Daha Hızlı, Daha Hızlı Yapılsın İçin 7 E-posta Verimliliği İpuçları

Yaşam iletişim etrafında döner ve kelimenin tam anlamıyla hiçbir şey onsuz başarılmaz. E-posta hayatınızı kolaylaştıracak bir iletişim aracıdır. Bir mektup yazmak veya telefonda ya da şahsen birini yakalamaya çalışmak yerine, hızlıca birkaç satır yazabilir ve üstünden geçebilirsiniz..

Ancak e-posta da önemli bir zaman dilimi olabilir. Bu genellikle yanlış şekilde kullanıldığında olur. Birçok kişi, içeriği yansıtmayan konu satırlarıyla ve gerekenden daha fazla kelimeyle, ihtiyacınız olmayan e-postaları size gönderir. Ancak, örneğin, e-postalarınızı doğru işlemezseniz veya gelen kutunuzu Yapılacaklar veya okuma listesi olarak kötüye kullanırsanız, kendi suçunuz da olabilir. Aslında, alışkanlıklarınızı geliştirerek ve birkaç önemli e-posta etkinliği ipucunu titizlikle benimseyerek e-postalarınızı daha hızlı bir şekilde geçirebilirsiniz..

E-posta Zamanını Zamanla

E-postalarınıza eğilimli olmaktan korkuyorsanız veya gelen kutunuzu temizlemek için düzenli olarak çok fazla zaman harcıyorsanız, bir zamanlama yapmayı deneyin. Bazı insanlar günde iki kez belirli bir süre için e-posta göndermenizi önerir. Zamanlama zamanı zekicedir çünkü görevi yerine getirmeye odaklanmak için zaman çerçevesi ve zihin alanı yaratır. Ayrıca, e-postalarla ne kadar zaman geçirdiğini anlayacaksın..

E-postaları günde yalnızca iki kez kontrol etmek herkes için işe yaramaz. Her şeyin üstünde kalmanız ve e-postalarınızı gün içinde birkaç kez kontrol etmeniz gerekirse, sabah ve akşamları e-postalarınızı kontrol etmek ve işlemek için ek olarak her saat kendinize birkaç dakika verin. Bu kısa e-posta sprintleri, acil e-postalara yanıt verme veya bilgi almak için ilk önce ihtiyaç duyduğunuz bir e-postaya cevap verme fırsatıdır..

Fikir şudur…

• e-posta zamanını planlayarak bir zaman sınırı oluşturun,
• bu sınırın içinde kalmaya istekli olmak,
• daha hızlı olmak ve
• programınıza kademeli olarak boş zaman.

Bu zihniyet odaklanmanıza ve daha verimli olmanıza yardımcı olur. Bunu, bu makaledeki diğer tüm e-posta etkinliği ipuçlarıyla birleştirin; çok geçmeden e-postalarınızı daha önce hiç olmadığı gibi hızlandıracaksınız..

Açtığınız Her E-postayı İşleyin

Açtığınız her e-posta, bir şekilde davranmanızı gerektirir. Bunu hemen yapmak zaman kazandırır çünkü o e-postayla tekrar uğraşmanıza gerek kalmaz. Ayrıca gelen kutunuzu günde en az bir kez temizlersiniz; bu durum özgürleştirici bir duygudur..

Açtığınız her e-posta için, mümkünse hemen harekete geçin veya gerekirse bir görev zamanlayın, ardından e-postayı arşivleyin veya silin. Hemen hareket etmek, hızlı yanıt vermeniz, kısa bir telefon görüşmesi yapmanız, tarihleri ​​takviminize aktarmanız, Yapılacaklar listenize görevler eklemeniz, e-postalarınızı veya daha sonra okumak üzere herhangi bir içeriği eklemeniz anlamına gelebilir. Hemen cevap veremiyor veya harekete geçemiyorsanız, bir cevap verin ve yapmanız gereken şeyi ele almak için bir görev planlayın. Her durumda, tüm e-postaları gelen kutunuzdan çıkarın.

Gmail’de her e-postanın benzersiz bir URL’si olduğunu unutmayın. İşte Nasıl ve Neden Belirli Gmail Mesajlarını Yer İmleyebileceğinizi Bildiniz mi? İşte Nasıl ve Neden Gmail’in ustaca bir webmail istemcisi olduğu konusunda birçok dava yapıldı. Şimdi, Gmail'de e-postaları bulmak neredeyse önemsiz olsa da, onları bulabileceğinizi bilmek demek olacağınız anlamına gelmez…. Şimdi bunu e-postalarınızı işaretlemek için kullanmayın! Bunun yerine, yapılacaklar listenizdeki veya takvim girişinizdeki ilgili görevin bağlantısını ekleyin. Gelen kutunuzdaki e-postaları takip etmekten çok daha iyi.

Zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek için…

• açtığınız her e-postaya göre hareket edin,
• görevleri ve tarihleri ​​Yapılacaklar listenize veya takviminize aktarmak ve
• referans için e-posta URL’leri ekleyin,
• mümkünse derhal yanıt ver,
• gerekirse cevap vermek,
• açtığınız her e-postayı arşivle veya sil,
• Taslaklar klasörünü ve Görev listesini günde bir kez işlemek.

E-postaları Filtrele ve Etiketle

Birçok kişi e-postalarını gelen kutusunda saklar çünkü onları izlemenin daha iyi bir yolunu bilmiyorlar. Dağınıklığa katkıda bulunur ve zamanla şeyleri bulmayı zorlaştırır. Gmail’de, güçlü arama özelliğini kullanarak herhangi bir e-postayı kolayca bulabilirsiniz. Bilmeniz Gereken 5 Gelişmiş Gmail Arama Operatörü Bilmeniz Gereken 5 Gelişmiş Gmail Arama Operatörü Gmail, harika özelliklere sahip ustaca bir webmail istemcisidir. Bir Google hizmeti olmak, onun güçlü yönlerinden biri açıkça Search. Ve bu tam olarak Google'ın e-postada devrim yaptığını gösteriyor. Gmail’de gerçekten yok…. Alternatif olarak, daha sonra almak üzere onları gelen kutunuzda tutmanız veya bunları klasörler halinde sıralamanız gerektiğinde hızlı bir şekilde bulmak üzere e-postaları etiketleyebilirsiniz..

E-postaları manuel olarak sıralamak yerine, düzenli olarak aldığınız e-postaları otomatik olarak işlemek için filtreler ayarlayabilirsiniz. 5 Gmail Filtreleri, Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek İçin Yardımcı Olun 5 Gmail Filtreleri, Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek İçin Yardımcı Olmalıdır Onların gelen kutusu benimki kadar düzenli. Bildirimler, abonelikler, özetler ve ayrıca belirli kişilerden gelen e-postalar dahil olmak üzere ilk beş filtrenizi ya da… ayarlamaya başlamanıza yardımcı olmak için buradayım. Her bir kaynak için yeni bir filtre oluşturmak yerine, bir e-posta takma adı oluşturun. Gmail Takma Adlarının Gücü ile E-postalarınızı Bölün ve Elde Edin Gmail Takma Adlarının Gücü ile E-postalarınızı Bölün ve Alın! klasörler, etiketler, filtreler, öncelik işaretleri ve bu tür şeyler hakkında. Bunların hiçbiri kötü değildir - aslında, çoğu… e-posta türleri için (ör. Forum bildirimleri veya bülten abonelikleri) ve hangi e-posta adreslerine bağlı olarak e-postaları filtreleyin. Bu e-postaları kendi özel klasörlerine yönlendirerek, gelen kutunuzu hiçbir zaman tıkamayacak, onları işlemekle zaman kaybetmeyeceksiniz ve zamanınız olduğunda bunları hala okuyabilirsiniz.

E-postalarınızı yönetmenin en iyi yolu ...

• e-postanızı nasıl arayacağınızı öğrenin,
• etiket ve
• e-postaları sırala,
• mümkün olduğunda otomatikleştirilmiş filtrelerle ideal
• Onlarla hemen ilgilenmeniz gerekmiyorsa, gelen kutunuzu atlayın.

Gelen E-postayı Azaltın

Gelen kutunuzu günlük olarak temizlemeye başladığınızda, hangi e-postalara ihtiyacınız olmadığını fark edeceksiniz. E-postalar için filtreler ayarlamak yerine, gerçekten almak istemediğiniz veya okumaya vaktiniz olmayacak. Bu, hiç okumadığınız bir haber bülteninden çıkmak, bir arkadaşınıza artık çizgi film göndermemek veya bir meslektaşınızdan önemli e-postalar için sizi yalnızca CC göndermesini istemek anlamına gelebilir..

