Michael Fisher
0 
5300
1529
Hiç iş yerinde bir toplantı isteği aldınız ve basitçe başınızı kaşıdınız mı? Toplantının tam olarak neyle ilgili olduğunu, neyin tartışılacağını ve hatta neden davet edildiğinizi merak ediyorsunuz. Bir ipucunu umarak diğer davetlilere bakıyorsunuz ama yine de ipucunuz yok.
Bazıları, eğer belirsiz bir toplantı davetiyesi alırsanız, reddetmeniz gerektiğini söylüyor. Şimdi, buna katılıp katılmayacağınız, koordinatörseniz, baş kaşıyıcıların şaşkınlıktan ötürü düşmeleri riskine değer mi??
Biraz tahmin edilmiş ve doğru araçlarla, toplantı hedefinizin açık ve verimli toplantılardan muaf olduğundan emin olabilir misiniz? Bu 8 Kuralı Patronunuza Verimsiz Toplantılardan Bıktınız mı? Bu 8 Kuralı Patronunuza Gönderin Bir toplantı iyi organize edilmişse, verimliliği, amaç duygusunu ve moral düzeyini artıramaması için hiçbir neden yoktur. İşte etkili toplantılar için izlenecek bazı kurallar. ve belirsiz bir toplantı isteği nedeniyle katılımcıların azalan riskini azaltmak.
5 W ile Önceden Planlayın
Başarıyla toplantı isteği göndermeden önce, kimin, neyin, ne zaman, nerede ve neden kullandığını düşünün.
1. Kimi Davet Etmeli?
Çoğu zaman, insanlar çok fazla katılımcı veya yalnızca yanlış olanları içeren toplantı davetiyeleri gönderir. Bu soruları cevaplamak için vaktinizi önceden yapın:
- Kim meli davet edilmek?
- Kim gerekli tartışmaya?
- Kim vardır amaç için gereken bilgi?
Sadece willy-nilly herkesi davet etmeyin, Toplantılar Hakkında Gerçekler - Ve Çirkin Toplantılar Hakkında Gerçekler - Ve Çirkin Toplantı, verimli olmalı, değil mi? departmanda çünkü emin değilsin.
2. Toplantının Ne Olduğu
Planlamanızın en önemli kısmı bu. Toplantının tam olarak neyle ilgili olduğunu, hedefin ne olduğunu ve beklenen sonucun ne olacağını düşünün. Toplantının amacını kendiniz belirleyemiyorsanız, o zaman erken olabilir..
3. Toplantının Ne Zaman Gerçekleşeceği
Küçük bir ofis ortamında çalışıyorsanız, bu önemli bir parça gibi görünmeyebilir. Ancak daha büyük şirketler veya daha büyük toplantılar için bu önemlidir. Uzaktaki katılımcılarınız var mı, farklı bir saat diliminde mi ikamet ediyorlar ve diğerleriyle aynı saatlerde çalışıyorlar mı??
Herkes için ulaşılabilir bir zaman seçtiğinizden emin olun 10 Akıllı Google Takvim İpuçları ile Aşırı Zamanlama Stresinden Kaçının 10 Akıllı Google Takvim İpuçları ile Zaman Aşaması Stresinden Kaçının Bir takvimi kullanarak stres atmanın sırrı basittir: İhtiyacınız olmayan şeyleri kesin, sevdiğiniz şeylere zaman ayırın ve her şeyin düzenli olmasını sağlayın. Bu on ipucunu kullan. .
4. Toplantının Yapılacağı Yer
Bu, site dışı katılımcılarınız varsa toplantınızı planlarken de anahtardır. Konferans görüşmesi gerekli olacak mı? Bir web toplantısının bir sonraki Çevrimiçi Toplantınız için GoToMeeting İpuçları GoToMeeting bir sonraki Çevrimiçi Toplantınız için GoToMeeting İpuçları GoToMeeting, çevrimiçi toplantılarınızı başarılı bir şekilde yapmanıza yardımcı olabilir. Üç katılımcıya kadar ücretsiz. Kayıtlı toplantıları nasıl ayarlayacağınızı, katılacağınızı ve hazırlayacağınızı gösteriyoruz. planlanmalı mı Ya da sadece yerinde bir konferans salonu ayırmanız mı gerekiyor? Katılmayı beklediğiniz kişileri ağırlamayı düşündüğünüzden emin olun.
5. Toplantı Neden Gerekli?
Bu ne sorusu kadar önemlidir. Niye ya toplantı gerekli midir? Amaç, bir oda dolusu insan olmadan çözülebilir mi? Küçük bir araştırma cevap verebilir mi? Toplantıyı bu noktada yapacak kadar bilginiz var mı??
