Eisenhower Matrix Verimlilik Sistemiyle Görevleri Önceliklendirme

  • Brian Curtis
  • 0
  • 2117
  • 586
reklâm

Yapılacaklar listesi uygulamaları bugünlerde tüm öfke. Bilim, listelerin üretkenliği gerçekten teşvik ettiğini kanıtladı ve yapılacaklar listenizi herkese açık yapmak gibi püf noktalarını kullanarak verimliliği daha da artırabilirsiniz. Hatta bazı insanlar e-posta gelen kutularını yapılacaklar listesi olarak kullanıyor.

Ama ya hepsini denediyseniz ve hiçbiri işe yaramazsa?

Şanslısınız, alternatif verimlilik yöntemleri Muhtemelen Duymadığınız 5 Yeni Verimlilik Teknikleri Muhtemelen Duymadığınız 5 Yeni Verimlilik Teknikleri Verimliliğinizi artırmanın en iyi yolunu arıyorsanız, bu daha iyi alternatiflerden birini deneyin. Pomodoro ve GTD. "Yeterince iyi" bir çözüm bulduktan sonra aramayı bırakmayı unutmayın. var olmak. Düzenli yapılacaklar listesinin çok sıkıntılı veya çok zor olduğunu düşünüyorsanız, o zaman eski ama etkili bir teknik denemenizi öneririz. Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrisi Nedir??

Eisenhower Matrix 2 × 2 kutu ızgaradır. En üstteki satır olan görevler içindir. “Önemli” alt satırda olan görevler için “Önemli değil.” Aynı zamanda, sol sütun olan görevler içindir. “Acil” doğru satır ise “Acil değil.” İşte neye benziyor:

Çoğu insan için, Önemli ve Acil terimleri eşanlamlıdır, bu yüzden aralarındaki farkı tanımlayalım:

  • Önemli - Kişisel, profesyonel vb. Uzun vadeli hedeflerinize ve değerlerinize katkıda bulunan görevler. ilgi. Bir görevin önemli olup olmadığına karar vermenin bir yolu kendinize sormaktır: “Bu görevi atlarsam hala hedeflerime ulaşabilir ve değerlerime sadık kalabilir miyim?”
  • Acil - Günün sonunda halletilmesi gereken görevler. Programınızda daha fazla boşluk varsa, hafta sonuna kadar tercih edebilirsiniz. Her iki şekilde de aciliyet her şeyden önce zaman. Bir görevin acil olup olmadığına karar vermenin bir yolu kendinize sormaktır: “Bu görev için son tarih ne zaman?”

Bir görevin önemli olup olmadığına karar vermeden önce, kendi hedeflerinizi ve değerlerinizi bilmeniz gerekir. Birçokları için, kariyer ilerlemesi uzun vadeli bir amaçtır, bu nedenle doğrudan bununla ilgili görevler önemlidir. Veya aileye en çok değer veriyorsanız, zamanında eve gitmek önemli olabilir.

Ancak bir iş nasıl acil olabilir ama önemli değildir? Aciliyet olduğunu unutmayın sadece zaman hakkında. Son tarihi düşünün. Günün Uluslararası Kahve Günü olduğunu ve yerel kahve dükkanınızın ücretsiz kahve verdiğini varsayalım. Bugün bundan yararlanmazsanız, fırsat kaybedilir - ancak ücretsiz kahvenin uzun vadeli hedefleriniz veya değerlerinizle ilgisi yoktur. Acil, ama önemli değil.

Bu tanımları kullanarak dört kutunun her birine ait görev türlerini tanımlamak daha kolay hale gelir. Matrisi şu şekilde düşünebiliriz:

Eisenhower Matrisini Neden Kullanmalı??

Eisenhower Matrix, sadece bir yoludur görevlerine öncelik ver.

Yapılacaklar listeleri takipte mükemmeldir ne yapmanız gerekir, ancak belirlenmesi her zaman kolay değildir hangi görevler daha yüksek önceliğe sahiptir. Ben şahsen hiç kullanmadım “öncelik” her şeyi yaptığım gibi etiketlediğim için yapılacaklar listesi uygulamasındaki bir özellik “Yüksek öncelik” - ve her şey yüksek önceliğe sahip olduğunda, hiçbir şey.

Dahası, yapılacaklar listesine baktığınızda ve üst üste 30 görevi tamamladığınızda, hangi görevin üstesinden geleceğine nasıl karar verirsiniz?? “En kolay ile başlayın,” bazıları der ki. “Hayır, en zoruyla başla,” diğerleri söylüyor. Ama kolay ve zor olan ne? Asla siyah ve beyaz değil. Çoğu zaman, görevimi almaya çalışırken 10, 15, hatta 30 dakika harcadım!