Kısacası, gereksiz e-postaları ele alın, katı bir şekilde aboneliğinizi iptal edin ve gerekirse çöp kutusuna filtre uygulayın..

Bir Örnek Ayarlayın: Kendi E-postalarınızı Temizle ve Kısa Tutun

Ayrıntılı bir e-posta oluşturmak zaman alır. Ve okumak ve işlemek için zaman alır. Kendinize ve başkalarına zaman kazanın ve e-postalarınızı net ve kısa tutmayı öğrenin.

Bu iyi bir konu ile başlar. E-postanızın içeriğini açıkça yansıttığından emin olun. E-posta başına tek bir konuya bağlı kalırsanız, bu daha kolay hale gelir. Son olarak, e-postanızı kısa tutun. Tek bir cümle politikası önermem ama günlük iş e-postalarının kısa olması gerekiyor. Düşünceyi yapın ve göndermeden önce iletişim kurmak istediğiniz şeyin özünü çıkarın..

Alıcılarınız, içerdikleri takdirde e-postalarınızı sevecekler…

• net bir konu satırı,
• e-posta başına bir konu,
• açıkça ifade edilen temel fikirler
• en fazla 1-5 cümle.

Hazır Yanıtları Kullan

Az ya da çok aynı yanıt gerektiren çok sayıda e-posta alırsanız, bir şablon oluşturun ve hazır bir yanıt ayarlayın. Bu çok zaman kazandırabilir ve Gmail’le yapılması çok kolaydır. Nasıl Daha Hızlı ve Daha Verimli Hazırlanmış Yanıtlarla E-posta Gönderin hakkında daha hızlı ve daha iyi e-posta gönderebiliriz. Sorun değil, bir kutu kap. Kötü gitmeyecek biraz kamp yemeği ister misin? Sakin ol, biraz konserve yiyecek al. Aynı e-posta yanıtlarını yazmaktan bıktınız mı? Konserve e-postaları dene! Düşünün ... .

Klavye Kısayollarını Kullan

Çoğu e-posta programı klavye kısayolları sunar. Örneğin, Gmail’de (a) yanıtlama, silme (ÜSTKRKT + 3) veya bir e-postayı arşivleme (a) ile ilgili kısayollar bulunur. Yararlı Gmail Kısayollarının PDF özetini burada derledik. Klavye kısayollarını etkinleştirmeniz gerekebileceğini unutmayın. Tercih ettiğiniz e-posta istemciniz için klavye kısayollarını öğrenmek için birkaç dakikanızı ayırın ve e-postalarınızı her gün daha hızlı işleyeceksiniz.

İşte size e-postayı daha etkili kullanmanıza yardımcı olacak birkaç e-posta verimliliği ipucu. 10 İpuçları Size Daha Verimli E-posta Gönderme 10 İpuçları İpuçları Size Daha Verimli E-posta Verme sabahleyin. Bu biraz paradoksal ama e-posta ve üretkenliğin loggerheads olduğu doğru ... .

Sonuç

E-posta, yaşamınızı kontrol etmemesi, size hizmet etmesi gereken bir iletişim aracıdır. Bu iletişim aracıyla ne elde etmek istediğinizi, zamanınızı nasıl harcamak istediğinizi netleştirin ve aranızda kalanları ve e-postanızı hızlı bir şekilde işlemeyi otomatik hale getirin veya ortadan kaldırın. Doğru yapılırsa, gelen kutunuzu temizlemeniz çok zaman almaz. Ve iyi bir rutininiz olduğunda, daha önemli işler yaptığınız için e-postalarınızı birkaç saat veya bir gün boyunca kontrol etmekten endişe duymazsınız. Rutininizin hiçbir zaman su altındaki bir gelen kutusu içinde durmanıza izin vereceğini bileceksiniz.

Kaçırdığım e-posta işlem ipuçlarınız var mı?

Resim kredisi: Shutterstock ile E-posta Logosu, Shutterstock ile Saat ve E-posta, Shutterstock ile Gelen Kutusu, Shutterstock ile Gelen E-posta, Shutterstock ile Konuşma Balonları