Görev İş Listesinden Çıkmanın 10 Yolu

Hepimiz oradaydık. Kolunuzun uzunluğuna uzanan yarı yazılı yapılacaklar listesi. Sürekli bildirimler dikkatimizi çekti. Hiç bitmeyen görevler listesinde boğulma hissi - yapılandırılmayı bekleyen bir bilgisayardan, oynanmamış bir oyuna, korkunç derecede meşgul gelen bir kutuya. Biriktirdiğimiz şeyden korkuyoruz, kalmak için burada. Ama burada Hangi Bu çıkmazdan kurtulmak için 10 ipucu.

Zihin Görevlerinizi Boşaltın

Bir zihin dökümü amacı ulaşmaktır yok etme. Boş bir sayfa. Daha az stres ve daha fazla üretkenlik ile devam etmenize netlik kazandıran temiz bir başlangıç ​​tahtası. Kısacası, olası bir Word belgesine, bir kâğıt parçasına veya not defterinin ağır bir yığınına aktararak bu zihinsel birikimi kaldırmak için biraz zaman ayırın (bir veya iki saat yeterli olmalıdır). Uyarılırsanız, görev sayısı genellikle oldukça iç karartıcı olacaktır. Bunu birkaç ay önce yaptım ve liste 200'den fazla maddeden ibaretti..

Bu görevleri aklınızdan çıkarmadan önce, beyninizden uyanma (ve uyku) hayatınıza stres ekleyen günlük / saat / dakika dakika dakika hatırlatmaları alırsınız..”Bu akşam çimleri kesmeliyim!”. “Steve'e geçen hafta arayacağıma söz verdim”. “Hala o lambayı tamir etmedim”. “Bu e-posta birikimini temizlemem gerekiyor”. Doğal olarak, bu çok yorucu ve sizi konsantre olmanız gereken şeylerden uzaklaştırıyor. Yani, aklınızı boşaltın ve ne kadar küçük olursa olsun yapmanız gereken her şeyi yazın. Buradan, zihninizin arkasında sürekli nagging sesini duymak yerine örgütlemeye başlayabilir ve nihayet işleri halletmek için başlayabilirsiniz.!

Yapılacaklar Listenizi Düzenleyin

Bunun sahte olduğu varsayımı altında zihin boşaltma ve yazma listeleri savunan biri değilim. “üretken” kendi içinde, ancak yararlı bir şekilde düzenlenmiş kapsamlı bir yapılacaklar listesi alarak sana, Genelde, bu öğeler arasında çekiç çekmeye başlayacak bir konumda olursunuz. uzak onlara sadece kör olmaktan daha etkili bir yol.

Yapılacaklar listesini düzenlemek için gelince, doğru bir yolu yok, ancak çok sayıda seçenek var. Hangisinin sizin için en iyi olduğuna karar vermek size kalmış. Listenizi kişisel, iş, sosyal vb. Bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz. Bu listelerin her biri farklı şekillerde düzenlenebilir. Bunlardan bazıları:

bağlam
Yapılacak işlerinizi, nerede ve ne zaman yapılması gerektiğine göre sınıflandırın. Örneğin, “Çevrimdışı” İnternete bağlanamadığınızda öğeler yapılabilir. “boş” TV izlemek yerine, evdeyken öğeler yapılabilir. “kasaba” bankaya gitmek, çeşitli mağazalardan eşya almak / iade etmek gibi işler olabilir. “İş” eşyalar doğal olarak işte yapılır..

Bu listelerin her birini, Trello veya Apple Hatırlatıcıları gibi kategorize etmenizi ve istediğiniz yere erişmenizi sağlayan bir hatırlatıcı / liste uygulamasına kaydedin. Yani işten eve geldiğinizde, sadece kontrol edebilirsiniz “boş” İşyerinde hala yapılması gereken çok sayıda görev hatırlatılmadan çalışabileceğiniz bir şey olup olmadığını görmek için bir liste yapın..

