Seyahate Çıkmadan Önce Ofis Dışında Yanıtlayıcı E-posta Nasıl Kurulur

E-postanızı kontrol etmek zorunda olmadığınızı bilerek tatile gitmek istemez miydiniz? Uzaktayken dijital iletişiminize yönelmek için bir asistana güvenemezseniz, bir sonraki “iş dışında” mesajı.

İşte Gmail ile bir otomatik cevaplayıcı nasıl kurulur ve akılda tutulması gerekenler hakkında bazı ipuçları.

Ayrılmadan Önce Yükü Azaltın

Gelen kutunuzu temizlediğinizden emin olun 6 E-postanızı Geri Kazanmanın Yolları 6 E-postanızı Yeniden Kazanmanın Yolları 6 Bir e-posta gelen kutunuz kadar yararlı, yaygın ve sinir bozucu başka bir şey var mı? Sonsuza kadar olmuştur ve onu kullanmaya devam ediyoruz ve kullanmaya devam ettiğimiz sürece, benim gibi insanlar ... ayrılmadan önce açık isteklere cevap verecek. Uzakta kalacağınızı söyleyin. Örneğin, zamanlanmış olan zamanınızın tarihini e-posta imzanıza ekleyebilirsiniz E-posta İmzalarının Gücünden Siz de Yararlanabilirsiniz E-posta İmzalarının Gücünden Siz de Yararlanabilirsiniz Bir imza size bir kişilik hakkında bir şeyler söyler. Tıpkı iki insanın birbirlerine neredeyse hiç yazmadığı gibi, aynı zamanda farklı imzalarlar. Graphology'nin "bilimi" böyle ortaya çıktı. Ancak dijital çağ ve e-posta… seyahatinizden bir veya iki hafta önce. Bu sayede, kişileriniz siz yokken gelen kutunuzu su basma olasılığının düşük.

E-postanızı yönetmek için henüz bir sisteminiz yoksa, şimdi Gelen Kutusu Sıfır Akış Şeması'nı tanıma zamanıdır Bu Gelen Şeması Günlük Gelen Kutusu Sıfırla Bu Akış Şeması İle Günlük Gelen Sıfır Kutusu Bu Akış Şeması İle Günlük Gelen Sıfırla Kişisel Olarak, Gelen Kutusu Sıfırını korumaya çalışıyorum günlük olarak 500'den fazla e-posta almasına rağmen. Bu sıfır okunmamış e-posta adresi - doğru, her sabah bana gönderilen her e-postayı ele alıyorum. Ve güven… . Kısaca, alakalı olmayan e-postaları silin, kendiniz çözemediğiniz görevleri devredin, iki dakikadan daha kısa sürerse görevleri hemen çözün ya da ondan daha uzun sürerse Yapılacaklar listenize ekleyin..

Ayrıca, e-posta bültenlerinden çıkmak istiyorsanız, gelen kutunuzu silersiniz: Bu araçlarla birden fazla bültenden hemen çıkın Gelen kutunuzu silin: Bu araçlarla birden fazla bültenden hemen çıkın bültenlerden çıkmak Gelen kutumuzu dolduran bültenlerin çoğu ilaç satmıyor veya para ödülü vermiyor - uzun süredir giderseniz, abone olduğumuz güvenilir şirketlerden gelen gerçek bültenler….

Email Autoresponder'ınızı Hazırlayın

Planlı tatilinizi ne kadar iyi iletirseniz yapın, insanlar sizinle iletişim kurmaya çalışacaktır. Bir otomatik cevaplayıcı, senin yokluğunu onlara hatırlatacak. Bu stratejiyi takip edin:

• Eklemek acil konular için iletişim bilgileri otomatik yanıtlayıcınıza Bu, güvenilir bir meslektaşınızın e-posta adresi veya acil durumlarda ulaşabileceğiniz bir telefon numarası olabilir..
• Ayarlayın otomatik yanıtlama yalnızca kişi listenizdeki kişiler için. Bu, rastgele kişilerin acil durum numaranızı veya diğer iletişim bilgilerinizi almalarını önler.
• Kurmak önemli e-postalar için ilet. Belirli bir kişiden veya belirli bir konudan birinden haber almayı bekliyorsanız, bu önemli e-postaların hemen yanıt verebilecek bir meslektaşınıza yönlendirildiğinden emin olun..

