Gmail’i Yönetmek İçin Bu 5 İpuçları ile Gelen Kutunuzdaki Kontrolü Yeniden Kazanın

Bugünlerde herkes biliyor, hayatta kalmak ya da işlerinizi e-posta olmadan yönetmek oldukça zor. Aslında, çoğu insanın yönetmesi gereken iki veya üç e-posta adresi vardır, bu nedenle e-posta yönetimini iyi bir şekilde ele almadan, bu meşgul gelen kutusu oldukça hızlı bir şekilde kontrolden çıkabilir.

Biliyorum, kendine soruyorsun, gerçekten ihtiyacımız var mı? bir diğeri e-posta yönetimi hakkında makale? Demek istediğim, sadece 2012'de, Tina'nın Gmail'de e-postayla yoğun projeleri yönetme hakkındaki makalesi gibi, Gmail'in İçinde E-postayla Yoğun Projeleri Yönetin ve İşbirliği Yapın Gmail İçinde E-posta ile Yoğun Projelerin Yönetin ve İşbirliği Yapın Streak [Chrome] Streak, Chrome için güçlü bir Gmail proje yönetimi eklentisidir. Müşteri desteği veya etkinlik planlama gibi pek çok farklı proje türünün şablonları ile birlikte gelir. Streak'te projelere boru hatları denir. Yapabilirsiniz… ve onun birden fazla hesabı alma ve yönetme e-postası Gmail'de Birden Çok E-posta Hesabı Nasıl İçe Aktarılır ve Yönetilir Gmail'de Birden Çok E-posta Hesabı Nasıl İçe Aktarılır ve Yönetilir Gmail'de tüm e-postalarınızı yönetmek ister misiniz? Gmail hesabınıza nasıl birden fazla e-posta ekleyebileceğinizi ve kolaylıkla yönetebileceğinizi buradan bulabilirsiniz. . Yaara, Gmail’in yeni Oluşturma özelliğini Çok Fazla Tıklattı mı? Gmail’in Yeni Oluşturduğu Çok Fazla Tıklama ile Zaman Kazanmak İçin Bu İpuçları Gmail’in Yeni Bileşimi ile Zaman Kazanmak İçin Bu İpuçları’nı İzleyin MakeUseOf’da yaptığımız son ankette,% 75’inizden fazlasının zaten Gmail’in yeni bileşimini kullandığını gördük. Anketin yorumlarını okuyarak da, birçoğunuz…., Aaron, e-postanızın nasıl öne çıkmasını sağladığını, E-posta İletinizin Nasıl Dikkate Alındığını Gelen Bir Gelen Kutusunda Nasıl Öne Çıkacağını Ele Aldım Dağınık Bir Gelen Kutusu Hiç daha önce yalnızca birkaç gün sonra cevaplanması veya daha da unutulması önemli olduğunu düşündüğün bir e-posta gönderdin mi? Verilmiş, bazen kontrolünüz dışında, ama yapabileceğiniz şeyler var… birinde başka var darmadağın e-posta kutusu ve kısa süre önce Yaara konserve yanıtlarını kapsıyor E-posta ile Daha Hızlı ve Daha İyi Konserve Tepkileriyle E-postayla Gönderin Sorun değil, bir kutu kap. Kötü gitmeyecek biraz kamp yemeği ister misin? Sakin ol, biraz konserve yiyecek al. Aynı e-posta yanıtlarını yazmaktan bıktınız mı? Konserve e-postaları dene! Düşün… Henüz bitmedi mi?

Gerçek şu ki, insanların sahip oldukları en yaygın sorunlardan biri, tüm gayretlerine rağmen, e-postaları tutmak için oluşturdukları tüm havalı eklentilere ve yaratıcı klasörlere rağmen, gelen kutunun kaçınılmaz olarak tekrar dağınık kalması..

Bunun nedeni, gelen kutunuzu ne kadar organize etmeye çalışırsanız çalışın, sistemi manuel olarak tutarsanız - içeri girmek ve zaman zaman gelen kutunuzu yönetmek için zaman ayırmayı unutmayın. asla olma.

Bunun yerine, Gmail'in içindeki ve dışındaki en iyi araçları kullanarak, gelen kutunuzun organizasyonunu tamamen otomatikleştirmek en iyisidir. Bu makalede, Gmail gelen kutunuzu otomatikleştirmek için şu anda yapabileceğiniz beş şeyi göstereceğim, böylece bu önemli e-postaları bulmak için dağınıklığı kazmaya çalışmaktan asla endişelenmenize gerek kalmayacak.

Gmail Gelen Kutusunu Yönetmek için 5 İpucu

Bu şekilde kontrolünü kaybetmek zorunda değilsin. Gelen kutunuzu güzel ve düzenli klasörler halinde düzenlemek için harcadığınız her şey, tüm bu şeylerin değiştiği bir ay içerisinde boşa harcanmak zorunda değildir ve yeni klasör sisteminiz mantıklı gelmez.

Gmail’in en güzel yanı, Gmail’in sizin için tüm zor işleri yapması için kullanabileceğiniz bazı mükemmel otomasyon araçları olmasıdır..

Organizasyonu Otomatikleştirmek için Filtreleri ve Etiketleri Kullan

Bu, MUO'da bir çok yazarın sık sık vaaz verdiği bir şey. Aslında, Craig, Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek için Gmail Filtreleri 5 Gmail Filtrelerini, Gelen Kutunuzu Önceliklendirmek ve Düzenlemek için 5 Gmail Filtreleri, gelen kutusunun benimki kadar düzenli olması için hangi kişilerin cephaneliğine sahip olması gerekir? İlk beş filtrenizi oluşturmaya başlamanıza yardımcı olmak için buradayım, ya da… 2011'de oldukça iyi bir şekilde geri döndüm, ancak yalnızca bir kez filtrelemenin ve sıralamanın ötesinde, gelen kutunuza her yeni e-posta aldığınızda filtreleri uygulamak çok önemlidir. mevcut etiketlerinden biriyle otomatik olarak sağlanmadı.

Biraz geriye gidelim. Diyelim ki e-posta kutunuz benimkine benziyor. Karışık bir önemsiz e-posta karışıklığı, yıllar önce yarattığım birkaç eski etiket ve baştan sona dağılmış önemli e-postalar. Gelen kutumun 10.000'den fazla e-postaya ulaştığına dikkat edin. Çılgın değil mi??

Öyleyse, Gmail’e her gün Gelen Kutusu’na gelen e-postalarla ne yapılacağını söyleyerek işi yapmaya başlayalım. Ele alacağım bu adımları izleyerek, Gelen Kutusu'ndaki e-posta sayınızın bir seferde birkaç yüz e-posta bırakmaya başladığını fark edeceksiniz..

İlk olarak, Gelen Kutunuzda etiketi olmayan bir e-posta gördüğünüzde, onunla ne yapmak istediğinizi anlayın. Bir müşteriden gelen e-postalar siz var zamanında yanıt vermek için? Vaktiniz olduğunda okumak isteyeceğiniz ilginç hikayelere sahip bir Google uyarısı mı? Her mesaj için geçerli bir etiket adı oluşturun..

Yeni etiketinizi oluşturduktan sonra, o e-postayı açın ve seçmek için sağdaki açılır listeyi kullanın. “Bunun gibi mesajları filtrele“. Bu, otomatik olarak yeni bir tane dahaki sefere geldiğinde gelen e-postayı belirleyen ve genellikle gönderenin e-postasını kullanarak gerekli olan kuralı otomatik olarak oluşturur.

Durumunuzda anlamlı olacak ilave kuralları belirleyebilirsiniz. Gönderen e-postasının ötesinde, yalnızca belirli gönderenlerden gelen belirli e-postaların - belirli konu satırlarına sahip olan veya belirli kelimeleri içeren e-postalara sahip olanlar gibi, o etiketle uygulandığından emin olabilirsiniz..

Her filtre için, Gmail hesabınıza, gelen e-postayı otomatik olarak nasıl düzenleyeceğinizi veya yöneteceğinizi söylemeniz gerekir. Bu durumda, bu e-posta adresinin belirli bir müşteriden geldiğini ve bu e-postaların çok önemli olduğunu biliyorum, bu nedenle Gmail’in bu e-postaları günlük olarak yanıtlayabileceğim bir etiketi otomatik olarak uygulayacağım. ne kadar karmakarışık aslında Gelen Kutumda.

Bunun nedeni, Gmail hesabınızın sol tarafındaki etiketi tıklamanız ve yalnızca bu e-postaları görmenizdir. Önemsiz posta yığınında kaybolmuş önemli e-posta ve düşük öncelikli uyarı yok.

Daha da iyisi, sadece bir etiket uygulamanın ötesinde, Gmail’e bunları her zaman önemli olarak işaretlemelerini söyleyin (böylece sarı bayrak yanlarında görünür) ve kontrol etmeyi unutmayın “Ayrıca filtre uygula” Böylece, Gelen Kutunuzu dolduran yüzlerce e-posta adresi tek bir tıklamayla anında organize olur.

Uzun süredir önemsiz posta alıyorsanız ve bunlardan aboneliğinizi iptal etmeyi unuttuysanız, gelen kutunuzu tamamen işe yaramaz hale getiren yüzlerce hatta binlerce e-postanız olabilir. Bunlarla karşılaştığınızda, bir filtre uygulayın ve yeni bir filtre oluşturmak yerine, sadece arama düğmesine dokunun..

Bu, gelen kutunuzdaki tüm e-postaları o göndericiden listeler. Şimdi hepsini seçebilir ve hepsini toplu olarak silebilirsiniz. Şişen gelen kutunuzu hızla sıfıra doğru daha hızlı ve daha hızlı daraltın izleyin.

Bilgilendirilmiş E-postaları Gelen Kutunuzdan Uzak Tutun

Gelen Kutumda çok yaygın olan şeylerden biri, belirli arama terimleri için Google Uyarıları veya Google Analytics veya Google Adsense’den gelen haftalık veri raporları gibi, kaydolduğum birçok sistemden gelen gelen uyarılar veya durum güncellemeleridir. Bunları gerçekten açıp her zaman okumak zorunda değilsiniz, ancak bu bilgileri uzakta saklamak istiyorsunuz..

Bunların gelen kutunuzu karıştırmasını önlemek için, bir filtre oluşturun ve “Gelen Kutusu'nu atla”, ve bir etiket uyguladığınızdan emin olun, böylece bu e-postaları gelecek bir tarihte onlara zaman ayıracağınız zaman çabucak bulabileceksiniz..

Şimdiye kadar, gelen kutunuzu zaten harika bir şekilde yönetilebilen e-posta sayısına sahip olmalısınız - belki sıfır!

Ancak, bu gelen kutusunu otomatik hale getirmedik. Gerçek şu ki, önemli bilgileri kendi başınıza yapmak zorunda kalmadan otomatik olarak sıralamak ve dosyalamak için yapabileceğiniz daha birçok şey var..

Dosya Eklerini Otomatik Olarak

Aaron önce Attachments.me ile iletişime geçti. Gmail Gelen Kutusu Eklerinizi Eklentilerle Serbest Bırakın. Gmail Gelen Kutusu Eklentilerinizi Eklentilerle Serbest Bırakın. Patronunuzdan, aile üyenizden, arkadaşınızdan veya içinde bir ek bulunan başka bir bağlantıdan bir e-posta aldınız, sonra kaydettiniz. ek e-postaya erişmek istediğin için bu e-posta adresi? Muhtemelen… geçen yıl geri döndü ve bence Gmail kutunuzun boyutunu kontrol altında tutmanız kesinlikle en akıllı yöntem..

Sizin için çalışan kişilerden düzenli raporlar veya veriler alırsanız, size bu raporları gönderirken (muhtemelen sistemlerini de otomatikleştirdikleri için) her zaman aynı konuyu kullanma olasılıkları iyidir. Attachments.me hizmetini Gmail hesabınıza bağlayabilirsiniz, böylece bu ekleri en sevdiğiniz bulut depolama hesabına (Dropbox, Box, Google Drive veya SkyDrive gibi) otomatik olarak indirebilir.

Hizmete kaydolduktan sonra, ekli bir e-posta açtığınızda Gmail hesabınızın sağ tarafında görünür. Sadece tıklayabilirsiniz “Bulutunuza gönder” bu eki en sevdiğiniz çevrimiçi saklama kutunuza göndermek için, bilgisayarınıza indirmek için zaman harcamak zorunda kalmadan.

Bu zaman kazandırır, ancak daha fazla zaman kazanmak istiyorsanız, işlemi otomatikleştirin! Gmail ekranınızın üstünde bir ataş simgesi göreceksiniz. Tıklayın ve seçin “Otomatik Dosyalama Kuralları“.

Şimdi bu noktaya kadar uyguladığınız Gmail filtresine benzer bir şey oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir istemciden haftalık Adsense raporları alırım, bu nedenle Adsense_Files DropBox hesabımda ve burada, bu istemciden konu satırı olan Adsense’den e-postaları aramak için bir kural belirledim.

Şimdi, Attachement.me bu kurallara uyan bir e-posta gördüğünde, dosyayı otomatik olarak Cloud depolama hesabınıza yükler. Bu, tek bir şey yapmanız gerekmediği anlamına gelir - çevrimiçi depolama hesabınızdaki o klasöre giderken daima en son dosyalara sahip olacağınızdan emin olabilirsiniz..

Bu, temel olarak Gmail hesabınızı, bilgileri alan ve sizin için tüm bilgileri sıralayan otomatik bir asistana dönüştürür. Kişisel bir sekretere sahip olmak gibi bir şey, ancak fayda sağlamak zorunda değilsiniz..

Gelen E-postaları Görev Olarak Dosyalayın

Google’ın yapabileceği en güzel şeylerden biri, Gmail’e otomatik olarak bir Google Görevi oluşturan bir filtre ekleme yeteneği eklemek olabilir. Maalesef, bu özellik henüz mevcut değil, ancak en azından Gmail hesabınızın gelen e-postaları el ile listenize eklemeniz gereken görevler olarak sıralamasını sağlayabilirsiniz..

Örneğin, TopSecretWriters'daki okuyuculardan zaman zaman yanıtlamam gereken e-postaları ve iletişim e-postalarını alıyorum. Onları aldığımda her zaman cevap verecek vaktim yok, ancak daha sonra cevaplamak istiyorum.

Bunu yapmak için, sadece bu makalenin başında gösterilen e-postalar için bir filtre oluşturdum ve sonra bunun için yeni bir etiket oluşturdum ve bu etiketi oluşturduğum bir ana etiketin altına yerleştirdim. “TASKS_TO_ADD“.

Bu yaklaşımı kullanmak, Gmail hesabınızın, gezinti çubuğunuzdaki etiketin altında, kendisiyle ilişkili görevler olacağını bildiğiniz gelen e-posta türlerini otomatik olarak dosyalamasını sağlar..

Günlük olarak veya istediğiniz zaman, bu klasörlere gidebilir, e-postalara göz atabilir ve e-postanın sizin tarafınızdan başka bir işlem yapabileceğini düşünüyorsanız, sadece “Daha” gmail hesabınızın üstündeki açılır menüyü kaybettikten sonra “Görevlere ekle“.

Bu otomatik olarak o e-postayı bir “görev” Google Görevler hesabınızda.

Yine, e-postayı otomatik olarak arşivler ve Gelen Kutunuzdan kaldırırsanız, bu tür e-postaların gelen kutunuzu karıştırması gerekmez; “yapmak” e-posta hesabınızdaki öğeler.

Grunt Çalışması için Hazır Cevapları Kullan

İş yükünüzü azaltmak için Gmail otomasyonunun nasıl kullanılacağına dair son ipucu, otomatik hazır yanıtlardır.

Benim durumumda, Top Secret Writers iletişim formumdan her e-posta aldığımda Gmail'in hazır bir yanıt göndermesini istiyorum. Sadece bu e-postalar için bir filtre oluşturun ve “Hazır Yanıt Gönder“.

Tabii ki, kullanmak için önceden hazırlanmış bir yanıt oluşturmuş olmanız gerekecek, ancak bunu Yaara'nın son zamanlarda E-posta ile Daha Hızlı ve Daha İyi Yanıtlanmış E-postalarla Daha İyi E-posta ile Daha Hızlı ve Daha İyi Yapılmış Yanıtla öğle yemeği yemek için zamanın yok mu? Sorun değil, bir kutu kap. Kötü gitmeyecek biraz kamp yemeği ister misin? Sakin ol, biraz konserve yiyecek al. Aynı e-posta yanıtlarını yazmaktan bıktınız mı? Konserve e-postaları dene! Düşünün ... .

Bu otomasyonun tümünü Gmail hesabınıza kurduğunuzda, Gelen Kutunuzu etkin bir şekilde yönetme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Gelen kutunuz üzerinde kontrolünü yeniden kazanmanın, her gün çok fazla zaman harcayabilecek tüm görevleri otomatikleştirmekten daha iyi bir yolu yoktur..

Gmail gelen kutunuzu kontrol altına almak için herhangi bir başka serin Gmail otomasyon püf noktası biliyor musunuz? Püf noktalarını ve püf noktalarını aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaş.

Resim Kredisi: Shutterstock ile Robot Çalışanı