Bir Pro Like Nasıl E-posta

E-posta kolaylık özelliği olarak başlayan, ancak hızlı bir şekilde korkunç bir şey haline gelen şeylerden biridir. Yüzlerce okunmamış e-postaya sahip olduğumda, bağırsaklarımın derinlikli bir derinliğe battığını ve bu e-postaları daha uzun süre görmezden geldiğimi biliyorum. Ancak, e-posta profesyonellerinin ipuçlarını ve püf noktalarını benimsememiz durumunda gelen kutumuzu engel olarak görmeyiz..

E-posta verimliliğini etkileyen birçok faktör var - sadece yazı e-postaları, ancak gelen kutusunu ayarlama, e-postaları yönetme, e-postaların ne zaman kontrol edileceğini bilme ve daha fazlası. E-posta verimliliğini artırmak, verimliliği artırmak ve sonuçta her şeyin daha kısa sürede yapılması anlamına gelir. Tam olarak istediğimiz bu.

Not: E-postada profesyonel olmanın bir yönü güvenli ve güvende kalmaktır. Bu 7 önemli e-posta güvenliği ipucunu okuyun. 7 Önemli E-posta Güvenliği İpuçları Hakkında Bilmeniz Gereken 7 Önemli E-posta Güvenliği İpuçları “kendime gelmeyeceğine” inanmak için kendimizi kandırmak. İster… buraya başlamadan önce. E-posta hesabınıza erişiminizi kaybetmek aşırı derecede zararlı olabilir.

program “E-posta Kontrolü” zaman

Son derece aktif gelen kutuları olan kullanıcıların en büyük hatalarından biri, Gmail, Thunderbird veya Postbox'larını 7 gün 24 saat açık bırakıp arka planda çalışacaklarıdır. Bir diğer hata, e-postanın ne kadar önemsiz olduğuna bakılmaksızın, bir e-postanın geldiği anda sizi uyaracak bildirim eklerinin veya özelliklerinin kullanılmasıdır..

İnkar edilemez gerçek: e-postalarınızı sık sık kontrol etmek, odağı başka bir göreve adamayacağınız anlamına gelir. İnkar edilemez gerçek: eğer odak oluşturmayı başaramazsanız, bildirimler anında gerçekleşir.

Bu nedenle, gelen kutunuzu diğerleri gibi bir etkinlik olarak görmelisiniz. Olmasına izin verme “her zaman” Hayatının bir yönü. Bunun yerine, zaman bloklarını zamanlayın - belki günde bir kez, belki günde üç kez - gelen kutusunu kontrol ettiğinizde, ihtiyacınız olan her şeyi yapın, sonra kapatın. Alışkanlığı kırmak biraz zaman alabilir ama, güven bana, verimliliğin artacak.

Fazlalığı Ortadan Kaldır

Gelen kutunuzu açarken yapmanız gereken ilk şey, hızlıca gözden geçirmek ve önemli olmayan her e-postayı silmek. Kendinizi büyük bir taze mermer bloğu olan bir heykeltıraş olarak düşünün. Gerçek işe başlamadan önce, geniş vuruşlarla kesmeniz ve fazlalıktan kurtulmanız gerekir..

Bir cevap bekliyorum ve 350 e-posta kontrol edin ve bulduğunuzu düşünün. Tek gereken beş dakika - evet, gerçekten! - Önemli olmayan e-postaların yanındaki onay kutularını gözden geçirmek ve tıklamak için. Toplu haberi aldığınızda, işaretlenen tüm e-postaları silmek için Sil 'i tıklayın. Şimdi sadece 50'ye cevap vermeniz gerekiyor ve bu büyük bir psikolojik destek.

Hemen Oku ve Cevapla

Sık sık bir e-posta açar mısın, bir şeyler yapman gerektiğini gör, başka bir güne bırak. Bu riskli bir alışkanlık olabilir. Ya unutursanız? Ya bir şekilde e-postayı kaybedersen? Ya ihtiyaç duyduğunu düşündüğünden daha erken cevap vermen gerekiyorsa?

Hepsini hemen yapmak daha iyi. Bu oluşumunu engeller “O e-postayı hala cevaplamam gerekiyor” Sonunda çözene kadar seni dırtacak düşünceler. Önemli bir e-postayı unutma şansınızı azaltır. Müşterilerinizi, arkadaşlarınızı ve iş bağlantılarınızı mutlu eder, çünkü dakiklikle cevap verirsiniz. Bonus olarak, aklınızdan büyük bir yük alacaksınız.

İade etmeniz gereken mesajlarla karışık olmayan temiz ve boş bir gelen kutusuyla, yalnızca belirli zamanlarda e-postayı kontrol etmenin önceki noktasını daha kolay uygulayabilirsiniz. Hemen okumak ve yanıtlamak istemiyorsanız, en azından bir E-posta hatırlatıcısı eklentisine bakın. Bu Fantastik Eklenti ile Gmail'e Zamanlama, İzleme ve Hatırlatıcı Ekleme Bu Harika Eklenti ile Gmail'e Zamanlama, İzleme ve Hatırlatma Ekleme Kabul edelim, Gmail hemen hemen mükemmel. En azından bir web arayüzü tercih edenler için, şu anda en popüler e-posta sağlayıcılarından biri olması tesadüf değil. Ancak, birkaç tane var ... .