Gmail Tatil Yanıtlayıcıyı Ayarlayın

Gmail’i bulabilirsiniz. Tatilde Yanıtlayıcı genel ayarlar altında. Gelen kutunuzun sağ üst köşesinde bulunan dişli çarkı tıklayın ve Genel sekmesi. Tarihleri ​​seçin, mesajınızı oluşturun. WYSIWYG (biçimlendirilmiş / zengin metin) veya Düz Metin, ve tatil yanıtlayıcısını açın. Yabancıların veya spam gönderen kişilerin ek iletişim bilgileri almasını engellemek veya e-posta hesabınızın etkin olduğunu öğrenmek için yalnızca Kişilerinizdeki kişilere bir yanıt gönderin. Gmail, bir ilk ve isteğe bağlı olarak ayarlamanıza olanak verir son gun, yani, geri döndüğünde otomatik yanıtlayıcıyı kapatmak için hatırlamak zorunda kalmayacaksın.

Seçili E-postaları Gmail Filtreleri Kullanarak İletme

Tatil sorumlusu - aktifken - size bir e-posta gönderen herkese (kişi listenizde) gönderilen standart bir mesajdır. Yukarıda belirtildiği gibi, bazı e-postalar acil ve kişisel bir cevap gerektirebilir. Gmail’in filtrelerinin girdiği yer.

Gmail’de e-postaları yalnızca onaylanmış e-posta adreslerine iletebileceğinizi unutmayın. E-postaları bir meslektaşınıza iletmek istiyorsanız, onların yardımına ihtiyacınız olacak. Gmail gelen kutunuzun sağ üst köşesinde bulunan dişli çarkı tıklayın, Ayarlar, ve Yönlendirme ve POP / IMAP sekmesi. Tıkla Bir yönlendirme adresi ekleyin düğmesine yönlendirici e-posta adresini girin ve tıklayın. Sonraki onay e-postasını tetiklemek için Meslektaşınız, isteğin nasıl onaylanacağına dair bir kod ve talimatlar alacak. E-postayı size iletirlerse, e-posta adreslerini doğrulamak için onay kodunu kendiniz de girebilirsiniz..

Filtrenizi ayarlamak için, Gmail gelen kutunuzun üzerindeki arama seçeneklerini genişletin. Gönderenin e-posta adresini itibaren alan veya anahtar kelimeler konu veya kelimeleri var alan. Birkaç e-posta adresi ekleyebilir ve arama operatörlerini kullanabilirsiniz Arama Motorlarıyla Eşya Bulmada Daha İyi Olun: Boolean Search Logic Açıklaması Açıklanan Arama Motorlarıyla Eşya Bulmada Daha İyi Olun: Boolean Search Logic Explained Sadece Google'ın yaklaşık 50 saniyede bir sorgulaması yaklaşık 50 saniye sürüyor milyar dizine eklenmiş sayfalar, yalnızca arama sonuçlarının ilk sayfasını taramanızın uzun sürmesini sağlar. Bunun üzerine,… birden fazla anahtar kelime bağlamak için.

Click bu aramayla filtre oluştur sağ alt ve bir sonraki pencerede eyleminizi seçin. Aşağıda gösterilen örnekte bir yönlendirme e-posta adresi seçtim ve iletilen e-postaya bir etiket uyguladım. Aynısını yaparsanız, tatilinizden döndükten sonra etiketlerini temel alarak iletilen e-postaları hızlı bir şekilde tanımlayabilirsiniz..