Vadesi
Yapılacaklar listenizi en eski öğelerden en son en yeni öğelere kadar düzenleyin, böylece en kısa sürede kaçırılan son teslim tarihlerini yakalayabilirsiniz. Bazı öğelerin belirli bir son tarihi olmayabilir, ancak bunları 'bugün', 'yarın', 'yaklaşan' veya 'bir gün' şeklinde etiketlemek için Any.do gibi bir uygulama kullanabilirsiniz.

öncelik
Bazı öğelerin diğerlerinden daha yüksek önceliği olacaktır. Bu nedenle, önce en yüksek önceliğe sahip olmak sizin için en iyi çözüm olabilir. Görevleri bölerek “Acil”, “Biraz Acil”, ve “Sigara Acil” Listeler ilk önce hangi görevin üstesinden gelileceğini seçmenize yardımcı olacaktır (yani en zor, en önemli görev).

Birkaç yüksek öncelikli öğe tamamlandıktan ve listenizden geçtikçe, biriktirme hakkında çok daha az stresli hissetmeniz gerekir..

Motivasyon
Listelerinizi, yaptığınız belirli görevlere sahip olacak şekilde düzenleyin. bilmek enerji dolu veya dolu olduğunda başa çıkabilirsin. Ofiste zorlu bir günün ardından ya da şehirde geçireceğiniz yoğun bir geceden sonra kendinizi uyuşuk hissettiğinizde ele almanız gereken görevler için başka bir listeye sahip olun. Genellikle insanlar kendilerini yorgun hissettiğinde, ne pahasına olursa olsun işten kaçınabilirler, ancak çok fazla zihinsel enerji tüketmeden tamamlanabilecek bazı işler olduğunu biliyorsanız, Netflix'e geri dönmek yerine, daha fazla işe yarama ihtimaliniz vardır..

Bu listeleri daima güncel tutmayı unutmayın. Yeni bir görev ortaya çıktığında, en kısa zamanda doğru etikete / listeye ekleyin, böylece bir kez daha zihinsel birikim oluşturmazsınız.

Toplu İşlem Benzer Görevler

Bir görevden tamamen farklı bir göreve geçmek çok zor. Hatta bazıları çoklu görev yapmanın verimliliğinizi% 40 azaltabileceğini söylüyor. Yani, sürekli boşuna bir görevden diğerine geçmek yerine boşuna “meşgul” olduğu gibi aynı şey “üretken”, hepsini tek bir dokunuştan çıkarmak için benzer görevleri bir araya getirmeyi deneyin.

Örneğin, gün boyunca değil, belirli bir zaman dilimi boyunca makaleleri / blogları okuyun. Makaleleri daha sonra okumak üzere kaydetmek için Instapaper gibi araçları ve en sevdiğiniz blogları uygun bir zamanda takip etmek için Digg Reader'ı kullanın (örneğin, gidip gelirken). Görevlerinizi bu şekilde düzenleyerek (yukarıda açıklandığı gibi bağlamda), 'bölgeye' girebilir ve aynı anda benzer görevleri başarabilir ve bir dizi yapılacak işi hızlı bir şekilde kaşıma konusunda ultra tatmin edici bir his yaratabilirsiniz. aynı zamanda.

Benzer bir çizgi boyunca, almak “Tam zamanında” yerine öğrenme “Her ihtimale karşı” zaman kazanmak için şimdi. Bu, yalnızca okumak üzere Evernote Web Clipper gibi araçları kullanarak faydalı makalelerin kaydedilmesi anlamına gelir. onlara ihtiyacın olduğunda onları okumak yerine her ihtimale karşı gelecekte bilgiye ihtiyacınız olacak.

Distraksiyonları Kaldır

Görev listenizde odaklanırken, olabildiğince çok dikkat dağıtıcıyı kaldırın. Ailene birkaç saat boyunca seni rahatsız etmemesini söyle. Telefonunuzu kapatın. Bu mümkün değilse, en azından sessiz moda çevirin veya İnternet bağlantısını kesin. Birçok görev sizin tam dikkatinizi gerektirecektir. Bir Basex çalışmasına göre, kesintiler ABD'deki işletmelere yıllık 588 milyar dolara mal oldu ve kendinizi bu dikkat dağıtıcılara açarsanız ne kadar zaman harcadığınıza işaret ediyor.

