E-postalarda Gelen Kutusu Aşırı Yüklemesi ve Yapılacaklar Listesi İle Nasıl Başa Çıkılır?

E-posta aşırı yüklemesi bugünlerde büyük bir sorundur. Ek olarak, e-posta sadece iletişim değildir, aynı zamanda yapılacaklar listenizi de büyük ölçüde belirler. Ayrıca, sürekli bildirimler bir dikkat dağıtıcı olabilir. Hepimizin e-posta iletmek için bir yola ihtiyacı var.

Taşan gelenleri engellemek için püf noktaları 3 E-postaların aşırı yüklenmesini durdurmanın kolay yolu Gelen kutunuza Vurmak 3 E-postaların aşırı yüklenmesini durdurmanın Kolay Yolu Gelen Kutunuza Vurmak E-posta, verimlilik katili olarak oldukça ün kazanmıştır. E-postayı iyi yönetmek, gelen kutunuzu temiz tutmanıza yardımcı olabilir, ancak başlangıçta daha azına sahip olmanız harika olmaz mıydı? günün sırası. 2006'dan beri Gmail'i evcilleştirmek isteyen bir adamdan bahsetmek daha iyi kim olabilir? Gmail gelen kutunuzu organize eden bir uygulama olan ActiveInbox'ın kurucusu Andy Mitchell, Gmail Gelen Kutunuzu ActiveInbox ile Daha İyi Düzenleyin Gmail Gelen Kutunuzu ActiveInbox ile Daha İyi Düzenleyin .

Sabahları e-posta: Yapmanız gereken bir şey mi, yoksa daha sonra çözmeniz gerekir mi? ne var uyandığınızda e-posta ile başa çıkmak için en iyi strateji?

Andy: Yıllarca bununla güreştim.

• İlk önce e-posta gönderirseniz, bir sabah içilir ve kaybedilirsiniz (biraz YouTube'da bir video izlemek, ardından tavşan deliğinden aşağıya olanları izlemek gibi).
• Ancak ertelerseniz, kritik bir şeyi kaçırır veya başka birşeye sıkışıp kalmaz ve asla geri dönmezsiniz..

Cevap her ikisini de yapmaktır! İki kolay ısırmaya rağmen.

Öncelikle, David Allen'ın yaklaşımını kullanarak Gelen Kutusu Sıfırını elde edin. 5 Gelen Kutunuzu Sıfırlamak için Aksiyon Adımları Sıfır Email Frenzy 5 Gelen Kutunuzu Sıfırlamak için Eylem Adımları E-posta Frenzy Gelen Kutusu Sıfır, en popüler buzz kelimelerinden biridir. E-postayla ilgili sorunlarınızı gerçekten çözmek için, Gelen Kutusu Sıfırının ötesine geçmeniz ve altta yatan sorunları çözmeniz gerekir. , her e-posta için:

• Önemsiz mi? Silin.
• 2 dakika içinde cevap verebilir misin? O zaman yapın ve silin.
• Aksi takdirde, daha sonra için harekete geçin. Gmail (ActiveInbox ile) veya Outlook öncelikli bir durum belirlemenize izin verir. (Tüm kritik e-postalara hemen cevap vermek isteyebilirsiniz)

Neden Gelen Kutusu Sıfırını seçmelisiniz? Merlin Mann'ın sözleriyle…

“Bu sıfır mı? Gelen kutunuzdaki mesaj sayısı kaç değil, bu gelen kutusundaki beyninizin ne kadarı olduğu. Özellikle de istemiyorsan.”

Gününüze iyi geçmeniz için size temiz bir başlangıç ​​sağlar.

Eylem ögesi: E-postaları almak için günün ilerleyen saatlerinde birkaç düşük enerji noktası seçin. Uykuluları öğle yemeğinden yarım saat sonra ve günün bitiminden hemen önce savunuyorum. İşlemden geçirilmiş e-postalar listenize ekleyin ve onları yakınlaştırın.

E-posta her zaman veya düzenli aralıklarla kontrol ettiğiniz bir şey mi olmalı?

Andy: Yukarıdaki Gelen Kutusu Sıfırlama yaklaşımını izlerseniz, acil durumlardan haberdar olmak için her saatte bir kontrol edebilirsiniz, ancak daha fazla periyodik bloklara zaman ayıran herhangi bir şeyi ertelemeyi düşünüyorum..

Tabii ki, eğer satışta veya müşteri desteğinde çalışıyorsanız, seçim e-postanız yok!

E-postaları görevler, önemli bilgiler ve diğer işler arasında nasıl sınıflandırırsınız??

Andy: İlk olarak, önemli olan sadece iki büyük kategori var: Bir görev mi yoksa referans materyali mi?? Diğer tüm e-postalar silinir.

Ardından görevler duruma göre gruplandırılabilir. Örneğin. yüksek öncelikli, düşük öncelikli ve “İçin beklemek”.

“İçin beklemek” Bir başkasının bir şey yapmasını beklerken, engellenen her şey için en güçlü liste. Bu e-postalar normalde e-posta istemcimizin derinliklerine giren mesajlardır ve izlemeyi tamamen unuturuz..

Eylem ögesi: Gmail’de bir etiket saklayın; veya Outlook’ta bayrak bulundurmak; ve kesinlikle bir yanıt almanız gereken bir e-posta gönderdiğinizde, onu işaretleyin. Ardından haftada bir kez Bekleme listenize girebilir ve yanıt vermeyenleri takip edebilirsiniz..

E-posta yapılacaklar listesi olarak kullanılmalı mı??

Andy: Evet!

Görevler zaten gelen kutunuza geliyorsa, alternatif nedir? Bunları e-postanızdan kopyalayıp başka bir sisteme yapıştırmanız gerekir..

