Gönderdiğiniz Her E-posta ile Öfke, Öfke ve Rahatsız Etmeyi Sağlamanın 6 Yolu

E-postalar zor. Bir e-postada söylemek istedikleriyle yüzleşmek gerçekten zor ve zamanın yarısı sizi neredeyse her zaman yanlış anlayacak. Sorunların çoğu yazdığınız kişilerin yüzünüzü görememesi gerçeğine bağlı. Yüzündeki gülümsemeyi göremiyorlar ve yüzlerindeki ifadeyi göremiyorsunuz - yüz ifadesinde kelimelerdeki duyguyu anlamanın doğal insan yeteneği bir e-postada tamamen geçersiz.

Peki yüz ifadesinin ve ses tonunun yerini ne alabilir? Tüm arkadaşlarınızı ya da ofisteki herkesi size iyi bir şekilde işaretlemeden mesajınızı etkili bir şekilde nasıl iletirsiniz??

Yazar Peter Drucker bir kere yazdı, “İletişimdeki en önemli şey söylenmemiş olanı duymaktır..” Bundan bir adım daha öteye gideceğim ve bir e-posta göndermedeki en önemli şeyin alıcıyı yeterince açıklığa kavuşturması olduğunu söyleyeceğim. değil ne söylemediğini duy. Aslında, e-posta iletişimiyle ilgili çoğu sorunun nedeni, e-postayı alan kişinin, yalnızca tek bir satır yazarken bile, ima ettiğiniz her türlü korkunç şeyi yorumlamasıdır..

Nefret ve hoşnutsuzluğa yol açan şey budur. Öfke yaratan şey budur. Bu yüzden sabah toplantısındaki masanın karşısındaki adam sana göz kamaştırıyor, çünkü dün öğleden sonra gönderdiğin bir e-postaya onu aldın ve kişisel bir saldırı olarak aldı..

Mükemmel E-postanızı Hazırlama

Burada MUO'da, anonim olarak e-posta göndermek gibi, e-posta göndermenin teknik yönleri hakkında çok şey anlattık. Anonim E-postalar Nasıl Gönderilir: 5 Gizli Yöntemler Anonim E-postalar Nasıl Gönderilir: 5 Gizli Yöntemler Anonim bir e-posta göndermek zor değildir. Ayrıca isimsiz bir e-posta hesabı kullanmanın yasal sebepleri var. Size nasıl olduğunu gösteriyoruz. veya e-postalarımı Excel'den e-posta gönderirken VBA Komutlarını Kullanarak Bir Excel E-Sayfasından E-posta Göndermek VBA Komutlarını Kullanarak Bir E-Posta E-postasını Göndermek Kod şablonumuz, İşbirliği Veri Nesneleri'ni (CDO) kullanarak Excel içinden otomatik e-postalar oluşturmanıza yardımcı olur ve VBA komut dosyaları. . Ancak, e-postanın duygusal tarafı ne durumda? Peki ya e-postalarınızda nasıl karşılaştığınıza ve kendinizi her zaman herkesi bu kadar sıkıntıya sokmayacak yazılı bir sözcükle sunmanın daha iyi yolları.?

Bugün burada durabileceğim ve size şimdi yardım edebilecek bir konumda olduğumu söyleyebilmem çok fazla acı ve acı çekmiyor. Üniversitedeki en eski günlerden başlayarak, kampüsteki herkese toplu e-posta göndererek çok seviyeli bir pazarlama işine girmeye çalıştığımda, e-posta ile yapılabilecek her hatayı yaptım. Bir gün içinde hesabımı 24 saat süreyle kapattım ve IBM ana bilgisayar yöneticisinin neyi tanımladığına dair büyük, kötü bir uyarı aldım “spam”.

E-posta görgü kurallarında çok fazla bir ders değildi, yanlış bir çağrı yaparsanız, e-postanın gerçekten başını belaya sokabileceği bir uyandırma çağrısıydı. Yıllar boyunca insanlara hakaret ettim, hakaret ettim ve insanlarla epik çarpışma ve yanma kelime savaşlarına girdim. Birinin kazandığını söylemek isterim - ama kimse kazanamaz. Bu nedenle bugün burada duruyorum, e-posta gönderen halkın gelecekteki lejyonlarının gönder düğmesine basmadan önce bu e-postaları daha iyi hazırlamasına yardımcı olmayı umuyorum.

