Kağıtsız Artılar, Eksiler ve Dijital Çözümler

Kağıtsız ofis Gelecek Burada - Bugün Kağıtsız Bir Yaşam Sahip olmak için Rehberiniz Bugün Gelecek İşte - Bugün Kağıtsız bir Yaşam Sahip olmak için Rehber Kağıtsız - günümüzde oldukça sık kullanılan bir terim. Ama bu ne demek? Ve ne ölçüde uygulanır? Elbette hepimiz hala ilerlemelere rağmen bir dereceye kadar kağıt kullanıyoruz… sonunda anlaşılıyor gibi görünüyor. Kısmen bu, daha popüler olan minimalizm fikrinden kaynaklanıyor olabilir. Günlük Yaşamınızda Etkili Bir Minimalist Olunması Günlük Yaşamınızda Etkili Bir Minimalist Olunması Giderek daha fazla insan minimalizmi benimsemeyi seçiyor. Bazı durumlarda bu, günlük hayatınıza sinir bozucu hasara yol açabilir. Bazı minimal planlama ile bunun gelmesi gerekmez. . Fakat hepsi ağaç kurtarıcı bir nirvana mı yoksa A4 oranlı bir kabus mu??

İşe yarayacak tavsiyelerin yanı sıra, eksileri ve eksileri araştırıyoruz, böylece kendi kararınızı verin ve hemen devam edin.

Kağıtsız Ofisin Artıları

Önce kağıda adios demenin avantajlarına bir göz atalım..

Eski Faks Makinesinden Kurtulma

Faks makinesinin arkaik bir cihaza dönmesine rağmen, hala tırnaklarının üzerine asmakta ısrar eden bazı insanlar var. Bunlar, faks makinesi numaralarını kartvizitlerinde belirgin bir şekilde gösteren kişilerdir. Bunlar denilen şeyi kabul edemeyen insanlar. “E-posta” icat edildiler ve sonuç olarak, bir faks kağıdı denizi altında boğuluyorlar.

Bunun gibi bir kişi kesinlikle size bir şeyin fakslanması gerektiği konusunda ısrar ederse, kağıt sıkışmalarına ve vicdanınıza düşen ağaçlarla uğraşmanıza gerek kalmadan onları ağırlamanın yolları vardır. Çok sayıda çevrimiçi servis size “sanal faks numarası” ve diğer kişi bu numaraya faks gönderebilir. Faks daha sonra bir e-posta ekine dönüştürülür ve size interweb'ler üzerinden gönderilir..

Dezavantajı, bu siteler için ücretsiz planların inanılmaz derecede kısıtlayıcı olmasıdır. İyi bir hizmet almak için, aylık bir plan için ödeme yapmanız gerekir..

Bakılması gerekenler Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax ve FreeFaxtoEmail'dir..

Tango'ya Daha Fazla Yer Açmak

Şu anda, 15 yıl öncesine dayanan birçok belgem var. Ofisimde oturuyorlar, taranmayı bekliyorlar, böylece sonunda kağıt orijinallerini parçalayabiliyorum. Bu arada, en iyi arkadaşım Procrastinate benimle kalırken, sürekli kutuların üzerine atlıyorum, kalçalarımı onlara karşı vuruyorum ve genellikle kafama küfür ediyorum..

Sonunda kağıdı taramaya başladığımda, bir belgenin parçalayıcıdan geçtiği her seferinde büyük bir parçalama partisine ve bir içeceğe gideceğim (sonunda, tamamen bacaksız olacağım). Ama asıl hayal ettiğim şey ofisimde çok fazla yer olması. Bu alanı dans etmeye başlamak ya da köpeği güreşmek için kullanabilirim. Ve kendime, zeminin ne renk olduğunu hatırlat.

Belgeleriniz için depolama alanına çok para harcayan bir şirketseniz, ne kadar tasarruf edeceğinizi, bu belgeleri tarayacağınızı ve tüm partiyi yakacağınızı düşünün. Çalışanların morali çatıdan geçecek.

