Meşgul İnsanların E-postalarınızı Cevaplamalarını Sağlamanın 6 Yolu

Sokakta birinin yanına yürüdüğünde ve selam söylediğinde, bir daha selam vermediğinde ne hissettiriyor? Onay eksikliğinin bir insanı hissetmesine ne kadar küçük olduğu şaşırtıcı, ancak aynı zamanda bir yanıtı teşvik etmek için ne kadar yapabileceğiniz de şaşırtıcı. Aynı e-postalar için de geçerlidir.

Şimdi, ters senaryoyu hayal edin. Sokakta birini geçiyorsunuz ve kısaca size bakıyorlar, merhaba diyorlar ve sonra hızla uzağa bakıyorlar. Merhaba deme ihtimaliniz ne kadar? Şimdi, doğrudan gözlerinin içine bakan, geniş gülümseyen ve merhaba diyen bir kişinin - hatta isminizi kullanarak - hayal edin! Şanslı cevap vermek için ilham alacağın ihtimaller çok daha iyi..

Yine aynı, e-postalar için de geçerlidir. Yüz ifadeleri veya ses tonu yerine, bir kişiyi isabet etmeye teşvik edecek veya caydıracak e-posta gönderimi konusunda tamamen farklı kurallar vardır. “cevap” düğme ve cevap ver. Bu yazıda, yıllar boyunca öğrendiğim birkaç püf noktasını sizinle paylaşacağım - çok meşgul insanlardan bile e-postayla yanıt alma konusundaki başarınızı büyük ölçüde artıracak ipuçları.

Neden Bir Yanıt Gerekiyor??

Birkaç yıl önce iş değiştirdiğimde, insanların son işimden çok daha yoğun olduğu bir şirkette çalışmaya başladım. Kişilerin proje çalışmasını bitirmek için zamanları yoktu, bu nedenle e-postaları yanıtlamak, Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek için 5 Gmail Filtresini Önceliklendirme ve Düzenlemeye Yardımcı Olmak için 5 Gmail Filtresini Önceliklendirmede bir görev haline geldi. onların gelen kutusu benimki kadar düzenli mi? İlk beş filtrenizi kurmaya başlamanıza yardımcı olmak için buradayım, veya…. Yakında öğrendim ki, insanları e-postayla gönderirken belli bir format ve yaklaşımı takip etmediysem, günlerce cevap alamayabilirim..

Birine e-posta gönderirken yapmanız gereken ilk şey - özellikle son derece meşgul olan biri - e-postayla göndermek için kendi nedenlerinizin hızlı bir şekilde envanterini çıkarmaktır. Meşgulse ve e-postanız yeterince yüksek öncelikli bir sorun değilse, muhtemelen yapılacaklar listesinde bir yerde saklanacak, yalnızca konuya odaklanmak için daha fazla zaman olduğunda ele alınacak ). Meşgul insanlar e-postaları yönetmekte zorlanıyorlar. Ne kadar yoğun olursa, kartlarınızı doğru oynatamazsanız bir yanıt alma olasılığınız o kadar düşüktür..

Sorunun önemini bir e-postayı garanti edecek kadar haklı çıkarabilirseniz, o zaman elbette başlayalım..

Bir Soru Sor - Tercihen Onlar Hakkında

2012 yılında, Harvard Üniversitesi araştırmacıları beyin taramalarını bile içeren oldukça kapsamlı bir çalışma yaptılar ve insanların gerçekten bir ... “biyokimyasal vızıltı” kendileri hakkında konuşmaktan. Bir insan ne kadar güçlü olursa - son derece meşgul olan insanlar kadar - kendileri hakkında konuşmaktan daha çok zevk alırlar. Sonuçta, sadece var çok fazla söylemek, doğru?

Bu, e-postanızın içindeki kişisel bir soruyu havuçla sallandırıyorsanız, temelde bu kişiyi kişisel olarak yüksek - cazip “vızıltı” kendileri hakkında bir şeyler sizinle paylaşarak. Ve bazı insanlar tam anlamıyla gerçekten, gerçekten bir sabun kutusu alma fırsatını seviyorlar. Öyleyse ver onlara.

Sadece üzerinde çalıştıkları bir projenin nasıl gittiğini sorabilirsiniz. Onlara çok yakınsanız ve yeterince sık aile hakkında konuşuyorsanız, ailenin nasıl olduğunu sorun. Herkesin bahsettiği büyük bir oyun varsa - onlara ne düşündüklerini sorun. Onlara size cevap vermeleri için bir fırsat verin. “ara ver” iş hakkında çok düşünmekten. Sorunuzu ilk önce sormak istediğiniz işle ilgili soruyla takip edebilirsiniz, ancak bir fikrin talep edilmesi, bu ihtiyacı doğurur. “I-get-to-talk-about-kendim” yüksek.

Ekstra Bonus: İkinizde de ortak olan bir şey kullanın. Çocuklar. Beyzbol aşkı. Her ne ise - önce o kişisel bağlantıyı yap. Kişinin e-postayı daha sonra hızlı bir şekilde silme olasılığı daha düşük olacaktır..

Acil Konu Satırı Seç

Meşgul insanlar doğal olarak e-postaları önceliklendirmeye başlarlar ve bazen e-postayı açmak için bile açmazlar. Konu satırına hızla göz atacaklar. Yani, bu insanlardan hızlı bir yanıt almak istiyorsanız, konu başlığının ne kadar önemli olduğunu hayal edebilirsiniz. Bunun nasıl yapılacağına dair ipuçlarına ihtiyacınız varsa, Aaron'ın konu sıranızı nasıl öne çıkaracağına ilişkin tavsiyelerini şiddetle tavsiye ederim. E-posta Mesajınızı Kesişmiş Bir Gelen Kutusunda Öne Çıkma Nasıl Yapılır? Hiç bir gün sonra cevaplanması ya da daha da kötüsü unutulması önemli olduğunu düşündüğün bir e-posta gönderdin mi? Kabul ediyorum, bazen kontrolünüz dışında, ama yapabileceğiniz şeyler var ... karışık bir gelen kutusunda.

Alt satır şudur: Hemen bir cevaba ihtiyacınız varsa, neden konu satırınızdan önce gelmiyor? “ÖNEMLİ:” veya “ACİL:” ? Bunu yapmanın yanlış bir tarafı yoktur ve bu tür konu satırlarını e-posta gelen kutusunda ilk neye saldıracağının görsel bir göstergesi olarak kullanan meşgul insanlar için gerçekten yararlıdır. Sadece aptalca, önemsiz konular üzerinde yapma, yoksa sen olursun. “kurt ağlayan çocuk”, ve e-postalarınız sonunda tamamen göz ardı edilir!

Kısa ve güzel tut

Bu, ikiyüzlü olduğum makalenin bir parçası. 2000 kelimelik yazılar yazan adam ABD'ye kısa ve tatlı kalmasını söyleyecek mi? Evet. Ben de aynen öyle”Yapacağım Burada e-postalardan bahsediyoruz, işte Bay Wordy'nin yeni işinde ilk yılını burada öğrendiği ders: PILE. Bu yeni geldiğim bir kısaltma. İnsanların Uzun E-postaları Yoksayması anlamına gelir.

Uzun, ayrıntılı e-postalarımı görmezden gelen yaklaşık altı ay sonra, yeni bir şey denedim. Sadece konuyu belirten çok, çok kısa e-postalar yazmaya başladım. Ek bilgi vermedim, ancak e-postaların sonunda isterlerse daha fazla bilgi vermeyi teklif ettim.

E-postalarımı parçalamaya başladım. Yeterince kısaldıklarını düşündüğümde, gittim ve biraz daha kestim. Kendine sormalısın, bu hat sadece gereksiz mi? İnsanların ne kadar bildiğinizi bilmesini sağlamak için bilgi paylaşıyor musunuz - yoksa elinizdeki konu için gerçekten önemli değil mi? Kelimeleri kısın. Hemen konuya gir. Bunu yapmaya başladığımda, skyrocket'ın tepkime hızını farkettim. E-postanızı tek bir satıra indirebilirseniz, oranlar oldukça iyi, anında yanıt alırsınız.

