Gabriel Brooks
0 
2650
359
Tipik bir ofis ortamında çalışıyorsanız, posta sisteminin bir Exchange sunucusu olması ve tercih edilen posta istemcisinin Outlook olması ihtimali yüksektir. Outlook'ta MUO'da, Outlook Journal Takip E-postaları, Telefon Görüşmeleri ve Outlook Journal'lı Görevler dahil olmak üzere birkaç açıyla Outlook'u ele aldık. Dünyanın dört bir yanında çalışan bilgisayarlarda, gerçekten harika Journal'ı nasıl kullanabileceğinize dair birkaç ipucu paylaşmak isterim… ve Outlook verilerinizi yedekleme 5 Microsoft Outlook Verilerinizi Yedeklemenin 5 Kolay Yolu Microsoft Outlook Verileri. Outlook'ta görevlerinizi bir Excel elektronik tablosuna aktarabileceğiniz bazı harika VBA komut dosyalarını bile ele aldık. Outlook Görevlerinizi VBA ile Excel'e Verme Outlook Görevlerinizi Excel'e VBA İle Verme MS Office ürünleri hakkında söylenebilecek iyi bir şey, en azından her birini birbirleriyle entegre etmenin ne kadar kolay olduğu ... .
Bu makalede, Outlook istemcisinin kendisine ve insanların sık sık kurban olduğu genel Outlook hatalarından birkaçına daha yakından bakacağım. Neyse ki, kendinizi işyerinde uzun zaman alacağınız bu hatalardan birini yapmaktan korumak için kullanabileceğiniz birkaç yerleşik araç var..
Bu hatalardan bazıları neler? Vurmaya ne dersin? “hepsini cevapla” Bu kitlesel e-postalardan birine ve kendinizi aptal yerine getirmek için mi? Patronunuza tutku sıcağında hızlı bir şekilde bir şey yazmaya ne dersiniz? “göndermek“? Dışarıdaki insanların bu tür durumlarla ilgili olabilecek birçok durumu var ve birçok insanın kendi e-posta korku hikayeleri var. Bu nedenle, Microsoft'un yaygın Outlook hatalarına karşı korunmaya yardımcı olacak birkaç önemli araç yerleştireceği anlaşılıyor..
E-postanın Tehlikeleri
Bu makalede ele alacağım üç e-posta tehlikesi var - gönderdiğiniz anda pişman olduğunuz e-postayı gönderir, yanlış kişiye bir e-posta gönderir ve son olarak bu kadar çok kişinin yaptığı eski cevap suçlu.
Gönderdiğiniz için pişman olduğunuz e-posta
Biliyor musun, hepimizin o günleri var. Bir patrondan veya meslektaştan sizi yanlış bir şekilde ovalayan başka bir e-posta alırsınız. Kötü bir sabah geçirdiniz veya ilk fincan kahvenizi henüz bitirmediniz, ve böylece cevabı tıkladınız ve sadece hüsranınızı ve öfkenizi tek bir korkunç e-posta ile salıverin.
5 dakika ve birkaç lanet kelime sonra, o e-postayı bitirirsiniz ve ancak bir duraklama ile “göndermek“. Sonra yaklaşık üç veya dört saniye kendini beğenmiş doyurucu bir şekilde oturduktan sonra, tam olarak ne yaptığını - ve olası sonuçlarını - şımartmaya başlar. Mideni batırıyormuş gibi hissederek, gerçekten göndermemelisin!.
Korkma, Outlook bu tarz bir şey için çok güzel bir araçla geliyor - müvekkilinde yapmak zorunda kalman dışında önce Bu duygusal hatayı yaparsın, sonra olmaz. Ben buna “e-posta gecikme sigortası”. Etkinleştirmek için, sadece tıklayın “Dosya”, “Bilgi” ve tıklayın “Kuralları ve Uyarıları Yönet“.
Temel olarak, burada yapacağınız şey, tüm giden e-postalarınızı 5 dakika geciktiren bir kural oluşturmaktır. Bu size biraz verir “sakin ol” sigorta, böylece bu hatalar oluşmadan önce önlemek.
E-posta kuralları ekranında, üzerine tıklayın. “Yeni kural… ”
Sonra tıklayın “Gönderdiğim mesajlara kural uygula“. Bu gecikme, üzerine tıkladığınız anda gönderdiğiniz her e-postaya uygulanır. “göndermek” buton.
Kural Sihirbazı'ndaki bir sonraki adımda, bunun için geçerli giden iletilerin sayısını sınırlama seçeneğiniz vardır. Örneğin, yalnızca önemli mesajlar olabilir veya mesajınızın gövdesinde belirli kelimeler olabilir (belki de kullanmayı tercih ettiğiniz bazı lanet kelimeleri kontrol ediyor olabilirsiniz).
Bu örnekte, sadece giden mesajların tümüne uygulayacağım, böylece ileriyi tıklatıp ardından üzerine tıklamanız yeterlidir. “Evet” uyarı mesajı için.
Sonunda, “birkaç dakika içinde teslimatı ertelemek“, tıkla “bir sayı” bağlantıya geçin ve gecikme süresini, sizi soğumaya götürecek ve gerçekte gönderilmeden önce mesajı iptal edeceğiniz süreyi ayarlayın..