Çok fazla görev var. Nereden başlayabilirim?

Eisenhower Matrix'in parlamasının nedeni budur.. Tek bir yapılacaklar listesinden farklı olarak, matris önceliklidir. Sana söyler hangi sonraki işlemek için görev. Bilişsel yükü azaltır, çünkü yalnızca Şimdi ve Sonra kutuları gerçekten önemlidir. Ve eğer zamana karşı gıcık kalırsan, hangi görevleri atlayabileceğini görmene yardımcı olur..

Ek olarak, matrisin diğer iki küçük faydası vardır. Birincisi, sizi her görev için daha dikkatli olmaya zorlar. Her şeyi dağınık büyük bir yığına atmak yerine, gerçek yapılacaklar listenizi sıkı tutarak, görevlerin zaman ayırmaya değip değmeyeceğine aktif olarak karar verirsiniz. İkincisi, sürekli olarak hedeflerinizi ve değerlerinizi hatırlatır..

Tek sorun Eisenhower Matrix'in ilk başta biraz aldatıcı olabilmesi. Özellikle, yeni kullanıcılar Delege ve Önemsiz kutular tarafından tetiklenme eğilimindedir. Orada olduğu Bir öğrenme eğrisi, öyleyse, bir matrisin nasıl kurulacağına, görevlerin düzenlenmesine ve bir güne nasıl geçileceğine dair pratik bir örnek verelim.

Eisenhower Matrisi Nasıl Kullanılır?

Eisenhower Matrix kavramsal olarak dört kutudan oluşan bir kare olmasına rağmen, pratik olarak dört ayrı yapılacaklar listesi olarak yaklaşabilirsiniz: Bir Şimdi listesi, Bir Delege listesi, Bir Sonra listesi ve Önemsiz bir liste. İki acil liste acil olmayan listelerden önce gelir.

Bunun için Trello'nun harika olduğunu buldum. Yaşamınızdaki her alan için (örneğin, kişisel, profesyonel, kilise, hobi) bir tahta oluşturun ve bu dört listeyi her bir panoya yerleştirin. Veya fazla işiniz yoksa, tüm görevler için tek bir tahta kullanabilirsiniz. Sana kalmış. Trello'yu sevmedin mi? Bu alternatif Kanban araçlarını düşünün Güle güle, Trello! 5 Alternatif Ücretsiz Kanban Kurulu Araçları Güle güle, Trello! 5 Alternatif Ücretsiz Kanban Yönetim Kurulu Araçları Trello, proje yönetimi ve görevlerinizi organize etmek için inanılmaz bir uygulama. Ancak görevleriniz için ideal olabilecek başka kanban uygulamaları da var. En iyi Trello alternatifleri hakkında konuşalım. .

Listeleriniz hazır olduğunda, görev eklemeye başlayabilirsiniz:

Diyelim ki Eisenhower Matrix'i işte daha üretken olmak için kullanmak isteyen geleneksel bir ofis çalışanısınız. Bu, bu örneğin geri kalanını harekete geçiren senaryo olacak, ancak bu kavramları başka türlü uygulamak kolay olmalı.

Bugünkü tabağında ne var? Akla gelen ilk şey: e-posta. Acil olan (e-posta her gün boşaltılmalı) ve önemli olan (burada işle ilgili e-postalardan konuşuyoruz) gelen kutusu sıfıra ulaşmak için bir görev oluşturalım:

Bugün ofiste Pretzel Günü oluyor ve eserleri ile ücretsiz bir çubuk kraker istiyoruz. Bu acil olabilir, ancak önemli değil:

Patronunuz size, ekibinizin son projesine ilişkin dokümantasyon raporunun hem acil hem de önemli olan 16: 00'dan kaynaklandığını hatırlatır:

Ayrıca, ekibinizin bir sonraki projenize yönelik bütçe talebinin Cuma gününün sonunda olacağından hatırlatır. Bu önemli, ancak acil değil:

Ofis yöneticisi size geliyor ve kağıt ve mürekkep sarf malzemelerinin azaldığını söylüyor. En kısa sürede bir sipariş vermeniz gerekiyor - ancak bunun kariyer hedefleriniz veya değerlerinizle ilgisi yok:

Yaz başlarında (bu senaryoda) ve ofis yağışlı mevsim ile çok çirkinleşiyor. Herkesin üretkenliği iyi bir nem alma özelliğine sahip, ancak nemi azaltmanın diğer tüm faydalarından söz etmeyiniz ev ürünleri? Doğru. Bir veya iki akıllı alım, evdeki yaşam kalitenizi önemli ölçüde artırabilir. .

