen kutuma sürünmeye başladığımı gördüğümde anlaşmayı yeniden kullanıyorum veya siliyorum.

İlke Üç: Maksimum E-posta Süresi

Birçok insan için - dikkatli bir şekilde kontrol edemediğim zamanlar da dahil olmak üzere, e-posta dönüşlü bir işlemdir. Aktif bir şey yapmıyorsanız veya bir saniye boyunca dikkatiniz dağılmıyorsa, gelen kutunuzu açar ve e-postalarınızı kontrol edersiniz. Büyük bir sorun gibi gözükmese de akışınızı keser ve aslında e-postalarınızı kontrol etmek için ne kadar zaman harcadığınıza şok olabilirsiniz. Gelen Kutusu Alışkanlıklarını Takip E-posta Bağımlılığı Nasıl Gidilir? günler ve bu konuda sinsice davranıyor. Zaman içinde kontrolünü yeniden kazanabilirsin. Şu anda e-posta için ne kadar zaman ayırdığınızı anlayın ve tekrar çalın. .

Çok daha iyisi, yazar yazarım Akshata'nın önerdiği gibi, belirlenen süreleri belirlemek ve yalnızca e-postayı kontrol etmek. Daha ileri gidip, hem e-posta aşırı yüklemesini hem de Pavlovian ilişkisini ele almak için şunu öneririm. - maksimum e-posta süresi ayarlamak.

Vaktiniz doluyken bir e-postayı yanıtlamanın ortasındaysanız, taslaklara kaydedin ve ertesi gün alın.

Eylem adımları

Günde e-postayı kontrol etmek için bir veya iki kez seçin ve önemli e-postalarınızla başa çıkmanın ne kadar sürdüğünü öğrenin; Bu, maksimum e-posta zamanınızdır. 45 dakikadan fazla bir şey muhtemelen çok uzun. Yalnızca o zamanlarda e-postalarınızı kontrol edin ve maksimum e-posta zamanınızı aşmayın. Vaktiniz doluyken bir e-postayı yanıtlamanın ortasındaysanız, taslaklara kaydedin ve ertesi gün alın.

Bu aşırı bir çözüm olsa da, makul bir maksimum e-posta süresi belirlerseniz, yalnızca acil olanları görmezden gelirken tüm gerçekten önemli e-postalarla başa çıkabilirsiniz. E-postaların hacmiyle ilgilenemiyorsanız, aldığınız miktarı azaltmak için bu makaledeki bazı ilkeleri kullanmanız gerekir..

Dördüncü İlke: Kendine Sor “Niye ya?”

Bazı insanlar yalnızca belirli zamanlarda e-postayı kontrol ettiklerini beyan etme lüksüne sahip olmayacak - onlardan biriyseniz, sürekli e-posta kontrolünü ele alabilirsiniz. Gün boyunca e-postanızı kontrol etmeniz gereken zamanlar olacaktır; belki de patronun John'un bir rapor gönderip göndermediğini sordu. Ancak, gerçek bir sebep olmadan sadece kontrol ettiğiniz zamanlar da olacaktır..

Eylem adımları

E-postaları kontrol etmek için zaman ayarlayamazsanız, gelen kutunuza her baktığınızda kendinize neden yaptığınızı sorun ve cevabı bir metin dosyasına ya da kağıda yazın. Tüm iyi nedenleri hesaplayın - “patron benden istedi”, “bir saatliğine masadan uzak” - ve tüm kötü sebepler- “procrastinating”,”telefonda ve ona göz attı”, “bir bildirime yanıt verme” - günün sonunda. Amaç, kötü sebeplerin sayısını en aza indirmektir. Farkında olduğunuzda niye ya e-postayı kontrol ediyorsanız, yalnızca net bir neden olduğunda bunu gerçekleştirmenizi sağlayabilirsiniz.

Beşinci İlke: Girdilerin En Aza İndirilmesi

Önceki tüm ilkeleri uygulamaya koyduysanız ve e-postalarla hala kar altındaysanız, girdileri girmeniz gerekir. İstenmeyen e-postaların kalan ana kaynağı tetikleyici iş arkadaşlarındandır; bunu ele almak için iki aşama var - ilki gönderdiğiniz e-postaları değiştirin, ikincisi iş arkadaşlarınla ​​konuş.