Çevreyi Kendimizden Kurtarmak

En belirgin avantaj elbette çevre. Çok fazla ağaç kesiliyor ve kağıt hamuru ve kağıt endüstrisini beslemek için Amazon Yağmur Ormanları yok oluyor. Bunu yavaşlatmak için yapabileceğimiz her şey, yaşadığımız gezegen için kesinlikle iyi bir haber. Çok fazla baskı yapıyoruz ve çok fazla kağıt israf ediliyor. Kağıtsız bir ortama taşıyarak, Doğa Tabiatı için elinizden geleni yapabilirsiniz..

Bir şeyler yazdırmak zorundaysanız, Web Sayfalarını Yazdırmak için En İyi İpuçları ve Araçlar Web Sayfalarını Yazdırmak için En İyi İpuçları ve Araçlar Sayfaları kağıtsız kullanmaya çalışsanız da, bazen sadece bu web sayfasını yazdırmanız gerekir. Yönergeler, sınıf için bir makale, işyerinde bir toplantı için bir bildiri vb. Olabilir. Gibi… o zaman kullandığınız kağıt ve mürekkep miktarını en aza indirmenin yolları vardır. PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark ve The Printliminator gibi hizmetler, reklamlar gibi yazdırmadan önce gereksiz öğeleri bir sayfadan kaldırmanıza yardımcı olacaktır. Ancak, mümkün olan her yerde, tarayın ve e-postayla gönderin.

Kağıt Sonsuza Kadar Kalmaz, Dijital Dosyalar Olacak

Kağıdın sonsuza dek sürmeyeceği bir yaşam gerçeği. Magna Carta muhtemelen ilk yazıldığı zamanki gibi taze görünmüyor. Anne Frank'in günlüğü kahverengileşmeye ve kenarlarda kıvrılmaya başladı. Kâğıt basitçe eninde sonunda, yeterli zaman geçtikten sonra bozulmaya başlar.

Başka bir deyişle, bilgiyi uzun süreli depolamak korkunç bir yoldur. Ne zaman kahverengileşeceği, yırtılacağı, kaybolacağı, kıvrılabileceği veya bir fincan kahvenin üzerine atıldığından asla emin olamazsınız. Ama dijital bir dosya? PDF veya TXT gibi popüler bir biçimde saklamanız ve düzenli yedeklemeler yapmanız koşuluyla 5 Temel Yedekleme Gerçekleri Her Windows Kullanıcısı Bilmeli 5 Temel Yedekleme Gerçekleri Her Windows Kullanıcısı Bilmeli Ne, ne sıklıkta ve nerede dosyalarınızı yedeklemeniz gerektiğini merak ediyorsanız, doğrudan cevaplarımız var. , ihtiyacınız olduğunda her zaman orada olacak. Yirmi ya da otuz yılda, ilk defa yaptığınız zamanki gibi görünmeye devam edecek..

Çalışanlar Uzaktan Çalışabilir

Makale ile ilgili sorun, bir ofis ortamında, diğer coğrafi bölgelerdeki iş arkadaşlarının bir kopyasına sahip olmasını istiyorsanız, onu salyangoz postayla göndermeniz gerektiğidir. Bu zaman alır (postane kaybederse daha da fazla). Birçok durumda zaman, para kaybı, fırsatların gecikmesi ve hayal kırıklığının artması demektir..

Bununla birlikte, dosyalar dijitalleştirilirse, bir şirket intranetine çevrimiçi olarak yerleştirilebilirler Hızlıca Kendi Ev İntranetinizi ocPortal ile Hızlı Bir Şekilde Kendi Ev İntranetinizi ocPortal ile Kolayca Ayarlayın Hiç bir "portal sayfası" nasıl olacağını düşündünüz mü "aileniz için, tıpkı birçok şirketin çalışanlarına sunduğu gibi? Merkezi bir web tabanlı havuza sahip olmak veya… Sizi Organize Etmek İçin En İyi Kişisel Vikipedilerden wiki 4 olması Eğer Sizi Organize Etmek İçin En İyi Kişisel Vizedarlardan 4'ünden biri size yardım etmek için tasarlanmış bir wiki yazılımı olsaydı kişisel seviye? Herhangi bir şey için kullanabilirsiniz, örneğin romanınızı ana hatlarıyla belirtmek, ev geliştirme projelerini takip etmek veya planlamak için…. Veya e-postayla gönderilebilir veya bir bulut depolama klasörüne yerleştirilebilirler. Bu, diğer ofisdeki meslektaşların derhal kopyalarını almalarını, beklemeye gerek kalmamasını sağlar. Belge bir işbirliği sitesine yüklenirse, 10 Saniyede Kullanabileceğiniz 10+ Üye Olmadan İşbirliği İşbirliği Aracı 10 Saniyede Kullanabileceğiniz 10+ Üye Olmadan İşbirliği Aracı İşbirliği Online işbirliği sizi ve ekibinizi hem zaman hem de paradan tasarruf edebilir. Hızlı işbirliği yapmak biraz daha fazla tasarruf sağlayabilir. Bu araçlar siz olduğunuzda kullanıma hazırdır. Kayıt gerekli değil. Google Dokümanlar veya Dropbox gibi, daha sonra tüm konumlardaki herkes gerçek zamanlı olarak geri bildirim bırakmaya başlayabilir.