Bunu ortaya çıkarmak için not tutuyorsunuz, ama ne acil ne de önemli:

Devam ediyor ve devam ediyor. Toplantılar bitiyor, planlama yapılması gerekiyor, yapmak istediğiniz şeyleri hatırlıyorsunuz, vb. Sonunda, matrisiniz (yani listeler) doldurulacak ve en iyi bölüm, bir ana görev listesinden daha az korkutucu olması:

Başka bir görev için ne zaman uygun olursanız, sadece soldan başlayıp sağa hareket edin. Acil olmayan listelerle kendinizle ilgilenmeden önce, Şimdi ve Delege listelerindeki her şeyi ele almalısınız..

Eğer sen kutu Delege, önce Delege listesini ele alın ve bu görevlerden mümkün olduğunca fazlasını boşaltın. Ardından Şimdi listesine bakın. Şimdi listesini gözden geçirdikten sonra gününüzü başarılı sayın. Şimdi Daha sonra listesinden bir başlangıç ​​yapabilir veya günü erken bitirebilirsiniz..

Eğer sen olamaz Temsilci, Şimdi listesinden başlayın. Şimdi listesini geçerseniz ve daha fazla zamanınız varsa, bir seçeneğiniz vardır: Delege listesine Şimdi listesi olarak bakma, Daha sonra listesinden bir kafa alma veya günü erken sonlandırma. Uygulamada, muhtemelen Delege ve Daha Sonra görevleri arasında geçiş yapmak isteyeceksiniz.

Günün sonunda, Delege listesine gidin ve son başvuru tarihleri ​​geçen tüm işleri yapın. Hala yapabileceklerini sakla. Onları yarın için sakla.

Ertesi günün başında, Sonraki listeye göz atın ve hangi görevlerin şimdi acil olduğuna karar verin. Bunları Şimdi listesine kaydırın. Bu görevleri Delege listesine kaydırmak dışında, Trivial list için de aynısını yapın. Gün boyunca ortaya çıkan yeni görevleri ekleyin. Durulayın ve tekrarlayın.

Yapılacaklar Listeleri Sizin İçin Çalışmıyor

Eisenhower Matrix'i istediğiniz şekilde değiştirebileceğinizi unutmayın. Örneğin, gününüzü yönlendirmek için kullanmak yerine, e-postanızı kendi matrisiyle sıralayabilirsiniz. İşte İhtiyacınız Olacak En Kararlı E-posta Sıralama Çözümü İhtiyacınız Olacak En Kararlı E-posta Sıralama Çözümü İhtiyacınız Olacak En Kararlı E-posta Sıralama Çözümü her zaman e-posta iletilerinizin başındasınız. Gelen kutunuzu yönetmek ve e-posta stresinizi azaltmak için yalnızca dört etikete veya klasöre ihtiyacınız var. . Aciliyet / önem kavramının tamamı iş ve e-posta dışındaki her türlü durumda yararlı olabilir..

Eisenhower Matrix ile birçok insan büyük başarı elde etti. Ancak bu noktaya ulaştıysanız ve yardım edeceğini düşünmüyorsanız, sorun değil. Sizin için uygun olan yöntemi aramaya devam edin. Her şey söylendiğinde ve yapıldığında, En İyi Verimlilik Aracı'nı esas alan tek verimlilik tekniği Aslında Kullandığınız En İyi Verimlilik Aracı Aslında Kullanacağınız Teki Verimliliği kovalayan bir dünyada, her yeni ve parlak verimlilik uygulaması yeni bir şey vaat ediyor. Ancak verimlilik uygulamalarımızı çok sık değiştirdiğimizde bir şey mi kaybederiz? gerçekte kullandığın kişi.

Eisenhower Matrix'i faydalı buluyor musunuz? Değilse, düzenli kalmak için hangi verimlilik tekniklerini kullanıyorsunuz? Aşağıdaki yorumlarda bizimle paylaşın!

Resim Kredisi: Shutterstock.com üzerinden Amy Bull




Henüz no comments

Modern teknoloji hakkında basit ve uygun fiyatlı.
Modern teknoloji dünyasında rehberiniz. Her gün bizi çevreleyen teknolojileri ve araçları nasıl kullanacağınızı ve Internet'te ilginç şeyleri nasıl keşfedeceğinizi öğrenin.