Google Hangouts ile Etkin Toplantılar Planlama ve Düzenlemeyle İlgili İpuçları

Günümüzün İnternet teknolojisi ile çevrimiçi toplantılar yapmak, özellikle önceden planlıyorsanız ve zaman kazandıran araçlardan yararlanıyorsanız, hem verimli hem de düşük maliyetli olabilir. Son birkaç aydır Google Hangouts'u kullanarak çevrimiçi toplantılara katıldım.

Sınırlamaları olmasına rağmen, ses ve video platformunun kullanımı oldukça kolaydır ve toplantı düzenlemek için kullanışlı ekstra özellikler içerir..

Google Hangouts Hazırlığı

Toplantı katılımcılarını Google Hangouts ile birlikte kullanmanın en iyi yolu, Hangouts eklentisini indirmeleri ve yüklemeleri için nasıl yapılır talimatları göndermektir. Katılımcıların ayarlamak için zamanları olduğundan emin olmak için toplantıdan birkaç gün önce bunu yapın.

Katılımcılara katılmak için bir kamera ve mikrofona ihtiyaçları olacaklarını bildirin. Bir mikrofon, hatta bir çift iPhone kulaklık olsa bile, ses çıkışını ses girişinden ayırır, böylece sesleri yankılanmadan sohbete geri çeker.

Ardından, toplantı için bir gündemle geliştirin. Gündem yapımı hakkında bir makale yazılabilir. Ancak, gündem oluşturma ile ilgili önemli bir konu, gündem maddelerinin listelenmesine ek olarak, ayrıca her madde için kısa bir açıklama veya amaç vermelisiniz. Örneğin, öğe ise “şirket potluck” veya “sosyal ağ,” sizin veya diğer üyelerin o maddeyle ne yapmak istediğini belirtin.

Görüşür müsün niye ya Bir sosyal ağ kurman gerekiyor veya istiyor musun? gözden geçirmek sosyal ağ için bir plan var mı? Ya da belki amaç rapor ve değerlendirmek sosyal ağlarla ilgili veriler. Her bir öğe için bir amaç sunmak, her bir maddenin ne kadar zamana ihtiyacı olduğunu ve bunları tartışmak için hangi kaynakların gerekli olduğuna karar vermeye yardımcı olacaktır.

Toplantı yapılmadan en az 30 dakika önce Hangout'a bir davetiye gönderin. Bu, katılımcılara kameralarını ve mikrofonlarını ayarlamaları için zaman verecektir. Maalesef, Hangouts'ta her toplantı yaptığınızda davet göndermek zorundasınız. Davetiyeler, e-posta yoluyla veya Hangouts sayfanızdan yapılabilir ve bir Hangout'a aynı anda yalnızca 9 kişi katılabilir. Ayrıca, toplantıları zamanında başlatıp sonlandırmayı deneyin.

Toplantı Uygulamaları

Hangouts alanında, katılımcıların bilmesi gereken ilk araçlardan biri, sayfanın en solundaki Sohbet özelliğidir. Yazılı sohbetler, beyin fırtınası yapmak, bağlantıları paylaşmak ve diğer yazılı bilgileri göndermek için yararlı olabilir..

Sohbet kutusu hızlı ve kolaydır, ancak Google Hangouts, Hangouts'un menü çubuğundaki Google Dokümanlar ile de entegredir. Herhangi bir katılımcı Hangouts'ta bir belge başlatabilir, ancak belge menü çubuğunda Google Dokümanlar'ı seçinceye kadar diğer katılımcılar tarafından görülmez..

Elbette toplantıları daha verimli hale getirmek için başka etkili bir yol olan bu aracı kullanarak mevcut belgeleri paylaşabilirsiniz. Örneğin, bir gündem maddesi bir basın bülteninin tartışılması ve gözden geçirilmesi çağrısında bulunursa, toplantı sırasında bu belge çıkarılabilir ve işbirliği yapılabilir.