İki Dakika Kuralına Uyun

Yapılacaklar listenizi tam önünüzde tuttuğunuzda veya gelen kutunuzdan geçtiğinizde, 2 dakikalık kurallara uymaya çalışın. Basitçe söylemek gerekirse, sadece 2 dakika veya daha az sürecekse, şimdi yap. Sakın kapatma Ayrı bir listeye yerleştirmeyin. Şimdi yap. 150'den fazla okunmamış e-posta gelen kutusundan geçerken, bu mesajlardan kaç tanesinin iki dakika veya daha kısa sürede ele alınacağına şaşıracaksınız. Bunu fark ettiğinizde, Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırını Almak ve Bakımını Yapmak İçin Gelen Kutusu Sıfır 4 Basit Adımlara ulaşmak Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırını Almak ve Korumak için Basit Adımlar çok daha az göz korkutucu hale geliyor.

2 dakikalık kural, daha büyük bir görevle başa çıkmak için sizi doğru zihin çerçevesine sokmanız için de şaşırtıcı. Yazmak için zor bir raporunuz varsa, kendinizi sadece harcamaya ikna edin 2 dakika raporda. Sık sık bu iki dakikadan oluşturacağınız atalet, sizi 30, 90, 120 dakika veya daha uzun bir süre boyunca sürdürmeniz için yeterli olacaktır. Belirli bir oyunda bir seviyeye hakim olmaya çalışıyorsanız, sadece iki dakika deneyin. Karar vermek için zor bir kararınız varsa, bir kalem ve kağıt alın ve sadece 2 dakika boyunca beyin fırtınası yapın. Kendinize verilen bu iki dakikalık söz, sizi, yapılacaklar listesine oturmuş olabilecek öğeler üzerinde çalışmanıza ve ilerlemenize yardımcı olmak için genellikle yeterlidir. ay.

E-posta İflas Beyanı

Başlıca baş ağrılarınızdan biri, sürekli olarak ağzına kadar dolu ve hiç rahatlama belirtisi göstermeyen, sürekli taşan bir gelen kutusu ise, iki seçeneğiniz vardır. Öncelikle, Unroll.me gibi bir servisi kullanarak e-posta aboneliklerinizi temizleyin. Gelen kutunuza her gün gelen gereksiz e-posta sayısını azaltmak için, ömür boyu süren bülten abonelikleri arasında kolayca gezinebilir veya dakikalar içinde abonelikten çıkabilirsiniz veya bir 'roll' (toplu, günlük e-posta) ekleyebilirsiniz..

Bu yeterli değilse, e-posta iflasını ilan etme zamanı gelebilir. Michael Hyatt diyor ki:

E-posta iflasının zamanı geldiğini biliyorsunuz:

• Gelen kutunuzda beş yüzden fazla okunmamış e-posta mesajınız var..
• Meslektaşlarınız, cevap verme eksikliğinizden şikayet ediyor.
• Geçen hafta birinden bir kereden fazla söz etmişsin., “Size gönderdiğim e-postayı aldınız mı? Senden haber alamadım.”
• E-postaları düşündüğünüzde kendinizi endişeli veya bunalmış hissedersiniz.

Buradan, okunmamış her bir e-postayı (Mac'te? -A veya PC'de Ctrl-A) seçerek aşırı seçeneğe gidebilir veya Michael Hyatt'ın yaklaşımını kullanmayı seçebilir ve e-postalarınızı ada göre sıralayabilir, cevaplayabilirsiniz. birkaç önemli e-postaya, ancak 15-30 dakika sonra yanıtlamayı bırak, her şeyi seç ve arşivle herşey. Her. Tek. E-posta.

Buradaki nokta, eğer bir şey gerçekten önemliyse, onunla ilgili başka bir hatırlatma e-postası alacaksınız. Değilse, kendinize bir çok zaman kazandırdınız. Tamamen boş bir gelen kutusu görünümünün keyfini çıkarın. Bu nadir bir manzara. Şu andan itibaren, bu e-postaları takip etmeyi ve e-posta listesinin bir daha bu kadar aşırı uzunluklara ulaşmasına asla izin vermeyin!