Onlara Rüşvet

Burada dürüst olacaksak, doğası gereği insanların kendi kendine hizmet eden bir grup olduğunu kabul etmelisin. İnsanlar olabileceğini görünce “içinde bir şey” onlar için harekete geçmeye daha çok zorlanıyorlar. Bu e-postanızı, benzer bir şeyle e-postanızı kapatarak kullanabilirsiniz., “Bu yüzden, bir fincan kahveden bahsederken iyi bir zaman ile bana geri dön - benden!”

Cevap düğmesine bastığınız için ücretsiz bir fincan kahve? Bu iyi bir teşvik. Ve eğer sorun daha da önemliyse - bir şey satmaya veya yeni bir müşteri kazanmaya çalışıyorsunuz - devam edin ve öğle yemeği almayı teklif edin. Bu küçük yatırım buna değecektir. İnsanlar bedava öğle yemeğini sever.

İkinci Bir Tarafı Dahil Edin

Birisine birkaç kez e-posta attıysanız, yukarıda listelenen tüm taktikleri denediniz ve hala herhangi bir yanıt alamıyorsunuz, o zaman büyük silahları çıkarmanın zamanı geldi. Genellikle bu son iki taktikleri, e-postaları kronik olarak görmezden gelen insanlar için saklı tutuyorum. İlk “büyük silah” yaklaşım, durumla ilgili olabilecek birini çekmek. Bu sizin patronunuz veya tutulan projede üzerinde çalıştığınız ek bir kişi olabilir; çünkü kişi e-postanızı yanıtlamıyordur..

Bu, birinci, ikinci ve hatta üçüncü e-postalarda yapmak istediğiniz bir şey değildir. Bununla birlikte, açıkça göz ardı ediliyorsanız, kibar bir e-posta ve daha sonra ilgili bir kişi gönderin. Eğer patronunuz gibi daha yukarılarda biri varsa ve diğer kişi otorite konumunda olduklarını biliyorsa, cevap vermeleri hızlı olacaktır. Yıllarca uğraştığım bütün kronik görmezden gelmelerden “cc” yaklaşım, zamanın yüzde 99'unda bir yanıt ister. Diyaloğu dönüştüren ve aniden daha yüksek bir öncelik haline getiren bir kitleye sahip olmakla ilgili bir şeyler var..

Sürekli Hatırlatmalar Düzenleme

Shawshank Redemption filmini daha önce gördüyseniz veya Stephen King tarafından yazılan romanı okuduysanız, Andy Dufresne'nin her hafta bir Senato'ya bir mektup göndererek bir hapishane kütüphanesi için para talep ettiği kısmı hatırlayabilirsiniz. Birkaç yüz dolar ve bir kitap bağışından sonra, Andy haftada iki mektup göndermeye başladı ve daha fazla para istedi.

Hikayenin amacı, sebatın işe yaradığıdır. Can sıkıcı, ağırlaştırıcı veya tahriş edici olarak adlandırın - ancak gerçekten önemli bir şeyin cevabına gerçekten ihtiyaç duyuyorsanız, tutarlı bir şekilde kişiden son e-postanızı aldıklarını isteyip istemediklerini sormak, istenen iki etkiden birini gerektirir. Söz konusu e-postayı aramak için kişiden gelen kutularını incelemesini isteyecek veya sizi uzaklaştırmanın tek yolunun e-postanıza yanıt vermek olduğunu fark etmelerini sağlayacaktır. Bu açıkça son çare bir çözümdür, ancak aynı zamanda işe yarayan bir çözümdür..

E-postalarınıza daha hızlı yanıt almak için hangi teknikleri kullanıyorsunuz? Sizin için ne işe yarıyor? Aşağıdaki ipuçlarını ve önerilerini aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaş!

Image Credit: Bunalmış Işadamı (Shutterstock), Konuşma Yapmak (Shutterstock), Önemli İşaret (Shutterstock), Noktadan Noktaya (Shutterstock), Noktadan Noktaya (Shutterstock).