Unutmayın, toplantılar katılan herkesin görevlerinden uzaklaşır. Yapmak istediğiniz en son şey, katılımcılarınızın zamanını boşa harcayarak zamanınızı boşa harcamayı bırakın ve Android için MinutesPad ile verimli toplantılar yapmaya başlayın Kayıp zamanını boşa harcayın ve Android için MinutesPad ile verimli toplantılar yapmaya başlayın, zaman kaybını azaltan kötü bir rap yaşarlar. Öyle olması gerekmez: Verimli bir toplantı için umut olabileceği ortaya çıktı. .
Toplantı Gündemi Oluşturun
Şimdi beş K'yi cevapladığına göre, toplantı davetiyesinde ve gündeminde çalışmak için bunları kullan. Ve evet, bir toplantı gündemi hemen hemen her zaman çeşitli nedenlerle gereklidir.
Bir toplantı gündemi, katılımcılara şunları sağlar:
- Toplantının amacını ve amacını bilin.
- Tartışma noktalarına bakın ve kendi bölümleri için önceden planlama yapabilir veya soru hazırlayabilirsiniz..
- Toplantı sonunda neyin beklendiğini veya toplantının neyi çözmesi gerektiğini inceleyin.
- Toplantı boyunca devam edin ve yolda kalın.
Bir Şablonla Başlayın
Gündemi oluşturmanın en iyi yolu bir şablonla başlamaktır. Bu sadece zaman kazandırmakla kalmaz aynı zamanda detaylar için ihtiyacınız olan taslağı da içerir. İşte toplantı gündem şablonları için yalnızca birkaç seçenek. 15 Microsoft Word için Ücretsiz Toplantı Gündemi Şablonları 15 Microsoft Word için Ücretsiz Toplantı Gündemi Şablonları Microsoft Word için bu ücretsiz toplantı gündemi şablonları, her türlü toplantı için harika bir başlangıç yapmanızı sağlar. Microsoft Word'e göz atabilirsiniz. Her toplantı türü veya büyüklüğü için yeterince esnektir.
Bu gündem şablonu mükemmel, çünkü iyi biçimlendirilmiş bir toplantı tutanağı şablonu içeriyor. Bir indirme ile her ikisini de elde edersiniz. Güzel bir masa düzeni ile herkes, hedefi, katılımcı listesini ve konuların gündemini açıkça görebilir. Bir başka yararlı bölüm, katılımcıların toplantıya ne getirmesi gerektiğini gösterir ki bu genellikle unutulmuş bir parçadır..
Bu bir sonraki gündem şablonu da iyi bir seçenek. Diğeri gibi, amacı, gündem konularını ve önceki eylem öğelerini kolayca görebilirsiniz. Ancak, toplantı sırasında not alabileceğiniz yeni eylem öğeleri için alanlar ve notlar için bir yer de içerir.
İşte buna göz atmak için bir şablon daha temiz ve net. Gösterildiği gibi, okunması kolay bölümleri olan temel bir tablo formatına sahiptir. Ayrıca, katılımcıların toplantıya ne getirmesi gerektiği için alan sunar.
Etkili Bir Gündem Nasıl Hazırlanır?
Toplantı gündemi şablonuna karar verdikten sonra, onu etkin bir şekilde tamamlamak önemlidir. Açık ve net olun ve yorumlamaya açık bir şey bırakmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Katılımcı bölümü en basit parçadır, ancak diğerleri iyi iletilmelidir..
Toplantı Amacı
Bu, toplantı için basit bir iki cümle (en fazla) hedefi olmalıdır. Bu gelen Ne Yukarıdan kendinize soracağınız bir soru. Örneğin, toplantınızın yeni web sitesi için üç kullanıcı arayüzü düzeni seçeneğini gözden geçirmek olduğunu söyleyin.
Hedefiniz tam olarak bunu belirtmeli ve böyle bir şey değil “yeni web sitesi hakkında konuş”. İkincisi belirsiz, tartışmak için web sitesinin bir kısmını belirlemiyor ve genellikle belirsiz.
Toplantı Gündemi Konuları
Burada tartışmayı düşündüğünüz her bölümü listeleyeceksiniz. Yine, bir konuya değinmesi beklenenlerin hazırlayabileceği şekilde açık olması gerekir..
Yukarıdaki örneği kullanarak, web geliştiricisi Bill'in artıları, eksileri ve üç düzen seçeneğini sağlaması bekleniyorsa, bunu söyleyin. Basitçe belirtmeyin: düzenler hakkında konuşun. Bill tam olarak ne konuşmak istediğini biliyor mu? Eğer onu söylersen,.
Getirilecek Öğeler
Katılımcılarınızın bilgi, malzeme, resim veya herhangi bir şey sağlamasını beklerseniz, bu bölümü kullanın. Bunu kabul etmeyin, çünkü bir katılımcı umut ettiğiniz şeyi sağlayacağını gösterir..
Bill ile olan örneğimize göre, mükemmel olan gündem konusundaki açıklığınız vardı. Ancak, her düzen için artılar ve eksiler listesini ve bu düzenlerin resimlerini beraberinde getirmesini sağlamak için, onu gündemin uygun bölümüne ekleyin..