Ekran Paylaşımı uygulaması başka bir kullanışlı araçtır. Bir katılımcı Ekran Paylaşımı düğmesini tıklayabilir ve açık bir pencereyi veya tüm ekranı masaüstünde paylaşmayı seçebilir. Ekran paylaşımı video kameranın yerini alacak ve masaüstünüzde ne olduğunu gösterecektir. Kameraya geri dönmek için Ekran Paylaş düğmesinin seçimini kaldırmanız yeterli.

Dakika alarak

Düzenli toplantıları bir grup, organizasyon veya işletme olarak düzenliyorsanız, toplantılarınızın görevleri, ödevleri ve tartışma özetlerini incelemesi için muhtemelen birkaç dakika ayırmak isteyeceksiniz. Bunu yapmak için birkaç araç var. Yararlı bir tanesi Google Dokümanlar'da sadece bir dakika şablonu oluşturmaktır.

Ancak, Google Hangouts’ta yazdığınızda, katılımcılar ses kulaklıkları kullanıyor olsanız bile klavyenizdeki yazıyı duyarlar. Bu yüzden, kim yazıyorsa ve dakikalar alıyorsa, muhtemelen yazarken mikrofonunu kapatması gerekecektir..

Ancak MinuteTaker adlı bir iPad uygulamasını kullanmayı tercih ediyorum (7,99 $.) Dakikaları almak ve yönetmek için çok kullanışlıdır ve iPad'de yerleşik klavyeyi kullanırken arka plan gürültüsü olmaz.

MinuteTaker'ı kullandığımda, toplantıdan hemen sonra dakikaları tamamlayabilir ve e-postayla gönderebilirim. Uygulamanın en büyük dezavantajı sadece dakikaları PDF formatında paylaşabilmenizdir; ancak içeriği kopyalayıp normal bir metin dosyasına yapıştırabilirsiniz. Online uygulama, minutes.io Tutanakları Çalıştırın: Bir Toplantı Sırasında Etkili Notlar Nasıl Alınır Tutanakları Çalıştırın: Bir Toplantıda Etkili Notların Nasıl Alınması Birkaç insanın mükemmelleşmiş olduğu bir beceri; mükemmel toplantı tutanakları. Olayların kaydedilmesi, sizi daha da fazla sıkıntıdan kurtarır. İşte toplantıda etkili dakikalar geçirme şekliniz. , aynı zamanda dakika almak için başka bir araçtır.

Toplantılar hiçbir zaman mükemmel değildir, ancak iyi planlama ve doğru araçlarla daha verimli ve daha az zaman alabilir.

Google Hangouts hakkında daha önce yazmıştık. Aşağıdaki önceki makalelerden bazılarına göz atın:

Arkadaşlarla Buluşmak İçin Google+ Hangouts'u Kullanma Arkadaşlarla Buluşmak İçin Google+ Hangout'ları Kullanma Arkadaşlarla Buluşmak İçin Google+ Hangout'ları Kullanma Arkadaşlarla Buluşmak İçin Google+ Hangout'ları Kullanma Google Hangouts, Google+'nun önemli bir özelliğidir. Hangouts'u zaten kullanmıyorsan, kaçırıyorsun! Belki de Google + 'ya henüz katılmadınız. Bir Google hesabınız varsa, katılın ...
5 Sebep Google Hangouts, Video Sohbetleri İçin Skype'tan Daha Serin 5 Sebep Google Hangouts, Video Sohbetleri İçin Skype'tan Soğuk - 5 Sebep Google Hangouts, Video Sohbetleri İçin Skype'tan Soğuk Daha önce birçok kez olduğu gibi, Google sadeliği ve kullanım kolaylığını koruyarak harika bir hale getirirken iyi bir fikri inanılmaz derecede yararlı bir şeye dönüştürdü. Bunda…

Toplantı yapmak için Google Hangouts kullanıyorsanız bize bildirin. Avantaj ve dezavantajları neler buldunuz?