Son adımda, bu kurala istisnalar uygulayabilirsiniz, böylece belirli kişilere gönderilen mesajları geciktirmez (bir örnek olarak). Örneğin, dostum John'a istediğim her şeyi yazabileceğimi biliyorum ve bana kızmayacak. Sonuçta biz en iyisiyiz - bu yüzden e-posta adresinde bulunan iletiler için bir istisna yapacağım. “alıcı” alan.
Gecikme kuralınızı adlandırın ve gitmeniz iyi olur (kuralı açmayı unutmayın).
Şimdi, her e-posta gönderdiğinizde, 5 dakika boyunca giden kutusuna oturur. Yani, bir dakika sonra veya e-postayı göndermenin gerçekten büyük bir hata olduğuna karar verirseniz, giden kutunuza gidebilir ve mesajı silebilirsiniz - ve büyük bir krizden kaçınabilirsiniz..
Mesajınızın Kime Gideceğini Doğrulayın
İnsanların hızlı bir şekilde e-postaları insanlara gönderirken yaptıkları yaygın bir hata var - muhtemelen kendiniz deneyimlediniz. Örneğin, Ryan Dube adlı bir arkadaşınıza e-posta göndermeye gidersiniz. Sen yaz “ry” ve Exchange server genel irtibat listesinden veya kişisel irtibat listenizden eşleşen üç ad.
Çünkü çok acelecisin, kazayla “Bryan Dube“, ve hafta sonu kaçamak Vegas'ta hakkında yazmaya devam edin. Orada yaptığın her şeyi dikkatlice detaylandırıyorsun - biliyorsun, yapılması gereken her şeyi - kalmak Vegas'ta mı? Sen tıklayın “göndermek“, açsana “Gönderilen” kutu arkadaşınıza gitti emin olmak için Tamam, ve sonra size yanlış şahsa gönderdiğiniz size şaşırır. Daha da kötüsü - Bryan Dube, geçen hafta size bir miktar e-posta gönderen Şirket Başkanı oldu (bu yüzden açılan bir iletişim olarak belirdi).
Evet, buna vidalanmak denir.
Bunun yerine, arkadaşınızın adının ilk birkaç harfini yazdıktan hemen sonra Control-K olarak bilinen küçük bir ipucunu kullanın. Bu açılır “İsimleri Kontrol Et” aracı ve kişinin adını resmi iletişim listesinden seçmenizi sağlar..
Bu ilk başta fazladan bir adım gibi gelebilir, ancak özellikle hassas mesajlar için çok önemli bir adım. Yazınızın doğru kişiye gittiğini onaylamanızı ve göndermenizi sağlar..
MailTips’in Ortak Outlook Hatalarını Sizi Uyarmasına İzin Verin
Şahsen, MailTips'in şimdiye kadar Outlook'ta yerleşik olarak bulunan en büyük icatlardan biri olduğunu düşünüyorum. MailTips, e-posta gönderdiğiniz alıcının aslında çok sayıda alıcıya sahip bir grup olup olmadığı (sizi tüm yanıtlardan koruyacak) olup olmadığı gibi konularda sizi uyaran uzun bir listeden sizi korur şirket dışından birine e-posta gönderiyor ve benzeri bilgi ipuçları.
Posta İpuçlarını etkinleştirmek için, sadece Outlook Seçeneklerine girip “Posta” ve mesajı görene kadar aşağı kaydırın. “Posta İpuçları Seçenekleri” buton.
MailTips'in sizin için yaptığı her şeyi bu Seçenekler kutusunda göreceksiniz. Gördüğün her şeyi seviyorsan, onayla. “Otomatik olarak görüntülemek” seçili ve ardından Tamam'a tıklayın.
Posta İpuçları gerçekten bir cankurtaran olabilir. Kritik e-postalar yayınlandığında, yanıt vermek isteyebileceğiniz bir durum olduğu konusunda bilgilendirileceksiniz. Ayrıca, size e-postayı otomatik olarak yönlendiren otomatik bir sistemden gelip gelmediğini de söyler - bilgisayar sistemlerini ve sunucularını izleyen farklı komut dosyalarından otomatik ileri alma kuralları ayarlayan BT kişileri için güzel bir özellik.
MailTips, geçersiz bir e-posta adresine veya çok sayıda alıcı içeren bir adrese bir e-posta göndermeye çalıştığınızda da size tavsiyede bulunur. Posta İpuçları, burada listelenmek için çok fazla yolla sık kullanılan e-posta hatalarından sizi kurtarabilir.
Yalnızca bu üç önemli profesyonel aracı Outlook'ta kullanmak hayatınızı - ya da en azından gururunuzu - kazandırabilir. Onları etkinleştirin ve kullanın ve bu yaygın Outlook hatalarını yapma başağrınızı kendinizden kurtarın. Kariyerini bile kurtarabilir!
Bunun gibi ipuçlarının seni kurtarabileceği utanç verici e-posta hatalarını hiç yaptın mı? Deneyimlerinizi aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaşın!
Resim Kredisi: Shutterstock Üzerinden Sıkıntılı Kadın