Kağıtsız Bir Ofisin Eksileri

Ancak kağıt olmadan gitmek her zaman olması gereken cennettir. Kurtarma Teknolojisi!

Her Taramayı. Tek. Parça. Of. kâğıt.

Yarasa hemen, bu tüm işletme hakkında en can sıkıcı bir şey. Her bir kağıda oturmak ve taramak için gerekli enerjiyi ve eğimi bulmak. Bu çok sıkıcı, zaman alıcı ve açıkçası, izlemekten çok daha fazlasını izlemeyi tercih ederdiniz Baywatch televizyonda.

Ancak işi biraz kolaylaştırmak için yapabileceğiniz bazı şeyler var. İlk önce, her bir kağıdı gözden geçirin ve üç kümeden birine koyun - kesinlikle tara, belki tara, ve paçavra. paçavra şey… .well…. onu parçala ve ondan kurtul.

Muhtemelen ücretli faturalardan, garantinin süresi dolmuş olan şeyler için makbuzlardan kurtulabilirsiniz, kullanım kılavuzları (üreticinin bir PDF versiyonunu yüklemiş olma ihtimali vardır) Ekipmanınızın Kullanım Kılavuzunu Bulamıyor musunuz? Bu Uzman Web Sitelerini Bulunamıyor Kişisel Kullanım Kılavuzunda Arama Yapın Bu Uzman Web Sitelerini Arayın Öngörülen titiz bir adam, bir kullanım kılavuzunu tarar ve bilgisayarında bir softcopy tutar veya üreticinin sitesinde genellikle PDF olarak mevcut olan bir softcopy arar. onların web sitesi), banka mevduatı fişleri (ancak ifadeler DEĞİLDİR), vb. Sadece üzerinde kritik bir göz atın ve karar “gerçekten bunu tutmak zorunda mıyım?“.

Belki tara Henüz emin olmadığınız ve karar vermek için acele etmek istemediğiniz şeyler içindir. Bunları yana tut.

O zaman bulacaksınız Kesinlikle tarama kazık muhtemelen daha kolay yönetilebilir. Şimdi bilgisayarınızda klasörler oluşturun (Vergiler, Sigorta, Maaş Kardeşleri, etc) ve bir belgeyi taradığınızda, hemen ilgili klasöre taşıyın ve açıklayıcı bir ad ekleyin..

İşlemi sizin için hızlandırdığını iddia eden uygulamalar var (sonuçlar benim düşünceme göre karışık). Evernote, akıllı telefon kameranızı ona doğrulturken belgenin kenarlarını algılayan Taranabilir seçeneğine sahiptir. Ayrıca fotoğraf tarıyorsanız Photomyne vardır. AlternativeTo, başka bir şey arıyorsanız, Scannable'a bazı iyi alternatifler sunar. Özellikle ScanBot Taramayı, Takibi ve Takibini Yapmak İçin En İyi Makbuz Uygulamalarını Seviyorum Bu Fatura Tarayıcı Taramayı, Takibini ve Yönetmek İçin En İyi Makbuz Uygulamaları Bu makbuz tarayıcı uygulamaları, kişisel veya iş ihtiyaçlarınız için her faturayı taramanıza, kaydetmenize ve düzenlemenize yardımcı olacak. .

Her şeyi yedeklemeyi hatırlamak

Ne kadar çok tararsanız, hepsini o kadar önemlidir. Windows Yedekleme ve Geri Yükleme Kılavuzu Windows Yedekleme ve Geri Yükleme Kılavuzu Afetler gerçekleşir. Verilerinizi kaybetmek istemiyorsanız, iyi bir Windows yedekleme yordamına ihtiyacınız vardır. Size yedekleri nasıl hazırlayacağınızı ve onları nasıl geri yükleyeceğinizi göstereceğiz. . Çünkü bilgisayarınız intihar etmeye veya kendi kendini imha etmeye karar verirse, yedek almamak kesinlikle dosya içermemek demektir. Ve birçok durumda, bu durum belli olmayan bir felaket olabilir (özellikle vergi belgelerini kaybettiyseniz). Tecrübelerime göre birçok şirket, belgelerin bir kopyasını bir fiyat karşılığında sunar ve bunu yapmaya da karar verebilirsiniz. Ancak yakınlarda veya uzaktan (veya her ikisinde) bir yedekleme çözümünüz varsa geceleri daha kolay uyuyabilirsiniz.

En azından, taşınabilir bir sabit sürücünüz olmalıdır (en az 1 terabayt alana sahip olun). Windows PC'niz varsa Ultimate Windows 10 Veri Yedekleme Kılavuzu Ultimate Windows 10 Veri Yedekleme Kılavuzu Windows 10'da bulabileceğimiz her yedekleme, geri yükleme, kurtarma ve onarım seçeneğini özetledik. tekrar veri! , indir ve SyncToy, SyncToy: Microsoft'un Basit Yedekleme ve Senkronizasyon Çözümü [Windows] SyncToy: Microsoft'un Basit Yedekleme ve Senkronizasyon Çözümü [Windows] Bilgisayarınızda dosyalar varsa, yedeklemeniz gerekir. Sade ve basit. Birçoğumuz yedeklemeye aşinayız ve kullanılacak birçok yöntem ve program var. Başka bir yönü ... son derece kolay bir yedekleme aracı. Mac kullanıcıları Mac'iniz için Ultimate Üçlü Yedekleme Çözümü [Mac OSX] Mac'iniz için Ultimate Üçlü Yedekleme Çözümü [Mac OSX] MakeUseOf'taki geliştirici olarak ve tüm gelirlerini çevrimiçi çalışarak elde eden bir kişi olarak, bilgisayarımın adil olduğunu söylemek ve veriler oldukça önemlidir. Verimlilik için mükemmel bir şekilde ayarlanmışlar… büyük olasılıkla Zaman Makine Bölmesi'ne yer çekecek ve Zaman Makinenizi Sabitlemek Çok Amaçlı Depolamak İçin Zaman Makinenizi Kullanın ve Zaman Makinenizi Sabitlemek İçin Zaman Makinesi Sabit Diskinizi Kullanın Mac'in sabit diski küçükse ve Zamanınızdaysa Makine sabit diski büyük, sürücüyü hem yedekleme hem de depolama amacıyla kullanmaya değer olabilir. . Ne kullanmaya karar verirseniz verin, dosyalarınızı her gün aynı saatte, hatasız olarak yedeklemek için bir çeşit otomatik sistem kurmanız gerekir..

İdeal olarak, yerinizin su basması veya yangına maruz kalması durumunda, uzaktan yedeklemeniz gerekir. Ancak değerli dosyalarınızı buluta göndermeden önce, onları özel bir klasörde şifrelediğinizden emin olun 5 Gizli Dosyalarınızı Şifrelemek İçin Etkili Araçlar 5 Gizli Dosyalarınızı Şifrelemek İçin Etkili Araçlar Şifreleme araçlarına ve diğer şeylere her zamankinden daha fazla dikkat etmemiz gerekir gizliliğimizi korumak için tasarlanmıştır. Doğru araçlarla verilerimizi güvende tutmak kolaydır. ilk. WinRAR ve WinZip, Veracrypt gibi dosyaları şifreleyebilir ve eski selefi TrueCrypt TrueCrypt Öldürülmüş: 4 Windows için Disk Şifreleme Alternatifleri TrueCrypt Öldü: 4 Windows için Disk Şifreleme Alternatifleri TrueCrypt artık değil, ama neyse ki başka yararlı şifreleme programları var . Tam olarak değiştirilmemelerine rağmen ihtiyaçlarınızı karşılamalıdırlar. . Bulut olanakları arasında Dropbox, Google Drive, Box ve SkyDrive yer alıyor.