1. Bir Roman Gönderme

Mühendis olarak çalışmaya başladığımda ilk suçlu günahlarımdan biri, neredeyse her zaman üç ya da dört paragrafa yayılmış e-postalar yazmamdı. Bunun nedeni sadece oldukça hızlı yazabildiğim için değil, her zaman herhangi bir ayrıntıyı bırakmış olsaydım, insanlar gerçekten neden bahsettiğimi anlamazlardı. Bu bir dereceye kadar doğru olabilir - ve bir dakika içinde çok kısa olan e-postalara erişeceğiz - ancak basitlik için söylenecek bir şey var.

Böyle karmaşık e-postalar yazdığınızda, mesajınızı çeşitli şekillerde iletemezsiniz. Birincisi, bu kadar çok yazdığınız gerçeği, zamanına çok az saygı duyduğunuz ve çok sık yaparsanız, onları sinirlendirmek zorundasınız. İkincisi, birkaç paragrafta düzenlenmiş 500 kelimelik bir e-posta sen, Büyük olasılıkla herkesi karıştırıyorsunuz ve onlara migren veriyorsunuz..

Eğer bir kelime ustasıysanız ve fazla yazmaya eğilimliyseniz, o zaman her zaman geri dönün ve üzerinde çalışın “Kesmek” bu cümleler. Bunları kısaltmak için yeni ve yaratıcı yöntemler kullanın ya da tamamen ortadan kaldırabilirsiniz. Belki de çok fazla bilgi sunuyorsun. İnsanlara ne olduklarını söyleyin gerek bilmek, bilmek istediklerini değil sen biliyorum. Bilirsin?

2. İki Kelimeli E-posta Gönderme

Yeni e-postanın karşıtı suç, hiçbir şeyi açıklamayan bir veya iki kelime e-postasıdır. Çocuklarıma yemek masasında sormamın nedeni, “Günün nasıldı?” Bir dakika sonra isteksiz bir cevap, “İnce.” Neden rahatsız ettiğimi bile bilmiyorum.. “Ne yaptın, eğlenceli bir şey?” Kaçınılmaz cevap, “Hayır gerçek değil.”

Gerçekten neden bazı kişilerin e-posta kullanmakla uğraşmadıklarını anlamıyorum. Şanslıysanız, bu kişiden gelen bir e-posta tek bir tam cümle içerecektir. Eğer şanssızsanız, kişi sizden onlar için bir şeyler yapmanızı isteyecektir, fakat tam olarak ne yapmanızı istediğini açıklamaktan rahatsız olmayacaktır. Vahşi doğanın ortasında kaybolduğunuzda bir telsiz üzerinden bir tehlike mesajı göndermek ve kurtarma ekibine koordinatlarınızın ne olduğunu bildirmemek gibi bir şey..

Bu son derece sinir bozucu çünkü insanlar dünyada neden bahsettiğinizi anlamak için mücadele etmek zorundalar. Daha da kötüsü, e-postanıza yanıt vermek için zaman harcamasını, sadece biraz daha fazla çalışmanızı istemek için zorlayabilirsiniz..

Bu sorunu yaşayan insanların çoğunun bu kadar kısa e-postalar yazdığından şüpheleniyorum, çünkü yazmak çok zahmetli bir egzersiz. Herkes dakikada 60 ila 70 kelime yazamaz, bu nedenle bu grup için küçük bir sempati duymanız gerekir.

3. Bir Kişi İçin Toplu E-posta Gönderme

Gerçekten insanları gıdıklamak istiyor musun? Ofisinizdeki herkese, yanlış yaptıkları bir şeyi tek bir kişiye azarlamak için toplu bir e-posta gönderin. Ben buna “halkın aşağılanması” e-posta. Genellikle ofisteki herkes belirli bir kişinin hata yaptığını zaten biliyor olabilir, ancak yönetici bunu yalnız bırakamaz. Bu nedenle, belirli bir eylemin neden bu kadar yanlış olduğunu ya da bu hatanın neden bu kadar kötü olduğunu açıklayan ve herkese çok ayrıntılı bir şekilde açıklayan bir e-posta gönderiyorlar..

Geçmişteki bazı yönetim rollerimde bu davranışa girdiğimi itiraf etmeliyim. Diğer meslektaşlarımın da yaptığını gördüm. Yapması kolay bir hata, çünkü yönettiğiniz herkesin aynı hatayı yapmadığından emin olmak isteyebilirsiniz. Gerçek şu ki eğer herkes zaten biliyorsa, hatayı yapan kişi aşağılanmış demektir. Bunu bilmiyorlarsa, herkes şaşırır ve onlar hakkında konuşup konuşmadığınızdan emin değildir..

Basitleştirin - hatayı yapan kişiyle ilgili belirli bir sorun hakkında konuşun. Öyleyse, herkes için yeterince önemli olduğunu düşünüyorsanız, bir bildirim gönderin, ancak genel bir ses çıkarmış gibi görünmesini sağlayın. “Bilginize” yüksek yönetimden aşağı gönderildi - bu suçlayıcı tonunu kaldırıyor ve daha az kişisel hale getiriyor.

4. Dramatik Zarfları Kullanma

E-postalardaki diğer çok yaygın bir davranış - genellikle genel olarak çalışmaları hakkında çok tutkulu olan kişilerden veya tartışılan belirli bir proje hakkında. Bu davranış, dramatik zarfların aşırı kullanımıdır. Cümleler gibi, “Bu tasarım sadece çok yanlış” veya “Bu yaklaşım acı verici olarak belirsiz” sadece tartışmaya duygu katmak için hizmet edin.

Zarflara sahip olmayan bu cümlelere baktığınızda, ne kadar daha işsiz ve daha az düşmanca olduklarını görebilirsiniz. Aksi takdirde, dramatik, şımarık bir velet gibi görünüyorsun.

Zarflar olmadan deneyin. Bu tasarım yanlış. Bu yaklaşım belirsiz.

Alıcıyı memnun etmeyebilir - ama aynı zamanda onlara saldırıp savunmaya koymaz. Daha profesyonel ve birisiyle aynı fikirde olmasanız bile, kendinizi olgun bir yetişkin olarak bırakabilirsiniz..

5. Aşırı Pasif Pasif Ses

Yazma kariyerimde geç saatlere kadar pasif sesi gerçekten, gerçekten öğrendim ve anladım. Bunu öğrenmenin sorunu, onu her yerde görmeye başlamanızdır. Pasif sesin en yaygın kullanımlarından biri e-postadadır; çünkü pasif ses bir kişinin kendilerini eylemden ayırmasına izin verir..

Demek yerine, “Müşteriyi havaalanına sürdüm”, sorumluluğu doğrudan omuzlarınıza bırakan, bunun yerine, “Müşteri havaalanına alındı.”

Bu, hemen hemen her şey için sorumluluk alma konusunda endişeli olan insanlar arasında yaygın olan bir davranıştır, çünkü eğer bir şeyler ters giderse, suçlanmak istemezler. Bunlar, risk alanların - işleri yapma sorumluluğunu üstlenenlerin - tanınması veya terfi etmesi durumunda şikayet edenlerle aynı kişilerdir. Gerçek şu ki, insanlar e-postalarda pasif ses yoluyla görüyorlar. Bir görevi tamamladıysanız veya bir hedefi başardıysanız, kredi almaktan korkmayın!

6. Sırtında Kendini Okşama

İşin garibi, her zaman e-postada pasif sesi kullanan insanların tersi, neredeyse her zaman ilk kişi hakkında her şeyi yazan insanlar. E-postalarını okuyarak bir projenin grup çalışması olmadığını, kişisel bir başarı olduğunu düşünürdünüz. E-postayı gönderen kişinin kesinlikle tüm işi yaptığını düşünürdünüz!

Bu e-postaları nasıl tanıyorsunuz? Kelimenin oluşumunu say “ben”.

Bu tür bir insandan bir e-posta okumak, tüm dünyanın etraflarında döndüğünü hissettiği ve herkesin tek elle başardıkları tüm işler için onlara sürekli övgü vermeleri gerektiği açıktır. Bu e-postalar her zaman ekip arkadaşlarının kendilerini kederli ve tamamen takdir edilmemiş hissetmelerini sağlar. Bu yaklaşım, meslektaşlarınızdan öfke ve tecrit için hızlı yoldur.

İnsanları gerçekten sinirlendiren ve rahatsız eden birçok e-posta türü olduğundan eminim. Bahse girerim kendi listen de vardır! Hangi tür e-postalar sizi gerçekten etkiledi? Evcil hayvan peelingleriniz hangi türler? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi paylaşın.

Image Credit: Shutterstock ile Konsantre Işadamı, Shutterstock ile Matematik Formülü, Shutterstock ile Genç İşkadını, Shutterstock ile Etkileyici Kıdemli, Shutterstock ile Askeri Çocuk, Shutterstock ile Utanç