Eylem adımları

Yazdığınız her e-postayı düşünün. Gibi bir kelime e-posta ise “mükemmel” veya “Teşekkürler” göndermeyin; Aldığınız e-postadaki bilgilere göre hareket ederseniz, onu okuduğunuz açıktır ve bu nedenle onay gerekmez. Herhangi bir belirsizlik varsa onu kaldırın; öğleden sonra birisinin ücretsiz olup olmadığını sormak yerine, belirli bir zamanda ücretsiz olup olmadıklarını sorun.

İleri geri için potansiyel varsa, telefonunuzu alın ve yerine arayın; Telefonda bir dakikadan daha az zaman harcayacak olan beş e-posta alabilir.

Yazdığınız her e-postayı göz önünde bulundurun.

Alıcıdan ne beklediğinizi söyleyerek e-postalarınızı sonlandırın. Onları bir cevap için kontrol etmeyeceğinizi, ancak gönderdiğiniz şey üzerinde çalışmaya başlayacaklarını varsayalım. Onlara ihtiyaç duydukları her şeyi sağladığınızdan emin olun ki size geri dönmeleri gerekmez.

E-postalarınızı gereksiz yere yanıt vermeyecek ve başkalarının yanıt verme ihtiyacını en aza indirgeyecek şekilde yapılandırdıktan sonra, meslektaşlarınızla konuşma zamanı. En kötü suçlulardan başlayarak, önemli ve konuyla ilgili olmadıkça kibarca CC'nin e-postalara girmemesini isteyin. Benzer şekilde, mümkünse insanların tüm gönderenlere cevap vermekten ziyade yalnızca gönderene cevap vermelerini isteyin.

Taraftar-posta Üzerine Bir Not

Eğer tanınırsanız veya bir uzman olarak algılanıyorsanız, tavsiye isteyen yabancılardan e-posta alacaksınız. Bu tür e-postalarla uğraşmanın anahtarı, ister ister ister istenmeyen; İstenmeyen tavsiye taleplerine cevap vererek günde bir saat harcamak bir yük olsa da, bu insanlar potansiyel veya mevcut müşteriler ise, o zaman muhtemelen onlardan haber almak istersiniz..

Öte yandan, yanıt vererek hiçbir şey elde edemezseniz, e-postanıza ilk etapta nasıl erişebileceklerini göz önünde bulundurmanız gerekir. Web sitenizde herkese açık olarak yayınlanmışsa, kaldırın. Yapamazsanız ve e-postaların hacmi yönetilemezse, tüm önemli olmayan e-posta görevlerini asistana, sanal veya başka bir kişiye devretmeyi düşünebilirsiniz..

Çoğu gün yazdığım dersleri okuyan insanlardan e-posta alıyorum. Yazılım X'in neden Y Yazılımından daha iyi olduğunu ve Y hakkında yazmak için aptal olduğumu açıklayan bir tiraja uyanırken, dengesiz, işimi okuyan insanlardan geri bildirim almayı seviyorum; Öğreticilerin sorularını takip etmesi için harika fikirlerim var.

Sonuç

Gelen Kutusu Sıfır, prensip olarak harika bir fikirdir ancak e-posta sorununun acımasızlığını ele almayı başaramaz: yalnızca almak istediğiniz e-postayı aldığınızdan ve kendi şartlarınızla ilgilendiğinizden emin olun. Sosyal medya bildirimlerini, okunmamış e-posta bültenlerini ve gereksiz iş e-postalarını yalnızca Gelen Kutusuna ulaşmak için silmek için herhangi bir zaman harcamak anlamsızdır; kısa bir süre için bir kaç dakikanızı ayırmak ve bu eğitimdeki ilkelerin bazılarını uygulamak ve e-posta ile ilişkinizi bir kez ve herkes için ele almak çok daha iyi.

Resim Kredisi: Harry Guinness, Pavlov'un Köpeği (Shutterstock), Spam (Shutterstock)