Hazır Cevaplar

Hazır cevaplar bir şaşırtıcı tüm en iyi e-posta hizmetlerinde ve istemcilerinde standart bir şey haline gelen özellik. Temel olarak, hazır bir yanıt, önceden oluşturup tek bir tıklamayla kullanabileceğiniz bir şablon yanıtıdır. Aynı cevabı tekrar tekrar yazdığınızda, örneğin insanların belirli bir konu hakkında sıkça soru göndermesi gibi, bunlar harikadır..

Hazır Yanıtları, Gmail’de ayarların Laboratuarlar bölümünde seçerek etkinleştirebilirsiniz. Yaara, Gmail'de Hazırlanmış Konserve Yanıtları ile nasıl başlayacağınıza dair bir eğitim yazısı hazırladı. Daha Hızlı ve Daha Hızlı Hazırlanmış Konserve Yanıtları ile Daha Hızlı ve Daha Hızlı Hazırlanmış Konserve Yanıtlarıyla Öğlen yemeği pişirmek için zamanınız yok mu? Sorun değil, bir kutu kap. Kötü gitmeyecek biraz kamp yemeği ister misin? Sakin ol, biraz konserve yiyecek al. Aynı e-posta yanıtlarını yazmaktan bıktınız mı? Konserve e-postaları dene! Düşünün ... .

Kısa tut

E-postanın sizden uzaklaştığı zamanı azaltmanın en iyi yolu: yanıtları yazmak için daha az zaman harcamak. Elbette, kısa ve öz cevaplar yazarak doğru iş veya kişisel görgü kurallarından ödün vermeyin, ancak gönderdiğiniz her e-posta için 5-10 paragraf yazmanız gerekmez. E-posta geleneksel harflerden daha az resmi!

Karşılaşmak istediğiniz ana mesajı belirleyin, ardından alıcıya en fazla bir ila üç paragraf halinde göndermeyi deneyin. Bu kadar çok e-posta aracılığıyla ne kadar zor zaman geçirdiğini biliyor musun? Eh, alıcı muhtemelen aynı sorunla karşı karşıya. Yalnızca e-postalarınızı kısaltmak zamandan tasarruf etmekle kalmaz, zamandan da tasarruf sağlar ve bunun için minnettar olur.

Düzenlemek için Filtreleri Kullan

Filtrelerin gücünden faydalanmak, e-posta iş akışınızda devrim yaratabilir. Temel olarak, bir filtre gelen her e-postaya bakar ve filtrenin ölçütlerini karşılıyorsa üzerinde bir işlem gerçekleştirir. Bu işlem e-postayı belirli bir klasöre taşımak veya belirli bir etiket ayarlamak olabilir. Bir filtrenin ölçütleri, gönderenin kim olduğunu, e-postanın konusunu, gövde içeriğini vb. İçerebilir..

Filtreler, gelen kutunuzu düzenli tutmak için harika bir yöntemdir. Perakende zincirlerinden, sosyal medyadan bildirimlerden veya elektronik faturalardan çok fazla bülten güncellemesi alıyor musunuz? Filtreler, bu e-postaları gelen kutunuzdan ayrı tutabilir, böylece içinden geçirmeniz gereken e-posta miktarını büyük ölçüde azaltabilir. Ayrıca, yanlışlıkla bunlardan birini silmeniz için daha az şansınız var..

Craig'in Gmail filtrelerinin nasıl ayarlanacağına ve kullanılacağına ilişkin gönderisine bakın. Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek için Gmail Filtreleri 5 Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek için Gmail Filtreleri Her kişinin cephaneliğinde olduğu gibi hangi filtreler olmalıdır? benimki gibi düzenli mi? İlk beş filtrenizi oluşturmaya başlamanıza yardımcı olmak için buradayım, veya… .

Sonuç

E-posta basit bir teknolojidir, ancak ilerlemenin gelişmiş yolları vardır. Bir e-posta yanlısı olmakla ilgili en önemli şey, zamanınızın çoğunun nerede harcandığını belirlemek ve o zamanı azaltmanın yollarını bulmaktır. Umarım yukarıda açıklanan ipuçları ve birkaç tane daha e-posta etkinliği ipuçları 10 İpuçları Size Daha Verimli E-posta Göndermek için 10 İpuçları Size Daha Verimli Olarak E-posta Göndermek İçin Daha Fazla Bilgi E-posta ve e-posta üretkenliği hakkında duyduğum en iyi tavsiye; sabah. Bu biraz paradoksaldır, ancak e-postanın ve üretkenliğin giriş noktalarında olduğu doğrudur… daha önce ele aldığımız, zamanınızın nerede battığını ve bu verimsizlikle nasıl mücadele edeceğinizi görmenize yardımcı olur.

Ya sen? E-posta verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için kullandığınız püf noktalarınız veya rutinleriniz var mı? Lütfen yorumlarda paylaşın!

Image Credit: Shutterstock Üzerinden E-posta Simgesi, Shutterstock Üzerinden Zaman Saati, Shutterstock Üzerinden Çekiç ve Keski ile