Mark Lucas
0 
1230
37
Büyük çoğunluğumuz drenaj toplantılarının ne kadarının hem zamanımızda hem de verimliliğimizde olabileceğini biliyor. Ancak bir toplantı iyi organize edilmişse (ve iyi yönetiliyorsa), her katılımcı için üretkenliği, amaç duygusunu ve moral düzeyini artıramaması için hiçbir neden yoktur..
Toplantılardan neden nefret ettiğimize dair birçok içerik var. Tamamen kötü organize edilmiş, görünüşte belirsiz bir toplantı sayesinde ayrılan zamanın çok ötesine sürüklenen Facebook, kaçırılan fırsatlardan dolayı tam bir hayal kırıklığı anında yazdı.
İşte daha iyi toplantılar için takip etmeniz ve herkesin zamanını boşa harcamadığınızdan emin olmak için bazı kurallar. Güven Bana.
Bir Amaca Sahip Olun ve İnsanların Bunu Bilmesini Sağlayın
Güncelleme yapmak veya bir inilti olması için herkesi bir araya çağırıyorsanız, bu bir konferanstır. Bir ders bir toplantı değildir. Herkesi güncellemeniz, bir e-posta göndermeniz veya herkese Slack gibi bir ekip aracında yayınlamanız gerekirse, grup iletişimini kolaylaştırır. Slack Grup İletişimini Daha Hızlı Yapar ve Daha Kolay Slack Grup İletişimini Yapar Daha Hızlı ve Kolay Grup e-postaları verimliliği gerçekten öldürebilir. Posta istemcilerini yeni başlatılan Slack gibi işbirliği hizmetlerini dinlenmeye ve kullanmaya koyma zamanı. . Bu, herkesin zamanının çok daha iyi bir kullanımı olacak.
Bir toplantının gerçekten gerekli olduğu bir konumdaysanız (yani, gruba bir şey koymanız, bir şeyleri konuşmanız, fikirlerinizi atmanız vb.), Net bir amacı olduğundan emin olun. Tam olarak neden herkesi bir araya getiriyorsun??
Kötü amaç: “Neler olduğunu hızlandırmak için herkesi hızlandırmak”.
Daha iyi amaç: “Fikir toplamak, bir takvim belirlemek ve her ekip üyesine bir sonraki eylemleri atamak, böylece Mart ayının sonuna kadar X360 ürününün başarılı bir şekilde piyasaya sürülmesini sağlayabiliriz.”.
Ve lütfen, tüm katılımcıların gerçekleşmeden önce toplantının amacını bildiğinden emin olun. İnsanlar bir toplantının sonuçlarının ne olacağını bilirlerse, hazır olmaları çok daha muhtemel olacak ve umarım tartışma için hazırlanmakta olan bazı konular üzerinde düşüneceklerdir..
Açık, Yapılandırılmış Bir Gündem Yaratın
Amacın senin hedefin. Gündeminiz, oraya nasıl gideceğinize ilişkin yol haritanızdır. Bu yol haritası olmadan, toplantılar çoğu zaman kontrolden çıkarılır, konu dışı kalır ve umduğunuz kadar çok karar verilemez. Toplantılarınızın konu dışına gittiğini fark ederseniz, bu doğru tartışmaya bir son verin ve mümkün olan en kısa sürede geri getirin..
Toplantı gündemlerinizi yapılandırın Toplantı Beklentilerini Kullanarak Kolayca Toplantı Gündemleri Oluşturun [iPad] Toplantı Beklentilerini Kullanarak Kolayca Toplantı Gündemleri Oluşturun [iPad] Hiçbirimiz toplantılara katılmayı dört gözle beklememize rağmen, Neyse ki AgreeDo gibi pek çok yararlı çevrimiçi ve mobil uygulama vardır. Bu toplantı planlama işini kolaylaştırır. Tüm başarılı toplantılar… Toplantı Beklentileri (iPad) gibi bir ürünü veya MyCommittee ve Minutes.io gibi çevrimiçi araçları kullanarak dikkatlice başlar. Her bir kişi için gündemde katı bir son tarih belirlerken, bireysel insanlara kendilerinden ne beklendiği konusunda kafa yoruyorlar. Birinin toplantıda belirli bir tartışmaya katkıda bulunmasını istiyorsanız, onlara bildirin! Örneğin:
Gündem
1. Toplantı ve hazırlık için amaç beyanı- (5 dakika)
2. Geçtiğimiz haftaların başlatılmasında ölüm sonrası, KPI'larımız neydi (Kim bunu bildirecek). Ne iyi gitti? ne yapmadı (15 dakika)
3. Bir sonraki açılış için nasıl farkındalık yaratacağımıza dair fikirler (herkes - lütfen toplantıdan önce bazı fikirler düşünün) - (15 dakika)