OCR Tipi Teknolojili Veri Tabanı Bulma

Her şeyi taradıktan sonra, tarih ve ay kategorisine göre sıralanan klasörlerin ve alt klasörlerin (ve gerçekten de kesin olarak almak istiyorsanız, hatta günlük klasörlerin) sıralanma yoluna gidebilirsiniz. Veya iki numaralı kapı, OCR tipi teknolojiyle bir çeşit veritabanı buluyor. 4 Ücretsiz Online OCR Araçları Nihai Teste Girdi 4 Ücretsiz Online OCR Araçları Nihai Teste Girin OCR teknolojisindeki gelişmelerle, taranan PDF belgenizdeki metin ve resimleri dönüştürme düzenlenebilir metin biçimleri içine daha kolaydır. Birkaç ücretsiz çevrimiçi OCR aracını test ettik, böylece uygulamanıza gerek kalmayacak. .

OCR, Optik Karakter Tanıma anlamına gelir ve bir sayfadaki basılı metni okuyan ve bu metni kopyalanabilen metne dönüştürebilen bir teknolojidir veya verdiğiniz anahtar kelimelere dayanarak sonuçları size geri verebilir. Bu Evernote'u süren teknoloji Evernote'un Nasıl Kullanılacağı: Resmi olmayan El Kitabı Evernote'un Nasıl Kullanılacağı: Resmi olmayan El Kitabı Evernote'un kendi başınıza nasıl kullanılacağını öğrenmek çok zaman alır. Bu nedenle, Evernote'un en önemli özelliklerinden tam olarak nasıl yararlanabileceğinizi göstermek için bu kılavuzu bir araya getirdik. Proje Gutenberg’in kullandığı şey budur. Proje Gutenberg’i: Ücretsiz Kitaplardan Daha Fazlası Proje Gutenberg: Sadece Ücretsiz Kitaplardan Daha Fazlası 45.000’den fazla kitabı bulunan Proje Gutenberg gibi siteler (yazarken) hiçbir kitabın hiç gerçekten kayboldu. Belirsiz edebiyat eserlerini keşfetmek artık hiç olmadığı kadar kolay. Tüm kamu malı metinleri e-Kitaplara taramak için. Hem belgelerdeki hem de resimlerdeki metin Görüntülerden Metin Çıkarmak için En İyi 5 OCR Aracı Görüntülerden Metin Almak için En İyi 5 OCR Aracı Kağıt sıkıntısına sahip olduğunuzda, yazdırılan metni dijital programın alacağı bir şeye dönüştürürsünüz tanımak ve indekslemek? İyi bir OCR yazılımını yakın tutun. bu kelimeyi girdiğinizde arama sonuçlarında bulunabilir, tanınabilir ve size getirilebilir.

Taranan belgelerinizi aramak için, ihtiyacınız olan şeyi hemen alabilmenin kolay bir yolunu bulmanız gerekir. Öyleyse OCR yoluna giderseniz karar vermeniz gerekir. Evernote'a yıllık bir ücret ödeyecek ve onlara hassas belgelerinizle güvenecek misiniz? Yoksa bunun yerine bir şeyler indirecek ve hepsini bilgisayarınızda tutacaksınız..

Kağıt Uzmanı veya Dijital Sapkın mısınız?

Her zaman her zaman lehte ve aleyhte olanlar vardır, ancak bazı kişiler bir conu diğerlerinden daha fazla tolere edebilir. Yani her şey kabul etmeye hazır olduğunuz şeye bağlı..

Şimdi her şeyi anlamsız ve zaman kaybı mı tarıyorsunuz? Yoksa dijitalleşme geleceğin yolu mu? Ne diyorsunuz okuyucular?

Resim Kredisi: Shutterstock.com, diğer tüm özelliksiz PixaBay resimlerinden batan işadamı