Doğal Ritimlerinize Uyun

En zorlu projelerimizde kendimizi motive, enerjik ve hazır hissettiğimiz üretken saatlere sahibiz. Ayrıca hiçbir şey hissetmediğimiz ama akılsız televizyonun yapabileceği saatlerimiz var. Öğrenerek ne zaman Bu saatler hayatlarımızda meydana gelir, yapılacaklar listemizi çevrelerinde düzenleyebiliriz, böylece yapılması gerekenlerin yapılmasını sağlarız..

Bir miktar geçmiş için vücudumuz çeşitli Circadian ve Ultradian ritimlerle çalışıyor. Sirkadiyen ritimler genellikle yaklaşık 24 saat sürer (yani, gün ışığına ve geceye cevap verir). Ultradian ritimler çok daha kısa, genellikle 90-120 dakikalık beyin dalgası döngüleri.

Vücudunuzun ritimlerini öğrenerek, doğal halinizden yararlanabilirsiniz. “inişler ve çıkışlar”. Örneğin, doğal bir uyanıklığın size geldiğini düşündüğünüzde, muhtemelen ultra ritminizin başlangıcıdır. Bundan yararlanın, fakat saate dikkat edin. 90 dakika kadar bir süre dolduğunda ve daha fazla uykulu hissetmeye başladığınızda, bir mola verin. Bu süre zarfında ertelemek ve hata yapmak en muhtemeldir. Bu konuda size yardımcı olmak için, bu Pomodoro uygulamalarından bazılarını deneyin Bu Pomodoro Tekniği ile Kesinmiş Kesip Uygulamalar ve Yazılımlar Bu Pomodoro Tekniği ile Kesinle Kesilmiş Başlayanlar Uygulamalar ve Yazılım Erteleme, dünyanın her köşesinde öğrencileri ve çalışanları etkileyen amatörleri ve profesyonelleri etkiliyor. Bir yazar olarak, günlük olarak erteleme sıkıntısı çekiyorum. Bazı insanlar… size ne zaman kısa molalar alacağını ve ne zaman uzun molalar vereceğini hatırlatmak için.

Ernest Rossi bu konuda şöyle diyor:

Temel fikir şudur: Her yarım saatte bir ya da öylesine dinlenmeye ara vermeniz gerekir - Ultradian Stres Sendromu'na giderken iyi durumda değilseniz: yorulursunuz ve zihinsel odağınızı kaybedersiniz, hata yap, sinirlen ve kaza yap - Mola verme ihtiyacını görmezden gelirsen, hastalanıncaya kadar daha fazla stres yaşayabilirsin.

Kısacası, vücudunuzun döngülerine dikkat edin ve kendinizi çok fazla zorlamayın. Sadece birkaç gün yerine, birkaç haftadan daha uzun süren bir görev biriktirmenin üstesinden gelmek en iyisidir, çünkü bu durum sizi yanmış ve bitkin bırakabilir, böylece kurtarmaya çalışırken bir başka biriktirme işine yol açabilir.

Kanban İş Akışı İçin Trello Kullanın

Şahsen ben Aşk Görev yönetimi için Trello, özellikle Kanban iş akışı için platform kullanıyor. Trello, her biri kart içeren panoları kurabileceğiniz ücretsiz bir sistemdir. Bu kartların her biri yapılacaklar listenizdeki bir öğedir. Bunu bir Kanban sistemi (Toyota ile oldukça popüler olan) olarak ayarlamak için, sadece (soldan sağa) etiketli üç dikey liste ile başlayın., “birikim”, “Süreçte”, ve “Tamamlanan” (Tabii ki, doğru sırayla, daha fazla ekleyebilirsiniz “Ölçek”, “gözden geçirmek”, duruma bağlı olarak). Kanban Trello iş akışının daha ayrıntılı bir açıklamasını buradan okuyabilirsiniz, ancak temel amaç, her bir öğeyi soldan (backlog) sağa (tamamlandı) taşımaya çalışmaktır. Bir öğe en doğru akıma ulaştığında, bunun tamamlandığını biliyorsunuzdur ve bu öğeyi arşivleyebilirsiniz.