E-postaları yönlendirmek yerine, özel bir hazır yanıt da oluşturabilirsiniz: Hazır Yanıtlarla Daha Hızlı ve Daha İyi E-posta Hazır Yanıt ile Daha Hızlı ve Daha İyi e-posta Öğle yemeği pişirmek için zamanınız yok mu? Sorun değil, bir kutu kap. Kötü gitmeyecek biraz kamp yemeği ister misin? Sakin ol, biraz konserve yiyecek al. Aynı e-posta yanıtlarını yazmaktan bıktınız mı? Konserve e-postaları dene! Bir düşünün… belirli gönderenler veya konular için. Yaara daha önce tam olarak nasıl çalıştığını açıkladı.

Ayrılmadan Önce Son Hazırlıklar

Dikkatle kurulum sisteminiz başarısız olursa, oldukça hayal kırıklığı yaratır. Dönüşte stresi düşünün. Ayrılmadan önce iş dışı mesajlarınızı ve iletilerinizi test etmeniz önemlidir. Otomatik cevaplayıcıları, filtreleri ve ileticileri test etmek için kendi ikincil e-posta adresinizi ve yapay filtreleri kullanabilirsiniz..

Eşit derecede utanç verici olan şey ise, tatil yanıt verenler evinize döndükten çok sonra aktif kalmalarıdır. Yapılacaklar listeniz veya takviminiz varsa, otomatik yanıtlayıcıyı ve / veya geri dönüşünüzü filtrelemek için bir görev veya zamanlama oluşturun.

İşte Steve Dotto'nun tüm prosedürünün özetini:

Döndüğünde Ne Yapmalı?

Umarım, sisteminiz işe yaradı ve tüm acil e-postalar arkadaş canlısı meslektaşınız tarafından ele alındı. Gelen kutunuzu ele almaya hazır olduğunuzda, aşağıdaki adımları izleyin:

• Tatil yanıtlayıcısını kapatın.
• Tatile özgü filtreleri ve iletimleri devre dışı bırak.
• Gelen Kutusu Sıfır stratejisini kullanarak gelen kutunuza gidin 4 Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırının Elde Edilmesi ve Bakımı İçin Basit Adımlar 4 Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırının Elde Edilmesi ve Bakımı İçin Basit Adımlar.
• Hangi e-postaların iletildiğini veya hazır bir yanıt aldığını görmek için Gönderilmiş klasörünüzü veya kullandığınız bir etiketi kontrol edin..
• Acil e-postaları işleyen meslektaşlarınızla iletişim kurun ve onlardan sizi hızlandırmalarını isteyin..
• Gerektiğinde takip edin.
• Gerekirse haber bültenlerine tekrar abone olun.

Bu, Diğer E-posta İstemcilerinde Yapılabilir mi??

Kesinlikle. Thunderbird'de otomatik yanıt filtreleri ayarlayabilirsiniz Otomatik Yanıtlar ve Zamanlanmış E-postalar için Mozilla Thunderbird Nasıl Kurulur Otomatik Yanıtlar ve Zamanlanan E-postalar için Mozilla Thunderbird Nasıl Kurulur E-posta ezilmeyi hissediyorsa, otomatik ayarlama cevaplar ve planlanmış e-postalar. İşte, platformlar arası, ücretsiz ve açık kaynaklı masaüstü e-posta istemcisi Mozilla Thunderbird'de bunun nasıl yapılacağı. , daha önce ele aldığımız. Outlook ayrıca ofis dışı bildirimleri ayarlamanıza olanak tanır.

Başka bir e-posta istemcisi kullanıyor musunuz veya e-posta otomatik yanıtlayıcılarla ilgili daha fazla ipucunuz mu var? Lütfen konuşun ve sorularınızı veya yorumlarınızı bizimle paylaşın!

Image Credit: Flickr yoluyla hyperdashery tarafından Gelen Kutusu Sıfır