Bu, farklı sistemlerde görevlerin çoğaltılmasıyla çok büyük bir zaman kaybı ve karışıklık kaynağıdır. Bu nedenle, David Allen savunucuları “sert kenarlar” beyninizi düzenli ve stressiz tutmak için (bir öğe yalnızca bir listede görünmelidir).

Tabii ki, düzenli e-posta istemcilerinin ana dezavantajı, bu e-posta görevlerini yerine getirmede iyi olmadıklarıdır. Bu nedenle, ActiveInbox'ın orijinal fikri e-postalardı. görevler. Ayırma ya da çoğaltma yok.

Eylem ögesi: [Editörün Notu] Sort ile Gmail'i Trello'ya benzer bir görev tahtasına dönüştürebilirsiniz Sort ile Gmail'i Trello'ya Sahip Bir Görev Tahtasına Dönerek Sıralayın ile Gmail'i Sıralayın ile Trello'ya Göre Bir Görev Tahtasına Çevirin Modern iş gücünde, e-postanız genellikle e-posta adresinize dönüşür görev listesi. Pekala, artık yeni bir Chrome eklentisi olan Sortd ile Trello tarzı organizasyonları doğrudan Gmail'de alabilirsiniz. Düzenli gelen kutunuzun rahatlığını yaşatıp, işlem sırasında yapılacaklar listesi dış görünümü ekleyerek.

Görevleri not almak için e-postayı kullanmanın bazı etkili yolları nelerdir??

Andy: E-posta ile başlamayan bir görev eklemek istiyorsanız, kendinize bir e-posta gönderin! O zaman bir görev olarak işaretlemelisin.

ActiveInbox ile, e-postanın konusunu bir görev adıyla değiştirebilir, bir durum ve son tarih belirleyebilir, bir kontrol listesi ve notlar ekleyebilir ve bir projenin parçası haline getirebilirsiniz. Gmail’i tam bir görev yöneticisine dönüştürür.

Eylem ögesi: Gmail'de, bir e-postayı yıldızlarla işaretleyebilirsiniz; Google'ın Gelen Kutusu ile anımsatıcılar ekleyebilir veya bir e-postayı erteleyebilirsiniz Google Gelen Kutusu İncelemesi: Temiz Hava Nefesi Google Gelen Kutusu İncelemesi: Temiz Hava Nefesi Gmail, e-posta bölümündeki bir ev adıdır, ancak Google bununla yetinmedi. E-postaya yaklaşmanın yeni bir yolu olan Google Gelen Kutusu ile tanışın. .

Görev listesi olarak gelen kutumuz dikkat çekmek için yarışan başka bir sisteme mi dönüşüyor??

Andy: Kesinlikle dikkatimiz için rekabet eden bir sistem ama gelen kutumuz zaten bunu yapıyor. Yani başka biri değil. Gelen kutunuzun zaten bir görev listesi olması, özellikle olmasını istemeden, tam olarak neden merkezi görev listeniz yapmalısınız?.

Akıntıyla yüzmek her zaman daha kolaydır. Başka bir yerde bir görev listesi tutmaya çalışabilirsiniz, ancak görevlerinizin çoğu e-postadan geliyorsa, mücadele etmeye devam etmek, e-postaları diğer görev yöneticinize yapıştırmak ve yapıştırmak ve sizi e-posta ile gönderen meslektaşlarına bağırmak ister misiniz? Onunla savaşma! E-postayı görev listenizin çekirdeğini yapın.

Eylem ögesi: [Editörün notu] Hala harici bir görev listesi kullanmak istiyorsanız, Todoist ve Any.do doğrudan Gmail'den görev eklemenize izin verir..

E-posta verimi ortak veya bireysel bir sorumluluk mu? Hepimizin uyması gereken görgü kuralları nedir??

Andy: Görgü kuralları söz konusu olduğunda, cevap kesinlikle, kesinlikle işbirlikçidir. Toplumdaki diğer her şeyde olduğu gibi, bu diğerlerine kendin kadar saygı duymakla ilgilidir. [Editörün notu: Benzer şekilde, alıcıları rahatsız etmeyi, sinirlendirmeyi veya sinirlendirmeyi garanti eden bazı e-postalar da vardır. 6 Gönderdiğiniz Her E-postayla Öfkelenmeyi, Öfkeyi ve Sinirlendirmeyi Göndermenin 6 Yolu sert. Bir e-postada söylemek istedikleriyle yüzleşmek gerçekten zor ve zamanın yarısı sizi neredeyse her zaman yanlış anlayacak. Sorunun çoğu geliyor…]

Görünüşe göre kibar olmasına rağmen, sadece söyleyen e-postalar bence “Teşekkürler!” veya “tamam!” toplam bir zaman kaybı, ve böylece kötülük.

Ancak işbirlikçi araçlara gelince, bu farklı bir mesele. E-posta doğal olarak yalnız bir deneyimdir. En azından bir ekibin programını koordine etmek için hala proje yöneticinize, CRM ve IM aracına ihtiyacınız var..

Eylem ögesi: Ben 3Sentences hayranıyım. Brevity, gelecekte e-postayı yeniden taramanız gerektiğinde bile, zaman tasarrufu sağlar. Gofret e-postaları tembel ve kaba iken.

Andy ile E-postayla İlgili Sorularınızı Sorun!

Andy Mitchell yorumları okuyacak ve e-postanızla nasıl baş edeceğinizle ilgili tüm sorularınızı cevaplayacaktır. Şimdi bu sinir bozucu sorunu çözme şansı!

Resim Kredisi: Kahire, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip