Birden Çok Projeyi Planlamak ve Yönetmek için Fool Proof Sistemi

Hem işte hem de evde birden fazla projeye sahip olmak, kabinlerinizin duvarlarında yetişen bir küf gibidir. Nereye düştüğünüzde endişe uyandıran ve dehşete düşüren bir küf, nerede olduğunuzu ve yapılması gerekenleri takip ederek kaybedersiniz. Neyse ki, bu küfü temizlemek, bu projeleri güvenilir şekilde yönlendirmek ve bu şekilde tutmak için nispeten basit bir sistem var..

Tam Ufuk Planlamasına Girin

Bu sistem denir “Tam Ufuk Planlama” (FHP), Matematik Profesörü ve verimlilik adaleti Cal Newport tarafından gösterilen ve gösterilen bir terimdir. FHP, büyük oranda beceriksiz yapılacaklar listenizi alan bir iş akışı sistemidir. 4 Yoksayılması Gereken Popüler Verimlilik İpuçları 4 Yoksayılması Gereken Popüler Verimlilik İpuçları Bize satılan verimlilik fikirlerinden bazıları bazen temelsiz ve çoğu zaman yanlış. Bunun tersine, mümkün olduğu kadar doğru olabileceğini göstererek, bu üretkenlik mitlerinden birkaçını azaltalım. ve onu hem daha yönetilebilir hem de zamanınıza daha saygılı bir şeye dönüştürür. Ayrıca, garantili, günlük dikkat dağıtıcı olanlar söz konusu olduğunda, mükemmel bir şekilde kırılmaz..

Newport iş akışı sisteminden bahsettiğinde bunları bir “ne yaptığınızı ve ne zaman yaptığınızı organize etmek için kullanılan alışkanlıklar ve araçlar. Ve [o] 'etkili' dediğinde, [o] ürettiğiniz değere atıfta bulunur”.

Bu tanımdan, FHP’nin olduğu gibi terfi ettirilmediği açık. tüm sistemleri yönetecek sistem. Kendi işiniz için uygun olmayabilir, ancak kesinlikle dikkate değer. Kısacası, David Allen'ın diğer sistemlerine benzeyen bir alternatif. İşleri Yapın 2015'i Düzenleyin: İşleri Yapın Martial Art'ı Öğrenin [İzlenecek Şeyler] İşleri Yapın: Marttı Sanatını Öğrenin [İzlenecek Şeyler] Başarılı, abartılıların neden her zaman havalı göründüğünü merak ettiniz mi kafa? , monotasking Yaptığınız Şeyleri Alın: 10 Verimliliğinizi Artıracak İlham Verici Videolar Yapan Şeyleri Alın: 10 Verimliliğinizi Artıracak İlham Verici Videolar YouTube'daki her video kanalından geçmek yerine, yükü hafifleteceğimizi ve bir kaç seçenekli klip önereceğimizi düşündük Verimliliğinizi nasıl artıracağınızı söyleyin. ve zaman engelleme Zaman Engelleme - Daha İyi Odaklanma İçin Gizli Silah Zaman Engelleme - Daha İyi Odaklanma İçin Gizli Silah Çalışma günlerinizi organize etmek için daha verimli bir yol mu arıyorsunuz? Zaman Engellemeyi Deneyin. Bu zaman yönetimi taktiği, dikkat dağıtıcı, erteleme ve verimsiz çoklu görev modunu uzaktayken takip etmenize yardımcı olabilir. . Tam Ufuk Planlama hem topaklaşma hem de bu fikirlerin parçalarını söküp çıkarmadır. Newport’un açıklamasında paragraf yapmama izin ver.

• Ortasındaki her proje ya kategorize edilmeli uykuda, veya aktif.
• Hareketsiz projeler yoldan çekilmeli, ancak düzenli olarak gözden geçirilmelidir..
• Bir projeye terfi edildiğinde aktif statüsü, bu projenin nasıl tamamlanacağına ilişkin ayrıntılı bir plan hazırlanmalıdır.

Planlamaya gelince aktif Projeler, soyutlamalarla uğraşmamalısın, ama “doğrudan zamanın kaba fizikselliği ile”. Bunun anlamı:

“Aylık düzeyde, proje üzerinde hangi haftalarda çalışacağımı biliyorum ve yalnızca o haftalara ulaştığımda hangi günlerde çalışacağımı planlıyorum ve yalnızca belirli günlere ulaştığımda hangilerinin olduğunu anlayabiliyorum tüketecek saatler.”

Bu yaklaşım, daha etkin bir şekilde planlamanızı ve zamanınızdan daha fazla yararlanmanızı sağlamak için fazla ödeyeceğinizin çok daha düşük olmasını sağlar.

Çok fazla insan tam olarak hangi görevleri yerine getireceğini, belirli günlerde, hatta aylar öncesinden planlıyor. Bu gerçek hayata yer bırakmaz. Sadece birkaç hasta günü veya ek bir görevde, tüm sistem bakımsız kalabilir.

Bir örnek sırayla olduğunu düşünüyorum. Ben Trello'nun ekran görüntülerini kullanacağım (yazıyı oku Trello - İyi Bir Evden Benzersiz, Basit ve Güçlü Bir Proje Yönetim Sistemi Trello - İyi Bir Evden Benzersiz, Basit ve Güçlü Bir Proje Yönetim Sistemi Joel Spolsky ismi bir şey ifade ediyor mu? Eğer öyleyse, bu yazıyı okumak isteyeceksiniz, çünkü Spolsky'nin en yeni ve en büyük projesini sergiliyor. Ve olmasa bile, bilmelisiniz ki…) bu iş akışı sistemini nasıl bir örgüt içinde düzenleyebileceğinizi göstermek için… platform.

Trello Tahtasını Kur

Bu hiçbir şekilde Trello'yu bu sistem için kurmanın tek yolu değil, ama benim için çalışıyor. Dördü ayarla “listeleri”.

1. Tüm aktif ve hareketsiz projelerin listesi.
2. Gelecek ay ele almanız gerekenlerin ve belirli şeylerin tamamlanması gereken haftaların bir listesi (buna henüz bir bilgi eklemeyin).
3. Bu hafta yapmanız gerekenler ve hangi günlerde yapılması gerekenlerin bir listesi.
4. Bugün tamamlanması gereken görevlerin listesi.

Tüm projelerinizi “proje” listesi olanları işaretleyin aktif renkli “etiket”. Ayrıca, öne çıkmaları için bu projeleri büyük harflerle kullanıyorum..

Projeye Genel Bakış Yaz

Daha sonra, aktif projelerinizden bir tanesine tıklayın ve ne yapmanız gerektiğine, geniş, pratik anlamda ve kabaca ne zaman yapmanız gerektiğine dair ayrıntılı bir yorum yazın. Bu örnekte, her projenin birkaç ay sürdüğünü varsayıyorum. Bu, size neyin ihtiyaç duyduğunu gerçekten kavramanızı sağlar ve görevleri en iyi şekilde nasıl yapılandırabileceğinizi anlamaya başlayabilirsiniz. Bunu aktif projelerinizin her biri için yapın.

Not: Bu ilk ayrıntı düzeyidir. Bu görevlere belirli haftalar, günler veya saatler atamanız gerekmez, henüz.

Bu Ayı Planlayın (Ayda Bir)

Bunu her ayın başında yapmayı hedeflemelisiniz. Etkin projelerinizin her biri için az önce yazdığınız yorumlara göre, neyin sonunda nelerin tamamlanması gerektiğini görmeniz gerekir. bu ay.

Bu dönüm noktalarının her birini ayrı olarak yerleştirin. “fayans” Bu listede ve bunları ilgili renge göre etiketleyin (ilgili görevle aynı renkte), böylece bu görevin hangi projeyle uğraştığını kolayca görebilirsiniz. Şimdi bu ay boyunca hangi haftalarda bu bireysel kilometre taşları üzerinde çalışacağınıza karar verin..

Bu ay birkaç hafta boyunca üzerinde çalışacaksanız, görevi çoğaltmaktan veya alt görevlere ayırmaktan çekinmeyin.

Şimdi, her ayın başında, her birinin sonunda yapmanız gereken işleri kabaca biliyorsunuz. hafta. Bu dönüm noktalarından herhangi birini karşılayamazsanız, genel projeyi son teslim tarihine kadar tamamlayabilmeniz için işleri bir parça dolaştırın.

Bu haftayı planlayın (haftada bir kez)

Pazartesi sabahı ilk iş, ilgili haftayı kontrol edin. “Bu ay” önümüzdeki birkaç gün içinde ne yapmamız gerektiğini görmek için listeyi kullanın..

Bu görevlerin her birini “Bu hafta” listele ve hangisine karar ver günler bu eşyalara zaman ayıracaksınız.

Yine, görevleri alt görevlere bölmeniz veya çoğaltmanız gerekirse, devam edin. Örneğin, geçen haftanın sonunda, Çarşamba gününe katılmak üzere bir eğitim kursuna katıldığınızı öğrendiyseniz, şimdi programınızı bu şekilde kolayca yapılandırabilirsiniz..

Bugün Planlayın (Günde Bir Kez)

Her günün başında, içindeki görevlere göre 10-15 dakikalık bir planlama yapın. Bu hafta Bu dönüm noktalarına çarptığınızdan emin olmak için zamanınızı nasıl harcayacağınızı. Bu nedenle, yine ilgili öğeleri Bu hafta listeye Bugün liste.

Tanecikliğin bu aşamasında, işler hızla değişebilir, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun ve bu dikkat dağıtıcılara dayanarak planınızı değiştirmeye hazır olun. Ancak kasıtlı olarak belirli bir zaman dilimini bir kenara koyarak ve öz disiplinin programa mümkün olduğunca bağlı kalmasını sağlayarak, tamamlanması gerekenleri tamamlama ihtimaliniz çok daha yüksektir..

Yukarıdaki örnekte, toplantılar, çağrılar ve e-postalara yanıt vermek dahil tüm çalışma gününün planlandığını görebilirsiniz. Kilit görev iki ayrı zaman dilimine bölünmüştür.

Her günün sonunda, Bugün liste. Her haftanın sonunda Bu hafta liste. Ve her ayın sonunda, Bu ay Listenizi ekleyin ve projelerinizi gözden geçirerek tekrar başlayın..

Bunu Alışkanlık Yapmak

Umarım görebileceğiniz gibi, bu göreceli olarak karmaşık projeleri takip edenler için geliştirilmiş bir sistemdir. Önceden ayarlanmış bir rutine kendilerini kilitlemeden ve haftalar, hatta aylarca önceden belirlenmiş bir zaman çizelgesi oluşturmadan bir dizi son tarihle karşılaşması gereken insanlar içindir..

Bu rutini birkaç hafta boyunca halledince, bunun sizin için olup olmadığını hızlı bir şekilde öğreneceksiniz. Bu sistemi sevdiyseniz, o zaman çerçevesi sistemi yukarıda belirtildiği şekilde düzenlemeniz için yeterli olmalıdır, bu nedenle özel gereksinimleriniz için verimli çalışır. Ancak o zaman bir alışkanlık olarak batacaktır.

Diğer kurulumlar

Fiziksel Defterler

Trello kullanmaktan hoşlanmıyorsanız veya bu sistemi başka bir ayarda kullanmayı tercih ediyorsanız, birkaç seçenek vardır. Newport'un kendisi bir seçim kullanır defterler. Fiziksel kalem ve kağıdın kullanılması gerçekten daha fazla katkıda bulunabilir 6 Neden Kağıt Hala Katil Verimlilik Uygulamanız Olabilir 6 Basit Nedenler Kağıt Neden Katil Verimlilik Uygulamanız Olmayabilir ve derhal kovulmamalı. İkna olmadınız mı? Kağıdın hala ilgili olmasının altı nedeni. üretkenliğinizi düşündüğünüzden daha fazla. Her not defteri farklı bir ayrıntı düzeyi sunar: ay, hafta, gün, böylece gerektiğinde ve ne zaman gerektiğinde programlarındaki değişiklikleri hızlı bir şekilde karalayabilir..