4. Bir sonraki toplantıdan önce daha fazla eti çıkarmak için bu fikirlerden 3 tanesine karar verin - (10 dakika)
5. Her ekip üyesine bir sonraki eylemleri atamak - (5 dak.)
Herkesin İhtiyacı Olana Sahip Olduğundan Emin Olun
İnsanların hazırlıksız toplantılara katılması nedeniyle her yıl dünya genelinde ne kadar zaman harcandığını düşünmeye korkuyorum (uygun toplantı notları almayı bilmemek de dahil olmak üzere Dakikaları Çalışın: Bir Toplantı Sırasında Etkili Notlar Nasıl Yapılır? Bir Toplantı Sırasında Etkili Notlar Nasıl Alınır Bir kaç kişinin mükemmelleştiği bir beceridir, mükemmel toplantı tutanakları. Olayların kaydı sizi daha da sıkıntıya sokar. Toplantıda nasıl etkin dakikalar geçirirsiniz.). Toplantıdan en az birkaç gün önce gündeminizi tüm katılımcılarla paylaşın;.
Bir şeyi bir araya getirmek için belirli bir ekip üyesine ihtiyaç duyuyorsanız, yazıcının kuyruğunda sıkışıp kalmamalarını sağlamak için ne kadar önemli olduklarını ve önceden (gerekirse) basıldıklarından emin olduklarından emin olun. İhtiyacınız olan son şey katılımcılar kendilerini mazeret- “Oh, pardon, hazırlık yapma şansım olmadı - gelecek haftaya hazırlayacağım“. Bu kimseye yardım etmiyor.
Uzaktan çalışan kişilerle toplantı yapıyorsanız, önce ayrıntılarımızı inceleyin “Çevrimiçi Toplantı Kılavuzu” Ayrıca, kullanmaya karar verdiğiniz konferans aracını nasıl kullanacağınızı herkesin bildiğinden emin olun. Toplantıdan önce, kişilerden mikrofonlarını, web kameralarını kontrol etmelerini ve Google+ Hangouts gibi şeyler için gerekli olabilecek eklentilerin kurulu olduğundan emin olmalarını isteyin. Google Hangouts ile Etkili Toplantılar Planlama ve Tutma Etkili İpuçları Google Hangouts ile Etkili Toplantılar Planlama ve Tutma Günümüzün İnternet teknolojisi ile çevrimiçi toplantılar yapmak, özellikle önceden planlıyorsanız ve zaman kazandıran araçlardan yararlanıyorsanız, hem verimli hem de düşük maliyetli olabilir. Son birkaç aydır çevrimiçi toplantılara katıldım… .
Sadece İhtiyacı Olanları Davet Edin
Tüm ekibi sadece kendini büyük patron gibi hissetmesi için davet etme. Sadece ihtiyacınız olan insanları davet edin. Yani, toplantının amacına ulaşmanıza yardımcı olacak konumda olan insanlar. Diğer herkes daha sonra toplantı tutanağını okuyarak veya meslektaşlarıyla daha uygun bir zamanda sohbet ederek güncellenebilir..
Detaylı Tutanakları Tutun
Ayrıntılı dakikalar geçirmek için Agreedo (ücretsiz) gibi bir ürün kullanın Agreedo: Ücretsiz Çevrimiçi İş Toplantı Tutanakları Yaz ve Yönet Agreedo: Ücretsiz Çevrimiçi İş Toplantı Yazan & Yaz Yönetin Ücretsiz birkaç haftadır Kolayca aradım. Toplantı tutanaklarını saklamamı ve saklamamı sağlayacak kullanımlı web sitesi veya uygulama. Geleneksel metin belgesi yaklaşımı artık üretken değil… güvenle geri dönebilirsiniz. aslında anlama. Bu araç, klavye kısayollarını kullanarak ayrıntılı dakikalar geçirmenize, toplantıların sonuçlarını (tamamlanan işler gibi) izlemenize ve bu dakikaları ekibinizle hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmanıza olanak tanır. Bir iPad kullanıyorsanız, aynı zamanda profesyonel toplantı raporları için MinuteTaker'ı (7.99 $) deneyebilirsiniz MinuteTaker ve Toplantılar Profesyonel iPad Dakika Raporları Üretmenize Yardımcı Olabilir MinuteTaker ve Toplantılar Profesyonel iPad Dakika Raporları Üretmenize Yardımcı Olabilir Ücretsiz çevrimiçi MakeUseOf Online Toplantı Rehberim Web üzerinden toplantıları planlamak ve düzenlemek için bazı ipuçları verdim, aynı zamanda birkaç dakika da uygulama alarak başvurdum. Çok azımız varken… .