Bu yaklaşım yalnızca neyin üzerinde çalışması gerektiğini, şu anda neyin üzerinde çalıştığını ve nelerin yapıldığını görmenize yardımcı olmaz, aynı zamanda “Oyun oynamak” görev biriktirmenizin bir parçası ve sizi bu şekilde motive eder “birikim” liste küçülür ve küçülür. Ayrıca bu yaklaşımı, tanıdığınız herkesle iletişim halinde olmanıza yardımcı olmak için de kullanabilirsiniz..

Daha Kolay Karar Vermek İçin Karar Ağaçlarını Kullanın

Sık sık harcayabiliriz yol kararları ile çok uzun. Karar Ağaçları, bu süreci daha kolay ve daha verimli hale getirmek için kullanılabilir, böylece karar verme sürecinden hızlı bir şekilde geçebilir ve daha önemli şeylerle başa çıkabilirsiniz. Bu videoyu ilginç bir tanıtım için izleyin:

Kamu Sorumluluğu

Hedefi açıklamak suretiyle Motivasyon Nasıl Öldürülüyor Vampir Emmek ve Bitirmek Ne Başlıyor Motivasyon Nasıl Öldürülüyor? Vampir Emmek ve Bitirmek Ne Başlatıyorsunuz? Evet, hepimiz onlara sahibiz. Hikaye her zaman aynıdır. Bir fikirle başlıyoruz ama asla göremiyoruz. Kırılgan engelleri kırın ve bu ipuçlarıyla sebat edin. söylemek, “6'ya kadar Inbox Zero'a git”, veya “En önemli 2 görevimi saat 2'de tamamla”, başarılı olman çok daha olası. Bir arkadaşınıza mesaj atmak, bir Facebook yayını yayınlamak, tweet atmak veya başka kullanıcıların günlük alışkanlık kazanmanız için size yardımcı olabileceği Lift gibi bir uygulamayı kullanıp kullanmamanız, ek hesap verebilirlik seviyesi sizi başarıya motive edecektir.

İş Listenizi Yönetilebilir Nasıl Tutunur?

Bekletme belgenizi kontrol altına almayı başardıktan sonra, bu şekilde tutmaya dikkat edin. Birkaç işaretçi (yukarıdaki önerileri sürdürmekten başka):

• Yapılacaklar listelerini güncel tutun. Onlara güvenebildiğinizden emin olun, böylece elinizdeki işleri halletmek için zihniniz açık olacaktır.
• Takviminize göre yayınlayın. Takviminize güvenmeyi öğrenin ve bunu kutsal olarak kabul edin. Bir şey planlanmışsa şart bitmiş, aksi halde birikim büyür. Ve büyür. Ve büyür.
• Düzenli Değerlendirmelerde İnşa Edin. Görevlerinizi her gün, hafta veya ay gözden geçirin. Gerekli olmayan şeyleri kaldırın ve eksik olanları ekleyin. Ne yapılması gerektiğini ve ne zaman yapılması gerektiğini bilmek.
• Hayır demeyi öğren. Bekletme belgenizi kontrol altında tutmak için, söylemeyi öğrenmeniz gerekir “yok hayır” daha sık. Bunu daha iyi anlayabilmeniz için okunacak harika bir kitap Özcülük: Daha Az Disiplinli Peşinde, Greg McKeown

Hepimiz bir iş denizinde boğuluyor gibi hissetmenin nasıl bir şey olduğunu hepimiz biliyoruz, ancak umarım bu öneriler, o büyüyen listenin başında durmak için farklı yaklaşımlar kullanmanıza ve kontrol altında tutmanıza yardımcı olabilir.!

Görev listenizde etkin bir şekilde ilerlemek için başka hangi stratejileri ve taktikleri kullandınız? Lütfen yorumlarda bana bildirin!