Evernote ve OneNote

Başka bir alternatif ise Evernote veya Bir not. Bunu, Newport'un fiziksel dizüstü bilgisayarlarda kullandığı gibi ayarlayabilirsin. Yeni bir not defteri ayarlama OneNote, OneNote'un Şimdikiden Daha Çok Özelliğe Sahip Gerçekten Ücretsizdir Şimdiye dek Evernote'tan Daha Çok Özelliğe Sahip Şimdiye dek Gerçekten Ücretsizdir Microsoft kısa bir süre önce OneNote'un hiç olmadığı kadar özgür olacağını açıkladı. Size özellikler ve işlevsellik açısından ne anlama geldiğini gösterelim. ihtiyacınız olan her ayrıntı düzeyi için (aşağıya bakınız). Ardından, bunları güncel tutmak için yukarıdakilere benzer adımları izleyin. Bu yaklaşımla ilgili tek sorunum, farklı notebooklar arasında çokça ileri geri tıklamak olduğu için, bu nedenle bilgilerin çoğunun bir bakışta görülebildiği ve kolayca taşınabileceği Trello'yu tercih ediyorum..

Excel

Excel tür bir insansanız, potansiyel çözümlerden biri Trello'da kurduğumuz düzeni yeniden oluşturmaktır. Bu işe yarar, ancak görevleri yerine getirmek ve sıralarını değiştirmek zorlaşır, hücrelerin hareket etmesi Excel'de Metin İşlemleriyle Zaman Kazanmak Excel'de Metin İşlemleriyle Zaman Kazanmak Excel'de sayılarla sihir yapabilir ve karakterleri eşit derecede iyi idare edebilir. Bu kılavuz, elektronik sayfalardaki metnin nasıl analiz edileceğini, dönüştürüleceğini, değiştirileceğini ve düzenleneceğini gösterir. Bu temel bilgiler, karmaşık dönüşümler yapmanızı sağlayacaktır. , sadece sürükleyip bırakmak yerine. Bir sayfada daha az bilgi edinmek isterseniz, için her zaman yeni sekmeler ayarlayabilirsiniz. Projeler, Bu Ay, Bu Hafta, ve Bugün.

FHP Sizin İçin Çalışabilir mi??

Tam Ufuk Planlama, gerçekten tahmin edemediğiniz veya kontrol edemediğiniz programları taahhüt etmek zorunda kalmadan birden fazla projeyi yönetebileceğiniz anlamına gelen bir iş akışı sistemidir..

Bundan şüphe yok ki “Sistem, son tarihten son teslim tarihine kadar gizlenmekten ziyade, zihinsel enerjiden daha fazla yatırım gerektirir ve kesinlikle her türlü iş için işe yaramaz”. Ancak, Newport'un akademi, blog ve yazarlıktaki kayda değer üretkenliğine önemli bir katkı sağladı, aynı zamanda saat 19: 00'da tükenmeden nadiren çalışmasını sağlarken Programlama Tükenmişliği: Kayıp Motivasyonunuzu Nasıl Geri Kazanırsınız? Bu kod satırları fiziksel ve duygusal olarak boşalabilir. Geri almak için tek ihtiyacınız, motivasyonun yeniden kazanılabileceğinin farkındalığı.. .

Bunun faydalanabileceğiniz bir iş akışı sistemi olduğunu düşünüyor musunuz? Kendi kariyerine nasıl adapte etmen gerekiyor? Yoksa daha etkili çalışan bir sistem var mı? 3-Strike Sistemi: Yapılacaklar Listenizi Önceliklerini Nasıl Belirlersin? 3-Strike Sistemi: Yapılacaklar Listenizi Önceliklerini Nasıl Yaparsınız? Sorun sizin üretkenliğiniz olmayabilir, sadece öncelikleriniz olabilir. Yapılacaklar listesine öncelik vermeyi ve işleri halletmeyi öğrenelim. senin için?

Image Credit: Piotr Marcinski tarafından Shutterstock üzerinden bitkin iş kadını, Flickr üzerinden Bark ile 40 + 235