Önceden Zamanında Öğeler Sağlayın
Mümkünse, gündeminizi gönderirken toplantı isteğine ekleyin. Bu, toplantı zamanı geldiğinde katılımcılarınızın kullanışlı olmasını sağlar ve tam olarak ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlar. Son dakika toplantısı yaparsanız bu daha da önemlidir.
Resim Kredisi: Shutterstock Üzerinden Thinglass
Toplantı talebini önceden gönderirseniz, gündemde beklemeyi tercih edebilirsiniz. Devam eden bir çalışma olabilir veya bunun için daha fazla ayrıntı bekliyor olabilirsiniz. Bu durumda, toplantı hedefini, konuların kısa bir özetini ve isteği getirecek ön maddeleri eklediğinizden emin olun..
Ardından, resmi gündemin gönderileceğini belirtin X toplantıdan en az üç gün önce olması gereken tarih. Mümkünse, gündemin kopyalarını yazdırmak da akıllıca bir fikirdir. Microsoft Office Belgelerini Doğru Basma Nasıl Microsoft Office Belgelerini Doğru Basma Nasıl Belge tam olarak istediğiniz şekilde yazdırmak imkansız görünüyor mu? Yardımcı olabiliriz! Tüm yazdırma seçeneklerinizi gösteririz ve mükemmel yazdırılan belgeler için doğru ayarları seçmenize yardımcı oluruz. ve onları toplantıya getirin. Her zaman kendilerini unutan bir katılımcı görünüyor..
Toplantı Tutanağını Yakalamaya hazırlanın
Şimdiye kadar bu planı takip ettiyseniz, toplantınız zaten harika bir başlangıç yaptı. Ama önceden yapman gereken bir şey daha var. Toplantı tutanağını yakalamak için hazırlanın.
Burada yine şablon kullanmak idealdir. Bu Microsoft Word şablonu seçeneklerini yazdırabilirsiniz Profesyoneller için En İyi 12 Toplantı Tutanağı Şablonu Profesyoneller için En İyi 12 Toplantı Tutanağı Şablonu Toplantı formatının tutanakları temel unsurları yakalar. MOM biçimini hızlı bir şekilde uygulamak için bu toplantı dakika şablonlarından birini kullanın. eğer varsa, onları dijital cihazınızda el ile yazmayı veya kullanmayı tercih ediyorsanız.
Microsoft Word'ün içinde bulabileceğiniz bu şablon, müthiş bir seçenektir, çünkü her gündemdeki konuya genişler. Her öğe için tartışma konularına, sonuçlara, eylem maddelerine, sorumlu taraflara ve her bir konuya özel son tarihlere ilişkin notlar ekleyebilirsiniz..
Tartışma noktalarını ayrıntılı olmayan bir toplantı tutanağı şablonu tercih ederseniz, bu sağlam bir seçenektir. Gerçekten tartışılan gündem maddelerini kim tarafından ve ne kadar süreyle listeleyebilirsiniz. Daha sonra alınan kararları ve sorumlu taraflarla ve son tarihlerle yeni eylem maddelerini not edebilirsiniz..
İyi not al
Hepimiz bir toplantı sırasında not almak için bir yol var. Fakat eğer koordinatör iseniz, kesinlikle güçlü notlar almalısınız. Daha sonra bakmak ve ne yazdığını veya ne anlama geldiğini merak etmek için bir not yazmaktan daha kötü bir şey yoktur..
Image Credit: Shutterstock üzerinden basın sorumlusu
Toplantı sırasında mümkün olduğunca yakalayın ve sonra ertelemeden önce gözden geçirin. Neyin tartışıldığını, neyin karar verildiğini ve en önemlisi yeni eylem maddelerini gözden geçirmelisin. Kısaca, sizin için olduğu kadar sizin için de gözden geçirme olarak katılımcılarınızla yüksek sesle konuşun. Bir şey eksik veya yanlışsa, herkes odadan çıkmadan önce bunu bulmak en iyisidir.
İleriye Git ve Tanış
Etkin bir toplantınızın olmasını sağlamak için kesin veya olumlu bir yol olmasa da, Toplantıları İzlemekte ve Faydalı Tutmak İçin 3 Ücretsiz Şablonlar Toplantıları İzlemekte ve Faydalı Tutmak için 3 Ücretsiz Şablonlar Toplantılarınızı iyi yapılandırılmış bir şablonla daha iyi yapın. Burada, toplantılarınızı etkili bir sonuç için hazırlamanız, kaydetmeniz ve özetlemeniz için size ücretsiz toplantı şablonları gösteriyoruz. , bu plan size yol gösterebilir. Kendini hazırlamak için elinden geleni yap. ve Katılımcılarınız vaktinden çok önce.
Bir toplantı planlamak için ne gibi ipuçlarınız var? Yardımcı olan koordinatör olarak yaptığınız bir şey var mı? Aşağıdaki yorumlardaki önerilerinizi bize bildirin.!