İnsanlar bu tutanakları okuduklarında, neyin tartışıldığını ve neyin karar verildiğinin ana noktalarını / özetlerini bildiklerinden ve aynı zamanda daha sonra ne yapmaları gerektiğini bilmek için bu belgeye hızlıca geri dönebildiklerinden emin olun..
Dışlama, Her Zaman Dahil Etmekten Daha İyi Değil
Biliyorum (sadece) sadece gerçekten ihtiyacı olan insanların bir toplantıya katılması gerektiğinden bahsetmiştim, ama sık sık, herkesin daha fazla gayrı resmi bir reçete oturumu için dahil edilmesi gerekir, burada herkesin fikirlerini zıplatabilir, ne hakkında konuşabileceği hakkında konuşabilirsiniz. organizasyon geliştirmek.
Bunu daha güçlü bir ekip oluşturmak için bir fırsat olarak kullanın. Bunu bir yemek veya bira için yapın. Bazı lezzetli yiyecekleri ofise getirin ve herkesin meslektaşlarını daha iyi tanımalarını sağlamak için bir veya iki gün sürebilmelerini sağlayın. Yine bir amaç ve gündeme sahip olmakla birlikte, bu türden daha gayrı resmi, daha az yapılandırılmış ama yine de genel bir temayla bir araya gelmeye çalışın “Organizasyonu daha verimli hale getirmek”, veya “Nasıl çeşitlendirebileceğimiz üzerine fikirler”.
Temizle 'Sonraki Eylem Öğelerini Ata”
Toplantıyı bitirmeden önce, odadaki herkesin bir sonraki adımı ve zaman çizelgesini almak için gerekenleri bildiğinden emin olun. Bu, David Allen'ın fantastik kitabı 'Getting Things Done' adlı kitabında gerçekten itilen bir oyun. Hangi proje üzerinde çalışıyorsanız çalışın, bu projenin ilerlemesini sağlamak için yapılması gereken açık bir sonraki işlemin yapıldığından emin olun..
Yinelemek için, bunun sadece 'ASAP' yapılması gereken geniş bir fikir değil, kesin bir son teslim tarihi olan belirli bir eylem (veya bir dizi eylem) olması gerekir. Örneğin
Sıradaki işlem kötü: “Geçen ayki lansmanı özetle..
Daha iyi bir sonraki eylem: “KPI'larımızı genel piyasaya sunma dönemini gösteren bir elektronik tablo (birkaç yardımcı çizelge ile) bir araya getirin. Bunu lansman ekibiyle paylaşın, lansmanın nasıl gittiğini düşündüğünüzü açıklayan bir e-posta gönderin. Lütfen bunu perşembe gününe kadar yaptırın”.
Geribildirim İsteyin
Pek çok insan “üstlerini” veya meslektaşlarını eleştirmekten kaçınıyor, bu yüzden her toplantıdan sonra insanlardan çevrimiçi bir form aracılığıyla adsız geri bildirim bırakmalarını isteyin (herkesin söylediği ücretsiz çevrimiçi anket araçlarının bir listesi var: 5 Etkili Çevrimiçi Anketler İçin Ücretsiz Araçlar Bu, Herkesin Söylediği: 5 Etkili Çevrimiçi Anketler İçin Ücretsiz Araçlar Bir süredir, hangi anket hizmetini kullanmak için fazla seçeneğiniz olmazdı, ama bugünlerde aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey var. Hangisi sizin için en iyisi?) . İnsanların toplantı hakkında ne düşündüğünü öğrenin - çok mu uzun oldu? Onlar için faydalı oldu mu? Görüşleri dinlendi mi? Bir dahaki sefere toplantı nasıl geliştirilebilir??
Ne geri bildirim alırsanız alın, dikkate almadığınızdan emin olun. Katılan herkes için iyi çalıştıklarından emin olmak için toplantılarınızı geliştirin.
Genel olarak, toplantılarınızın iyi hazırlandığından ve iyi şekilde yürüdüğünden emin olmak için bu basit kuralları izleyerek, herkesin sıkıntılarını minimumda tutarken toplantılarınızın süresini kısaltabilir ve toplantılarınızın verimliliğini artırabilirsiniz!
Ya sen? Eğer toplantılarınız bu şekilde yapılırsa, daha etkili olacağını mı düşünüyorsunuz??
Image Credit: Woodleywonderworks, takım toplantısı, Flickr üzerinden